BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pengelolaan kearsipan suatu lembaga pemerintah mempunyai peran tugas dan
fungsi yang strategis dalam pengambilan keputusan karena menyangkut pelaku
organisasi. Agar terlaksananya tugas tersebut diperlukan sarana pendukung antara
lain sistem pengelolaan kearsipan kepegawaian yang baik, lengkap dan sistematis.
Salah satu sistem pengelolaan kearsipan yang sangat diperlukan saat ini adalah
adanya Jadual Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama (Jadual Retensi Arsip
Tenaga Teknis Peradilan Agama).
Dalam ketentuan pasal 48 ayat (1) dan (2) UU No. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan menyatakan bahwa setiap Lembaga Negara, Pemerintah Daerah,
perguruan tinggi negeri serta BUMN/BUMD wajib memiliki JRA. JRA tersebut
ditetap oleh pimpinan lembaga yang dipakai sebagai acuan dalam penyusutan arsip.
Penataan file pegawai yang rapi mempunyai peran yang penting tetapi dalam
masa mendatang volume arsip akan semakin meningkat sehingga penataan file
pegawai tersebut berdampak pada makin menumpuknya file pegawai yang ditata.
Apabila pada suatu organisasi telah ada Pedoman Jadual Retensi Arsip, maka
permasalah diseputar penataan arsip terutama mengatasi volume arsip yang
semakin tinggi akan terselesaikan. Hal ini karena Jadual Retensi Arsip menjadi
pedoman dalam melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip.
Saat ini Jadual Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama di Mahkamah
Agung Republik Indonesia belum diatur dalam suatu peraturan khusus, sedangkan
kebutuhan untuk melakukan penyusutan Arsip Kepegawaian Tenaga Teknis
Peradilan Agama drasakan sangat mendesak. Oleh karena itu Direktorat Jenderal
Badan Peradilan Agama merasa perlu untuk memulainya sehingga dapat dijadikan
pedoman dalam pengelolaan arsip.
Dengan adanya jadual tentang retensi arsip pegawai tenaga teknis diharapkan
penataan arsip pegawai pada PTA/M.Sy.P/PA/M.Sy. akan lebih efektif karena
akan dapat diketahui kapan batas waktu dan pada jenis apa arsip tersebut dapat
________________________________________
Page 2
2
disimpan yang pada akhirnya tujuan penyimpanan dan penataan arsip agar dapat
dengan mudah dicari, ditemukan dan dipergunakan dengan cepat dapat terlaksana
dengan baik.
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud disusunnya Pedoman Penyusunan Jadwal Retensi dan Penyusutan
Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama ini adalah:
a. Memberikan gambaran teknis penyusunan Jadwal Retensi Arsip Tenaga
Teknis Peradilan Agama kepada Unit-Unit Kerja di lingkungan Direktur
Jenderal Badan Peradilan Agama MARI;
b. Memberikan gambaran teknis penyusutan Arsip Tenaga Teknis Peradilan
Agama kepada Unit-Unit Kerja di lingkungan Direktur Jenderal Badan
Peradilan Agama MARI, baik sebelum disusun dan diberlakukannya Jadwal
Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama (Non-JR Arsip Tenaga
Teknis Peradilan Agama) maupun setelah disusun dan diberlakukannya
Jadwal Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama (Berdasarkan);
c. Mengajak Unit-Unit Pengelola Arsip di lingkungan Direktur Jenderal Badan
Peradilan Agama MARI dalam rangka peningkatan mutu pengelolaan arsip
di lingkungan MARI.
2. Tujuan disusunnya Pedoman Penyusunan Jadwal Retensi Arsip Tenaga Teknis
Peradilan Agama ini adalah:
a. Menjadi pedoman atau acuan teknis bagi Unit-Unit Kerja di lingkungan
Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama MARI dalam menentukan retensi
dan menyusutkan Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan;
b. Mendorong pengembangan Jadwal Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan
Agama di lingkungan Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama MARI;
c. Memberikan motivasi kepada Unit-Unit Kerja di lingkungan Direktur
Jenderal Badan Peradilan Agama MARI untuk secara terus menerus
meningkatkan kinerja pengelolaan Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama.
C. Dasar Hukum
1. UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
________________________________________
Page 3
3
2. UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
3. UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
4. Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 5 Tahun 2007 tentang Jadwal
Retensi Arsip Kepegawaian.
5. Keputusan Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor
143/KMA/SK/VIII/2007 tanggal 24 Agustus 2007 tentang Memberlakukan
Buku I tentang Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Kepegawaian
Peradilan, Administrasi Kepegawaian Peradilan, Administrasi Perencanaan,
Administrasi Tata Persuratan, Tata Kearsipan dan Administrasi Keprotokolan,
Kehumasan dan Keamanan, Administrasi Perbendaharaan, Pedoman Bangunan
Gedung Kantor dan Rumah Jabatan Badan Peradilan di bawah Mahkamah
Agung RI, Prototype Gedung Pengadilan dan Rumah Dinas dan Pola
Klasifikasi Surat Mahkamah Agung RI.
D. Ruang Lingkup
Dalam pedoman ini yang menjadi ruang lingkupnya meliputi Jadwal Retensi
Arsip (JRA), meliputi Jenis JRA, Manfaat JRA, Teknis Prosedur Penyusunan Jadual
Retensi Arsip yang akan diuraikan mulai dari pembentukan tim kerja,
pendataan/survey mengenai referensi dan arsip, penentuan jenis atau seri arsip,
penyusunan daftar jenis/seri arsip, penilaian arsip, penentuan retensi/jangka waktu
simpan arsip, penentuan nasib akhir/retensi arsip, pengesahan pedoman yang
dibuat/disusun dan sosialisasi atas pedoman yang dibuat ini.
Selain itu secara singkat juga akan diuraikan tentang Penyusutan Arsip Tenaga
Teknis Peradilan Agama, meliputi Penyusutan Arsip Tenaga Teknis Peradilan
Agama sebelum disusun dan diberlakukannya Jadwal Retensi Arsip Tenaga Teknis
Peradilan Agama (Non-JRA), Penyusutan Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama
setelah disusun dan diberlakukannya Jadwal Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan
Agama (Berdasarkan JRA), masalah kewenangan terhadap penyusutan arsip pada
tingkat Ditjen Badilag MA RI, PTA/M.Sy. Propinsi dan PA/M.Sy
E. Pengertian
1. Arsip
________________________________________
Page 4
4
a. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (UU No. 43 Th. 2009 tentang
Kearsipan).
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara
dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan dan peradilan. (KMA No. 143/KMA/SK/VIII/2007 tgl 27
Agustus 2007)
c. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta
dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan. (KMA No. 143/KMA/SK/VIII/2007 tgl 27 Agustus 2007).
2. Arsip Kepegawaian
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan dan peradilan dibidang Kepegawaian.
3. Arsiparis
adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh
melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta
mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan
kearsipan (UU No. 43 Th. 2009).
4. Unit kerja/pengolah
Unit kerja yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi yang
mengelola arsip aktif sebagai berkas kerja. (KMA No.
143/KMA/SK/VIII/2007 tgl 27 Agustus 2007)
5. Unit kearsipan
Ialah Unit Organisasi yang kegiatan pokoknya mengarahkan dan
mengendalikan arsip aktif, juga menyimpan dan mengelola arsip in aktif yang
________________________________________
Page 5
5
berasal dari unit-unit (Unit Kerja) di lingkungannya. (KMA No.
143/KMA/SK/VIII/2007 tgl 27 Agustus 2007)
6. Lembaga kearsipan
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung
jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan (UU No. 43
Th. 2009 ttg Kearsipan).
7. Unit Pelaksana Teknis (UPT)
Ialah Unit Eselon II di Tingkat Pusat, Pengadilan Tingkat Pertama
(PA/M.Sy.), dan Pengadilan Tingkat Banding (PTA/M.Sy.P). (KMA No.
143/KMA/SK/VIII/2007 tangl 27 Agustus 2007).
8. Jadual Retensi Arsip
adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau
retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan
suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. (UU No.
43 Th. 2009 ttg Kearsipan).
9. Penyusutan Arsip
adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak
memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
10. Daftar Pencarian Arsip
Daftar pencarian arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi
arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara
langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh
lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik (UU No. 43 Th. 2009).
________________________________________
Page 6
6
BAB II
JENIS, MANFAAT DAN PROSEDUR TEKNIS PENYUSUNAN
JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang sekurang-kurangnya berisi jenis
arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan
dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.
A. Jenis JRA
1. Jenis JRA
a. JRA Substantif
Yang dimaksud dengan JRA Substantif adalah Jadual Retensi Arsip yang
isinya memuat tentang kegiatan / tupoksi organisasi atau yang isinya
memuat masalah-masalah teknis organisasi. Misalnya arsip-arsip yang
berkaitan dengan pembinaan, Pengkajian dan pengembangan, Informasi
Kearsipan dan lain-lain.
b. JRA Fasilitatif
Yang dimaksud dengan JRA Fasilitatif adalah Jadual Retensi Arsip yang
isinya memuat atau mengatur fasilitas organisasi atau yang bersifat sebagai
penunjang kegiatan organisasi.
c. JRA Substantif dan Fasilitatif
Yang dimaksud dengan JRA Substantif dan Fasilitatif adalah kombinasi
retensi arsip substantif dan fasilitatif.
d. JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara
Yang dimaksud dengan JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara adalah
jadual retensi tentang arsip-arsip kepegawaian atau Pejabat Negara (bisa
juga dikatakan sebagai JRA Substanstif).
e. JRA Keuangan
Yang dimaksud dengan JRA Keuangan adalah jadual retensi
arsip/dokumen yang berkaitan dengan keuangan organisasi ( bisa juga
dikatakan sebagai JRA Fasilitatif).
________________________________________
Page 7
7
2. Format JRA
a. Nomor urut jenis/series arsip
Jenis/series Arsip/Spesifikasi Arsip, bila sudah ada aturan yang
menentukan jenis/series dokumen-dokumen maka tinggal mengikuti pada
aturan tersebut.
b. pengelompokkan arsip
berdasarkan unit-unit informasi mencerminkan fungsi unit kerja dan jenis
arsip
c. Jangka Waktu Simpan/Retensi
Masa simpan minimal suatu jenis/series arsip pada unit pengolah (aktif)
dan/atau unit kearsipan (inaktif)
d. Keterangan
informasi tentang status /nasib akhir arsip
1) Keterangan Musnah
menyatakan bahwa arsip perlu dimusnahkan karena jangka waktu
simpan/retensi arsip di unit kearsipan/pusat Arsip telah selesai dan
tidak memiliki nilaiguna
2) Keterangan Permanen
menyatakan bahwa suatu arsip tersebut memiliki nilaiguna sekunder
wajib diserahkan ke lembaga kearsipan (ANRI, BKD/KAD)
3) Keterangan Dinilai Kembali
menyatakan Arsip belum dapat ditentukan status/nasib akhirnya
apakah musnah atau permanen
4) Keterangan Vital
menyatakan bahwa arsip memiliki nilai sangat penting bagi
kelangsungan hidup organisasi
B. Manfaat JRA
Sebagai instrumen pokok dalam pengelolaan arsip dinamis di lingkungan
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama Mahkamah Agung RI, khususnya
dalam pelaksanaan kegiatan penyusutan dan penyelamatan arsip yang telah
diciptakan oleh unit-unit kerja di lingkungan Ditjen Badilag MARI melalui kegiatan
pemindahan arsip inaktif dari satuan kerja kepada unit kearsipan, pemusnahan
________________________________________
Page 8
8
arsip yang tidak memiliki nilaiguna bagi pembuat arsip maupun pihak di luar
pembuat arsip, dan penyerahan arsip statis oleh pembuat arsip kepada lembaga
kearsipan (ANRI, arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota, arsip
perguruan tinggi). Jadual Retensi Arsip mempunyai beberapa manfaat antara lain
untuk :
1. Mengidentifikasi jenis dan status arsip;
2. Membantu program pengamanan dan penyelamatan arsip;
3. Mempermudah proses penyusutan arsip;
4. Membantu efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.
C. Teknis/Prosedur Penyusunan Jadual Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan
Agama
1. Pembentukan tim kerja
Penyusunan Jadual Retensi Arsip dilakukan oleh suatu Tim. Tim ini
dibentuk oleh Direktorat Pembinaan Tenaga Teknis Peradilan Agama dan
dikukuhkan melalui Surat Keputusan Direktur Jenderal Badan Peradilan
Agama.
2. Pendataan/survey (referensi, arsip)
Tim yang telah dibentuk pada langkah awal melakukan pendataan yaitu
melakukan inventarisasi jenis-jenis dokumen kepegawaian tenaga teknis
peradilan agama yang ada dan dipakai dalam pelayanan kepegawaian tenaga
teknis peradilan agama.
Inventarisasi ini meliputi kegiatan penelaahan terhadap peraturan
perundang-undangan yang berhubungan dengan kangka simpan dan nilaiguna
arsip, kemudian juga inventarisasi terhadap jenis dan macam arsip yang tercipta
berdasarkan tugas dan fungsi organisasi Direktorat Jenderal Badan Peradilan
Agama dibidang Tenaga Teknis Peradilan Agama.
Ada dua macam cara dalam melakukan inventarisasi arsip dengan melihat
kondisi penyimpanan arsip tersebut secara fisik, yaitu :
1. Arsip yang Sudah Teratur/Tertata Baik
________________________________________
Page 9
9
Inventarisasi arsip dalam kondisi sudah mempergunakan Formulir
Inventarisasi Arsip (Records Inventory Form) yang memuat/berisi data antara
lain :
1) Nama Unit Kerja
2) Alamat Unit Kerja.
3) Penanggungjawab
4) Jenis/Serie Arsip
5) Deskripsi singkat Arsip
6) Sistem Penataan
7) Tahun
8) Frekuensi Penggunaan
9) Duplikat
10) Lokasi Duplikat
11) Saran Retensi
12) Volume
13) Format/Media Penyimpanan
14) Lokasi Simpan
15) Keterangan
16) Tanggal tahun dan Nama Penanggungjawab
2. Arsip yang Belum Teratur/Tertata Baik
Bila penataan arsip belum teratur/tertata dengan baik dapat dilakukan
dengan melakukan fungsi-fungsi organisasi dengan melalui langkah-
langkah sebagai berikut :
1) Identifikasi seluruh fungsi-fungsi organisasi dan proyek-proyek yang
ada.
2) Pisahkan fungsi fasilitatif dengan fungsi substantitif.
3) Pisahkan antara fungsi policy dan transaksional.
4) Kenali dan daftarlah arsip yang dihasilkan setiap fungsi dan tentukan
nama dari jenis arsip tersebut.
5) Uji setiap jenis arsip dengan fungsi-fungsi.
6) Kelompokkan dan susun menjadi sebuah daftar jenis arsip secara logis
dan sistematis.
3. Penentuan jenis/seri arsip
________________________________________
Page 10
10
Setelah jenis-jenis dokumen kepegawaian tenaga teknis peradilan agama
diinventarisir, kemudian Tim yang telah ditunjuk melakukan penentuan jenis-
jenis dokumen kepegawaian tersebut menurut klasifikasinya masing-masing.
4. Penyusunan daftar jenis/seri arsip
Dokumen-dokumen kepegawaian yang sudah terklasifikasi kemudian
disusun dalam sebuah daftar menurut jenis arsip kemudian diberi kode dan seri
masing-masing. Penentuan kode dan seri arsip ini sebelumnya harus sudah
ditentukan terlebih dahulu oleh Tim.
5. Penilaian arsip
Setelah tersusun daftar jenis arsip beserta kode dan serinya tersebut, Tim
kemudian melakukan penilaian terhadap arsip berdasarkan urgensi dan
kepentingan dokumen terhadap organisasi.
Penentuan nilaiguna arsip harus dilihat dari :
a. Penghitungan retensi dimulai sejak arsip dinyatakan inaktif atau transaksi
dinyatakan selesai.
b. Berdasarkan peraturan perundang-undangan.
c. Nilai informasi yang terkandung dalam dokumen, biaya pengelolaan dan
dampaknya terhadap pengelolaan tersebut.
d. Konteks arsip itu sendiri.
6. Penentuan retensi/jangka waktu simpan arsip
Dokumen-dokumen kepegawaian tenaga teknis peradilan agama yang telah
disusun dalam daftar dan telah ditentukan urgensi dan kepentingannya
terhadap organisasi, kemudian ditentukan jangka waktu simpannya/retensi.
Khusus untuk arsip kepegawaian berpedoman kepada Keputusan Bersama
Kepala BKN dan Kepala ANRI Nomor 5 Tahun 2007 tentang Jadual Retensi
Arsip Kepegawaian dan Pejabat Negara, akan tetapi retensi dokumen
kepegawaian tenaga teknis peradilan agama dapat disesuaikan dengan
kebutuhan dan kepentingan organisasi dalam hal ini Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama maupun Mahkamah Agung RI secara umum.
7. Penentuan nasib akhir arsip
Secara umum retensi arsip ada dua yaitu musnah dan permanen, namun jika
ada keragu-raguan dalam penentuan bentuk retensi dapat dinyatakan dengan
________________________________________
Page 11
11
Dinilai Kembali, walaupun kemudian pada akhirnya setelah arsip dinilai kembali
akan kembali pada pilihan musnah atau permanen.
Setelah ditentukan retensi dokumen kepegawaian tenaga teknis peradilan
agama, Tim kemudian menentukan nasib akhir dokumen yang telah diketahui
retensinya tersebut, apakah akan permanen tersimpan, musnah ataupun
menjadi arsip statis yang kemudian dilimpahkan pada lembaga arsip nasional
atau daerah.
8. Pengesahan
Apabila semua tahapan teknis penyusunan jadual retensi tersebut telah
dilakukan, maka telah jadilah draft Jadual Retensi Arsip Kepegawaian Tenaga
Teknis Peradilan Agama. Draft ini kemudian menjadi sebuah naskah yang akan
disahkan menjadi sebuah pedoman. Khusus untuk Jadual Retensi Arsip
Kepegawaian, sebelum disahkan harus mendapat persetujuan dari Kepala
BKN dan Kepala ANRI.
9. Sosialisasi
Jadual Retensi Arsip yang telah disahkan disosialisasikan kepada
stackholder dalam lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama
yaitu PTA/M.Sy. Aceh maupun PA/M.Sy seluruh Indonesia.
D. Prosedur Penggunaan JRA
Dalam melakukan penyusutan arsip, pengelola arsip terlebih dahulu melihat atau
berpedoman pada Jadual Retensi Arsip yang telah ada. Hal ini memudahkan
pengelola arsip dalam melakukan penyusutan, untuk itu perlu diperhatikan
langkah-langkah sebagai berikut :
1. Pemeriksaan Retensi
Pengelola melakukan pemeriksaan retensi, maksudnya dengan melihat dan
mengetahui arsip-arsip apa saja yang telah terjadual retensinya.
2. Seleksi Arsip
Pengelola arsip melakukan seleksi terhadap arsip-arsip yang akan
dimusnahkan, kemudian dijadikan kelompok-kelompok arsip yang akan
dipindahkan, arsip yang akan dimusnahkan dan mana arsip yang masih bernilai
guna sehingga penyimpannya permanen/statis.
3. Membuat Daftar Pertelaan Arsip (DPA)
________________________________________
Page 12
12
Arsip-arsip yang sudah terseleksi dan dikelompokan tersebut kemudian dibuat
daftarnya masing-masing sehingga terdapat paling tidak 3 (tiga) buah daftar
pertelaan arsip (DPA), yaitu :
1) DPA yang akan dipindahkan
2) DPA yang akan dimusnahkan
3) DPA yang bernilaiguna permanen/statis.
4. Penyerahan Arsip ke Lembaga Kearsipan
Penyerahan arsip ke lembaga kearsipan akan lebih detil dijelaskan pada Bab
Penyusutan.
________________________________________
Page 13
13
BAB III
PENYUSUTAN ARSIP
A. Ketentuan Umum
1. Penyusutan arsip adalah salah satu kegiatan dalam pengelolaan arsip dengan
maksud untuk memberi ruang yang lebih luas terhadap penyimpanan arsip
yang berdampak pada efisiensi biaya pengelolaan arsip, efisiensi tata ruang
arsip, efisiensi sarana dan prasarana pengelolaan arsip itu sendiri.
Dalam melakukan penyusutan arsip juga dimaksudkan untuk menghindari
pencampuran arsip aktif dengan arsip inaktif, arsip penting dengan arsip yang
tidak penting. Selain itu juga dapat ketahui jangka waktu hidup arsip dan
menempatkan arsip tersebut pada tempat yang lebih baik.
2. Dasar Hukum
Dasar hukum penyusutan arsip
a. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI Nomor SE/01/1981 tentang
Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan
Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip (Non JRA).
b. Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan
Arsip (Khusus Arsip Lembaga Negara dan Badan Pemerintahan).
c. Undang-undang No. 7 tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan
Pokok Kearsipan;
d. Undang-undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen
Perusahaan;
e. Undang-undang Nomor 11 tahun 2008 Infromasi dan Transaski
Elektronik;
f. Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Kebebasan
Informasi Publik;
g. Peraturan Pemerintah No. 87 tahun 1999 tentang Tata Cara
Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen;
h. Peraturan Pemerintah No. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara
Pengalihan Dokumen ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan
Legalisasi;
________________________________________
Page 14
14
i. Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan
Arsip;
j. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI No. 04 tahun 2000 tentang
Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi;
k. Surat Edaran Kepala ANRI No. SE/01/1983 tentang Pedoman
Umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip Surat Edaran Kepala
ANRI No. SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif;
B. Tata Cara Penyusutan Dokumen Kearsipan
1. Persiapan Penyusutan Dokumen Kearsipan
Sebagai langkah persiapan sebelum melaksanakan penyusutan arsip, maka
perlu terlebih dahulu dilakukan penyiangan/seleksi terhadap seluruh dokumen
kearsipan. Proses penyiangan/seleksi ini harus dipisahkan antara dokumen
kearsipan dan non-dokumen kearsipan (non-arsip), sehingga akan
menghasilkan:
a. Dokumen kearsipan yang terdiri dari:
1) Dokumen yang jangka waktu penyimpanan di unit kerja telah
terlampaui (tidak memiliki jangka simpan inaktif), dapat dimusnahkan
di unit kerja masing-masing;
2) Arsip yang jangka waktu penyimpanan di unit kerja telah terlampaui
tetapi masih harus disimpan di Pusat Arsip dan Arsip sampai jangka
waktu tertentu (arsip inaktif) sesuai dengan JRA;
3) Arsip yang masih dibutuhkan oleh unit kerja sebagai berkas aktif
b. Non-arsip
Dokumen Non-arsip terdiri dari duplikasi (fotokopi) yang berlebih, brosur,
leaflet, map, blanko/formulir yang sudah tidak berlaku, sampul surat
(amplop), undangan yang sudah dilaksanakan, dan lain-lain. Dokumen
Non-arsip seperti ini dapat dimusnahkan langsung di unit kerja.
6
Catatan : arsip-arsip duplikasi yang berbentuk fotokopi atau
bentuk duplikasi lain yang arsip aslinya tidak ada,
diperlakukan sama dengan aslinya.
________________________________________
Page 15
15
2. Penilaian Dokumen Kearsipan
Untuk memusnahkan dokumen kearsipan di lingkungan Direktorat Jenderal
Badan Peradilan Agama MA RI, selain harus mendapat persetujuan dari
pimpinan unit kerja juga diperlukan otorisasi dari Tim Penilai Dokumen
Kearsipan yang berkaitan dengan nilai guna dari dokumen kearsipan itu
sendiri.
Tim Penilai Dokumen Kearsipan terdiri dari:
a. Tingkat Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama MA RI
1) Direktur Pembinaan Tenaga Teknis Peradilan Agama Ditjen Badilag
MA RI.
2) Kepala Biro Kepegawaian Badan Urusan Administrasi MA RI
3) Kepala Biro Umum Badan Urusan Administrasi MA RI
4) Kepala Subdirektorat Data dan Evaluasi Direktorat Pembinaan Tenaga
Teknis Peradilan Agama Ditjen Badilag MA RI
5) Kepala Bagian Umum Sekretariat Ditjen Badilag MA RI
6) Kepala Seksi Arsip dan Dokumentasi Direktorat Pembinaan Tenagat
Teknis DitJen Badan Peradilan Agama MA RI.
b. Tingkat Pengadilan Tinggi Agama / Mahkamah Syar’iyah Aceh
1) Direktur Pembinaan Tenaga Teknis Peradilan Agama Ditjen Badilag
MA RI
2) Kepala Subdirektorat Data dan Evaluasi Direktorat Pembinaan Tenaga
Teknis Peradilan Agama Ditjen Badilag MA
3) Ketua Pengadilan Tinggi Agama / Mahkamah Syar’iyah Aceh
4) Panitera/Sekretaris Pengadilan Tinggi Agama/Mahkamah Syar’iyah
Aceh
5) Wakil Sekretaris Pengadilan Tinggi Agama/Mahkamah Syar’iyah Aceh
6) Kepala Sub Bagian Kepegawaian Pengadilan Tinggi Agama/Syar’iyah
Aceh
c. Tingkat Pengadilan Agama / Mahkamah Syari’ah
1) Kepala Subdirektorat Data dan Evaluasi Direktorat Pembinaan Tenaga
Teknis Peradilan Agama Ditjen Badilag MA
________________________________________
Page 16
16
2) Kepala Seksi Arsip dan Dokumentasi Direktorat Pembinaan Tenaga
Teknis Peradilan Agama Ditjen Badilag MA RI
3) Ketua Pengadilan Agama / Mahkamah Syar’iyah
4) Panitera/Sekretaris Pengadilan Agama/Mahkamah Syar’iyah
5) Wakil Sekretaris Pengadilan Agama/Mahkamah Syar’iyah
6) Kepala Sub Bagian /Kepala Urusan Kepegawaian Pengadilan
Agama/Syar’iyah
d. Bagian Umum masing-masing Satker untuk dokumen yang diserahkan ke
Pusat Arsip.
3. Pemindahan Arsip Inaktif
Pemindahan arsip inaktif merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh setiap
unit Kerja setelah selesai proses penyiangan/seleksi terhadap kumpulan arsip.
Pemindahan arsip inaktif ke Pusat Arsip dilaksanakan setiap 1 tahun sekali
dengan pengaturan jadwal pemindahan sebagai berikut:
a. bulan Mei-Juni
→ untuk semua fakultas, departemen, lembaga,
dan pusat.
b. bulan Oktober –November → untuk semua kantor, direktorat dan unit
kerja lainnya.
Pemindahan dilakukan terhadap arsip-arsip yang jangka waktu penyimpanan di
unit kerja telah terlampaui tetapi masih harus disimpan di Pusat Arsip sampai
jangka waktu tertentu sesuai dengan JRA Kepegawaian Tenaga Teknis
Peradilan Agama Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama MA RI.
4. Presedur pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip:
a. Mengelompokkan arsip inaktif yang akan dipindahkan sesuai dengan JRA;
b. Mengisi formulir Daftar Arsip yang akan dipindahkan rangkap dua. Daftar
tersebut berisi nomor urut, kode klasifikasi, subyek/sub subyek, judul
berkas, tahun berkas, jumlah, dan keterangan (Lihat formulir yang
disediakan);
c. Mengajukan usulan pemindahan arsip inaktif ke pimpinan unit kerja
dengan melampirkan daftar arsip yang akan dipindahkan;
d. Bila telah mendapat persetujuan dari pimpinan unit kerja, unit kerja
mengirimkan surat pmberitahuan pemindahan arsip inaktif ke Pusat Arsip;
________________________________________
Page 17
17
e. Mengisi Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif rangkap dua yang
ditandatangani oleh pimpinan unit kerja.;
f. Bila dirasa perlu dapat dilakukan alih media dokumen kearsipan dalam
bentuk media baru (elektronik/digital)
g. Pusat Arsip mencocokkan kesesuaian antara Daftar Arsip Inaktif yang
dipindahkan dengan fisik arsip itu sendiri;
h. Penandatangan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif rangkap dua oleh
Penanggungjawab Pusat Arsip dan staf pengelola kearsipan unit kerja.
Lembar pertama disimpan oleh Pusat Arsip dan lembar kedua disimpan
oleh Unit Kerja.
C. Pemusnahan Dokumen Kearsipan
Pada prinsipnya pemusnahan arsip dapat dilakukan di Pusat Arsip, Central File dan
setiap Unit Kerja sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Pemusnahan dapat
dilakukan dengan metode dan tata cara sebagai berikut:
1. Metode Pemusnahan
Terdapat beberapa metode pemusnahan dokumen kearsipan yang dapat dipilih
sesuai dengan kondisi unit kerja yaitu:
a. pencacahan dengan alat pencacah (shredder);
b. pembakaran;
c. pemusnahan kimiawi; dan
d. pembuburan.
Pemilihan metode pemusnahan dilakukan dengan mempertimbangkan jumlah
dokumen kearsipan, nilai informasi, nilai kerahasiaan, tenaga, biaya, dan standar
kesehatan dan keamanan lingkungan.
2. Prosedur Pemusnahan
a. Prosedur pemusnahan arsip di unit kerja:
b. Mengelompokkan dokumen/arsip yang akan dimusnahkan sesuai dengan
JRA;
c. Mengisi formulir Daftar Dokumen Kearsipan yang akan dimusnahkan
rangkap dua. Daftar berisi nomor urut, kode klasifikasi, subyek/sub
subyek, judul berkas, tahun berkas, jumlah, dan keterangan;
________________________________________
Page 18
18
d. Mengajukan usulan pemusnahan arsip inaktif ke pimpinan unit kerja
dengan melampirkan Daftar Dokumen Kearsipan Yang Dimusnahkan;
e. Mengisi Berita Acara Pemusnahan Dokumen Kearsipan rangkap dua yang
ditandatangani oleh pimpinan unit kerja;
f. Memilih metode pemusnahan;
g. Bila dirasa perlu, dapat dilakukan alih media dokumen kearsipan dalam
bentuk media baru (elektronik/digital) media lainnya untuk menjadi
dokumen cadangan;
h. Pemusnahan dokumen/arsip harus dengan melampirkan Berita Acara
Pemusnahan Dokumen Kearsipan dan Daftar Dokumen Kearsipan Yang
Dimusnahkan masing-masing rangkap dua;
D. Pemusnahan Arsip di Lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama
1. Mengelompokkan dokumen/arsip yang akan dimusnahkan sesuai dengan JRA;
2. Mengisi formulir Daftar Dokumen Kearsipan yang akan dimusnahkan rangkap dua.
Daftar berisi nomor urut, kode klasifikasi, subyek/sub subyek, judul berkas, tahun
berkas, jumlah, dan keterangan;
3. Mengajukan usulan pemusnahan arsip inaktif ke pimpinan unit kerja dengan
melampirkan Daftar Dokumen Kearsipan Yang Dimusnahkan;
4. Bila telah mendapat persetujuan dari pimpinan, unit kerja mengirim surat
pemberitahuan pemusnahan dokumen/arsip ke Pusat Arsip;
5. Mengisi Berita Acara Pemusnahan Dokumen Kearsipan rangkap dua yang
ditandatangani oleh pimpinan unit kerja;
6. Memilih metode pemusnahan;
7. Bila dirasa perlu, dapat dilakukan alih media dokumen kearsipan dalam bentuk
media baru (elektronik/digital) media lainnya untuk menjadi dokumen cadangan;
8. Pemusnahan dokumen/arsip harus dengan melampirkan Berita Acara Pemusnahan
Dokumen Kearsipan dan Daftar Dokumen Kearsipan Yang Dimusnahkan masing-
masing rangkap dua;
9. Pusat Arsip mencocokkan kesesuaian antara Daftar Dokumen Kearsipan Yang
Dimusnahkan dengan fisik arsip itu sendiri;
________________________________________
Page 19
19
10. Penandatanganan Berita Acara Pemusnahan Dokumen Kearsipan rangkap dua oleh
Tim Penilai Dokumen Kearsipan serta ditandatangani oleh saksi antara lain
Penanggungjawab Pusat Arsip dan staf pengelola kearsipan unit kerja:
11. Lembar pertama disimpan oleh Pusat Arsip; dan
12. Lembar kedua disimpan oleh unit kerja.
________________________________________
Page 20
20
BAB IV
P E N U T U P
Implementasi Pengelolaan Arsip Kepegawaian Tenaga Teknis Peradilan
Agama pada Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama MARI memerlukan
instrumen pendukung berupa: 1.Tata Naskah Dinas, 2. Klasifikasi Arsip, 3. Jadual
Retensi Arsip dan 4. Sistem Klasisifikasi Keamanan dan Akses terhadap arsip.
Pedoman Jadual Retensi Arsip Kepegawaian Tenaga Teknis Peradilan Agama
ini diharapkan menjadi salah satu instrumen pengelolaan arsip Kepegawaian Tenaga
Teknis Peradilan Agama tersebut. Sehingga dengan adanya pedoman ini pengelolaan
arsip kepegawaian tenaga teknis peradilan agama menjadi lebih efisien, bernilai dan
berdaya guna tinggi dalam menunjang tugas dan fungsi organisasi Direktorat Jenderal
Badan Peradilan Agama.
________________________________________
Page 21
21
LAMPIRAN
L.Form.1 – Jadual Retensi Arsip
L.Form.2 - Contoh SK Tim Penyusun.
L.Form.3 - Contoh Form. Survey/Pendataan Arsip.
L.Form.4 - Contoh Form. Daftar Pertelaan Arsip Sementara
L.Form.5 - Contoh Form. Daftar Pertelaan Arsip Statis.
L.Form.6 - Contoh Form. Daftar Pertelaan Arsip Usul Musnah
L.Form. 7 - Contoh Form. Daftar Ikhtisar Arsip
L.Form. 8 - Contoh Form Daftar Penilaian Arsip Tidak Berdasarkan JRA
L.Form 9 - Contoh Form. Daftar Pertelaan Arsip Inaktif Yang Dipindahkan
B.Form. 1 - Contoh Berita Acara Serah Terima Arsip Statis
B.Form 2 - Contoh Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
B.Form 3 - Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip
Jumat, 11 Maret 2011
Konsep dan Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan
Pendahuluan
Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya untuk umum.
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:
1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.
2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.
Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya. Dalam makalah ini selanjutnya akan membahas tentang automasi perpustakaan.
Faktor Penggerak
• Kemudahan mendapatkan produk TI
• Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk TI
• Kemampuan dari teknologi informasi
• Tuntutan layanan masyarakat serba “klick”
Alasan lain
• Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan
• Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
• Meningkatkan citra perpustakaan
• Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.
Peranan Katalog dalam Automasi Perpustakaan
Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan.
Cakupan dari Automasi Perpustakaan
• Pengadaan koleksi
• Katalogisasi, inventarisasi
• Sirkulasi, reserve, inter-library loan
• Pengelolaan penerbitan berkala
• Penyediaan katalog (OPAC)
• Pengelolaan anggota
Bagaimana mengenai Layanan Referens ?
Layanan referens tidak termasuk dalam bagian yang terintegrasi dari suatu sistem automasi perpustakaan, namun yang lebih penting adalah penyediaan teknologi informasi yang digunakan dalam layanan referens. Layanan informasi referens dikembangkan dengan menyediakan koleksi dalam bentuk digital yang dikemas dalam CD-ROM dan akses informasi ke jaringan luar (LAN, WAN, Internet)
Peran CD-ROM
• Mempercepat akses informasi multi media baik itu berupa abstrak, indeks, bahan full text, dalam bentuk digital tanpa mengadakan hubungan ke jaringan komputer.
• Media back-up / cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi perpustakaan lain.
Peran Internet
• Untuk mengakses infrormasi multimedia dalam resource internet.
• Sarana telekomunikasi dan distribusi informasi.
• Untuk membuat homepage, penyebarluasan katalog dan informasi.
Keperluan Pengguna
Pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna seperti permintaan akan akses yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan dari dalam maupun luar perpustakaan. Dengan begitu diharapkan agar para pustakawan mahir dalam penggunaan teknologi informasi sehingga mereka dapat membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang diperlukan.
Apa yang harus diketahui dan dikerjakan oleh pustakawan dalam mengautomasikan perpustakaannya :
• Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsur dari AP
• Faham dan bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem
• Faham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan desain, implementasi, evaluasi dan maintenance.
• Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah sistem
• Faham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja
Unsu-unsur Automasi Perpustakaan
Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, unsur-unsur atau syarat tersebut adalah :
1. Pengguna (users)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka ? Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka ? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan. Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna.
Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer . Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadang-kadang persepsi bisa juga keliru.
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan.
Kecenderungan perkembangan komputer :
• Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar
• Harga terjangkau (murah)
• Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi
• Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan
Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer.
3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapat dan gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangakan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM, Sipisis di IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang software yang mengembangkan SIP dengan kemampuan yang tidak kalah sip. Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.
Kriteria Penilaian Software
Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu sistem kerja yang berjalan, untuk menilia suatu software tentu saja banyak kriteria yang harus diperhatikan. Beberapa criteria untuk menilia software adalah sebagai berikut :
• Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan.
• Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan.
• Keandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terus-menerus.
• Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat.
• Sederhana : menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna
• Fleksibel : dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Menentukan Software
• Membangun sendiri
• Mengontrakan keluar
• Membeli software jadi yang ada di pasaran
Pilihan apapun yang dijatuhkan, software harus
• Sesuai dengan keperluan
• Memiliki ijin pemakaian
• Ada dukungan teknis, pelatihan , dokumentasi yang relevan serta pemeliharaan.
• Menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi software.
Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses tersedianya dukungan pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan pemecahan masalah sebelum sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Salah satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih perangkat lunak yang digunakan oleh sejumlah perpustakaan. Sekelompok besar pengguna biasanya menjustifikasikan layanan dukungan pelanggan sebagai hal yang subtansial. Selain itu, pengguna dapat saling membantu dalam pemecahan masalah.
Spesifikasi perangkat keras harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan minimum operasi perangkat lunak.
4. Network / Jaringan
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi.
Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, modem.
Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah :
• Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)
• Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya
• Protokol komunikasi yang digunakan
• Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan.
5. Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
Gambar 1. Model dasar sistem informasi
Data Pengolahan Informasi
Gambar 2. Model Pengembangan Sistem Informasi
Penyimpanan
Masukan Pengolahan Keluaran
Standar basis data katalog
Kerjasama antar perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang telah memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan sumber daya bersama. Bentuk tukar-menukar maupun penggabungan data katalog koleksi adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog data. Persoalan yang sering dihadapi dalam kerjasama tukar-menukar atau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan suka-suka yaitu tidak memperhatikan standar yang ada. Pekerjaan konversi data merupakan hal yang membosankan dan memakan banyak waktu. Sering data katalog dalam perpustakaan tidak menggunakan standar, hal ini banyak terjadi karena kurangnya pemahaman akan manfaat standar penulisan data. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan perpustakaan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur yang digunakan bersama.
Persoalan lain dalam standardisasi format penulisan data katalog adalah bahasa. Kebanyakan perpustakaan mengkoleksi materi yang menggunakan bahasa pengantar berbeda-beda. Bagaimana dengan bahasa pengantar cantuman katalog itu sendiri? Informasi judul jelas harus diisi sesuai dengan judul koleksi yang bersangkutan. Bagaimana dengan kolom subjek dan kata kunci? Haruskah diisi dengan bahasa nasional (Bahasa Indonesia untuk perpustakaan di Indonesia) atau dengan bahasa internasional (Bahasa Inggris)? Lebih jauh lagi, bagaimana kita memberi nama pada kolom-kolom isian, dengan Bahasa Indonesia (judul, pengarang, penerbit, dsb.) atau bahasa Inggris (title, author, publisher etc.)? Bagaimana dengan koleksi yang berpengantar bahasa-bahasa lain seperti Arab, China atau Korea ?
Metadata
Metada merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru di dunia pengelola informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan metada dalam bentuk pengkatalokan koleksi .
Definisi metadata sangat beragam ada yang mengatakan “data tentang data” atau “informasi tentang informasi”, pengertian dari beberapa definisi tersebut bahwa metadata adalah sebagai bentuk pengindentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai struktur dari sebuah data. Dicontohkan metadata dari katalog buku terdiri dari : judul, pengarang, penerbit, subyek dan sebagainya. Metada yang biasa digunakan di perpustakaan adalah Marc dan Dublin Core.
INDOMARC
Machine Readable Cataloging (MARC) merupakan salah satu hasil dan juga sekaligus salah satu syarat penulisan katalog koleksi bahan pustaka perpustakaan. Standar metadata katalog perpustakaan ini dikembangkan pertama kali oleh Library of Congress, format LC MARC ternyata sangat besar manfaatnya bagi penyebaran data katalogisasi bahan pustaka ke berbagai perpustakaan di Amerika Serikat. Keberhasilan ini membuat negara lain turut mengembangkan format MARC sejenis bagi kepentingan nasionalnya masing-masing.
Format INDOMARC merupakan implementasi dari International Standard Organization (ISO) Format ISO 2719 untuk Indonesia, sebuah format untuk tukar-menukar informasi bibliografi melalui format digital atau media yang terbacakan mesin (machine-readable) lainnya. Informasi bibliografi biasanya mencakup pengarang, judul, subyek, catatan, data penerbitan dan deskripsi fisik.
Indomarc menguraikan format cantuman bibliografi yang sangat lengkap terdiri dari 700 elemen dan dapat mendeskripsikan dengan baik kebanyakan objek fisik sumber pengetahuan, seperti jenis monograf (BK), manuskrip (AM), dan terbitan berseri (SE) termasuk; Buku Pamflet, Lembar tercetak, Atlas, Skripsi, tesis dan disertasi (baik diterbitkan ataupun tidak), dan Jurnal Buku Langka.
Dublin Core
Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang digunakan untuk web resource description and discovery. Gagasan membuat standar baru agaknya dipengaruhi oleh rasa kurang puas dengan standar MARC yang dianggap terlalu banyak unsurnya dan beberapa istilah yang hanya dimengerti oleh pustakawan serta kurang bisa digunakan untuk sumber informasi dalam web. Elemen Dublin Core dan MARC intinya bisa saling dikonversi.
Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan sebagai berikut:
a. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana
b. Semantik atau arti kata yang mudah dikenali secara umum.
c. Expandable memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Dublin Core terdiri dari 15 unsur yaitu :
1. Title : judul dari sumber informasi
2. Creator : pencipta sumber informasi
3. Subject : pokok bahasan sumber informasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor klasifikasi
4. Description : keterangan suatu isi dari sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar isi atau uraian
5. Publisher : orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi
6. Contributor : orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi
7. Date : tanggal penciptaan sumber informasi
8. Type : jenis sumber informasi, nover, laporan, peta dan sebagainya
9. Format : bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi, sumber informasi
10. Identifier : nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasian sumber informasi. Contoh URL, alamat situs
11. Source : rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi
12. Language : bahasa yang intelektual yang digunakan sumber informasi
13. Relation : hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi lainnya.
14. Coverage : cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu
15. Rights : pemilik hak cipta sumber informasi
6. Manual
Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur merupakan aturan-aturan yang harus diikuti bilamana menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. Banyak peripheral perangkat keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual adalah kunci bagi kelancaran sistem.
Manual / prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur.
Tahapan Membangun Sistem AP
Tahap Hasil
Persiapan • Definisi masalah
• Maksud dan tujuan
• Kerangka kerja
• Perkiraan waktu dan biaya
Survei • Analisa kond. sumber daya
• Analisa kebutuhan
• Analisa sistem berjalan
Disain • Menyusun logika kerja sistem
• Disain data, table, database, relasi.
• Disain input, proses dan output
• Spes. peralatan yang diperlukan
Pembangunan • Pembuatan program aplikasi.
• Instalasi software, jaringan klien server
• Dokumentasi
Uji coba • Tes sistem keseluruhan
• Evaluasi, perbaikan
Training • Training : staf,operator, teknisi, administrator
• Sosialisasi
Operasional • Sistem siap digunakan.
• Bantuan teknis
• Pengembangan lebih lanjut
Kesimpulan
Unsur dan syarat automasi perpustakaan ada banyak. Biasanya, pustakawan berharap terlalu banyak dari sistem ini dan oleh karenannya merasa kecewa bilamana sistem tersebut tidak bekerja seperti yang diharapkan. Untuk memastikan adanya keberhasilan dalam automasi perpustakaan dibutuhkan kerjasama yang optimal dan berkelanjutan diantara pengguna sehingga tercipta kepuasan diantara pengguna, suatu penilain mendalam mengenai kebutuhan-kebutuhan pengguna harus dilakukan sebelum rencana detail untuk automasi dilakukan. Perlu tersedianya staf (pustakawan, operator, teknisi/administrator) yang terlatih. Seluruh anggota staf harus mengerti tentang sistem automasi perpustakaan.
Daftar Pustaka
1. Materi TOT Technologi Information & Communication oleh Unesco dan Pusnas RI di Yogyakarta 1999
2. Konsep, Desain dan Implementasi Perpustakaan Elektronik : Integrasi Perpustakaan Terotomasi dan Perpustakaan Digital Untuk Perpustakaan Nasional di Indonesia Oleh: Ismail Fahmi
3. Model Implementasi Protokol OAI dalam IndonesiaDLN dan Hubungannya dengan Digital Library di Luar Negeri oleh Rurie Muharto
Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya untuk umum.
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:
1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.
2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.
Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya. Dalam makalah ini selanjutnya akan membahas tentang automasi perpustakaan.
Faktor Penggerak
• Kemudahan mendapatkan produk TI
• Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk TI
• Kemampuan dari teknologi informasi
• Tuntutan layanan masyarakat serba “klick”
Alasan lain
• Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan
• Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
• Meningkatkan citra perpustakaan
• Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.
Peranan Katalog dalam Automasi Perpustakaan
Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan.
Cakupan dari Automasi Perpustakaan
• Pengadaan koleksi
• Katalogisasi, inventarisasi
• Sirkulasi, reserve, inter-library loan
• Pengelolaan penerbitan berkala
• Penyediaan katalog (OPAC)
• Pengelolaan anggota
Bagaimana mengenai Layanan Referens ?
Layanan referens tidak termasuk dalam bagian yang terintegrasi dari suatu sistem automasi perpustakaan, namun yang lebih penting adalah penyediaan teknologi informasi yang digunakan dalam layanan referens. Layanan informasi referens dikembangkan dengan menyediakan koleksi dalam bentuk digital yang dikemas dalam CD-ROM dan akses informasi ke jaringan luar (LAN, WAN, Internet)
Peran CD-ROM
• Mempercepat akses informasi multi media baik itu berupa abstrak, indeks, bahan full text, dalam bentuk digital tanpa mengadakan hubungan ke jaringan komputer.
• Media back-up / cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi perpustakaan lain.
Peran Internet
• Untuk mengakses infrormasi multimedia dalam resource internet.
• Sarana telekomunikasi dan distribusi informasi.
• Untuk membuat homepage, penyebarluasan katalog dan informasi.
Keperluan Pengguna
Pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna seperti permintaan akan akses yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan dari dalam maupun luar perpustakaan. Dengan begitu diharapkan agar para pustakawan mahir dalam penggunaan teknologi informasi sehingga mereka dapat membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang diperlukan.
Apa yang harus diketahui dan dikerjakan oleh pustakawan dalam mengautomasikan perpustakaannya :
• Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsur dari AP
• Faham dan bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem
• Faham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan desain, implementasi, evaluasi dan maintenance.
• Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah sistem
• Faham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja
Unsu-unsur Automasi Perpustakaan
Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, unsur-unsur atau syarat tersebut adalah :
1. Pengguna (users)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka ? Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka ? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan. Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna.
Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer . Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadang-kadang persepsi bisa juga keliru.
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.
2. Perangkat Keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan.
Kecenderungan perkembangan komputer :
• Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar
• Harga terjangkau (murah)
• Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi
• Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan
Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer.
3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapat dan gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangakan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM, Sipisis di IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang software yang mengembangkan SIP dengan kemampuan yang tidak kalah sip. Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.
Kriteria Penilaian Software
Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu sistem kerja yang berjalan, untuk menilia suatu software tentu saja banyak kriteria yang harus diperhatikan. Beberapa criteria untuk menilia software adalah sebagai berikut :
• Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan.
• Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan.
• Keandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terus-menerus.
• Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat.
• Sederhana : menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna
• Fleksibel : dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Menentukan Software
• Membangun sendiri
• Mengontrakan keluar
• Membeli software jadi yang ada di pasaran
Pilihan apapun yang dijatuhkan, software harus
• Sesuai dengan keperluan
• Memiliki ijin pemakaian
• Ada dukungan teknis, pelatihan , dokumentasi yang relevan serta pemeliharaan.
• Menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi software.
Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses tersedianya dukungan pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan pemecahan masalah sebelum sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Salah satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih perangkat lunak yang digunakan oleh sejumlah perpustakaan. Sekelompok besar pengguna biasanya menjustifikasikan layanan dukungan pelanggan sebagai hal yang subtansial. Selain itu, pengguna dapat saling membantu dalam pemecahan masalah.
Spesifikasi perangkat keras harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan minimum operasi perangkat lunak.
4. Network / Jaringan
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi.
Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, modem.
Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah :
• Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)
• Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya
• Protokol komunikasi yang digunakan
• Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan.
5. Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
Gambar 1. Model dasar sistem informasi
Data Pengolahan Informasi
Gambar 2. Model Pengembangan Sistem Informasi
Penyimpanan
Masukan Pengolahan Keluaran
Standar basis data katalog
Kerjasama antar perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang telah memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan sumber daya bersama. Bentuk tukar-menukar maupun penggabungan data katalog koleksi adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog data. Persoalan yang sering dihadapi dalam kerjasama tukar-menukar atau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan suka-suka yaitu tidak memperhatikan standar yang ada. Pekerjaan konversi data merupakan hal yang membosankan dan memakan banyak waktu. Sering data katalog dalam perpustakaan tidak menggunakan standar, hal ini banyak terjadi karena kurangnya pemahaman akan manfaat standar penulisan data. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan perpustakaan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur yang digunakan bersama.
Persoalan lain dalam standardisasi format penulisan data katalog adalah bahasa. Kebanyakan perpustakaan mengkoleksi materi yang menggunakan bahasa pengantar berbeda-beda. Bagaimana dengan bahasa pengantar cantuman katalog itu sendiri? Informasi judul jelas harus diisi sesuai dengan judul koleksi yang bersangkutan. Bagaimana dengan kolom subjek dan kata kunci? Haruskah diisi dengan bahasa nasional (Bahasa Indonesia untuk perpustakaan di Indonesia) atau dengan bahasa internasional (Bahasa Inggris)? Lebih jauh lagi, bagaimana kita memberi nama pada kolom-kolom isian, dengan Bahasa Indonesia (judul, pengarang, penerbit, dsb.) atau bahasa Inggris (title, author, publisher etc.)? Bagaimana dengan koleksi yang berpengantar bahasa-bahasa lain seperti Arab, China atau Korea ?
Metadata
Metada merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru di dunia pengelola informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan metada dalam bentuk pengkatalokan koleksi .
Definisi metadata sangat beragam ada yang mengatakan “data tentang data” atau “informasi tentang informasi”, pengertian dari beberapa definisi tersebut bahwa metadata adalah sebagai bentuk pengindentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai struktur dari sebuah data. Dicontohkan metadata dari katalog buku terdiri dari : judul, pengarang, penerbit, subyek dan sebagainya. Metada yang biasa digunakan di perpustakaan adalah Marc dan Dublin Core.
INDOMARC
Machine Readable Cataloging (MARC) merupakan salah satu hasil dan juga sekaligus salah satu syarat penulisan katalog koleksi bahan pustaka perpustakaan. Standar metadata katalog perpustakaan ini dikembangkan pertama kali oleh Library of Congress, format LC MARC ternyata sangat besar manfaatnya bagi penyebaran data katalogisasi bahan pustaka ke berbagai perpustakaan di Amerika Serikat. Keberhasilan ini membuat negara lain turut mengembangkan format MARC sejenis bagi kepentingan nasionalnya masing-masing.
Format INDOMARC merupakan implementasi dari International Standard Organization (ISO) Format ISO 2719 untuk Indonesia, sebuah format untuk tukar-menukar informasi bibliografi melalui format digital atau media yang terbacakan mesin (machine-readable) lainnya. Informasi bibliografi biasanya mencakup pengarang, judul, subyek, catatan, data penerbitan dan deskripsi fisik.
Indomarc menguraikan format cantuman bibliografi yang sangat lengkap terdiri dari 700 elemen dan dapat mendeskripsikan dengan baik kebanyakan objek fisik sumber pengetahuan, seperti jenis monograf (BK), manuskrip (AM), dan terbitan berseri (SE) termasuk; Buku Pamflet, Lembar tercetak, Atlas, Skripsi, tesis dan disertasi (baik diterbitkan ataupun tidak), dan Jurnal Buku Langka.
Dublin Core
Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang digunakan untuk web resource description and discovery. Gagasan membuat standar baru agaknya dipengaruhi oleh rasa kurang puas dengan standar MARC yang dianggap terlalu banyak unsurnya dan beberapa istilah yang hanya dimengerti oleh pustakawan serta kurang bisa digunakan untuk sumber informasi dalam web. Elemen Dublin Core dan MARC intinya bisa saling dikonversi.
Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan sebagai berikut:
a. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana
b. Semantik atau arti kata yang mudah dikenali secara umum.
c. Expandable memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
Dublin Core terdiri dari 15 unsur yaitu :
1. Title : judul dari sumber informasi
2. Creator : pencipta sumber informasi
3. Subject : pokok bahasan sumber informasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor klasifikasi
4. Description : keterangan suatu isi dari sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar isi atau uraian
5. Publisher : orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi
6. Contributor : orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi
7. Date : tanggal penciptaan sumber informasi
8. Type : jenis sumber informasi, nover, laporan, peta dan sebagainya
9. Format : bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi, sumber informasi
10. Identifier : nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasian sumber informasi. Contoh URL, alamat situs
11. Source : rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi
12. Language : bahasa yang intelektual yang digunakan sumber informasi
13. Relation : hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi lainnya.
14. Coverage : cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu
15. Rights : pemilik hak cipta sumber informasi
6. Manual
Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur merupakan aturan-aturan yang harus diikuti bilamana menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. Banyak peripheral perangkat keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual adalah kunci bagi kelancaran sistem.
Manual / prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur.
Tahapan Membangun Sistem AP
Tahap Hasil
Persiapan • Definisi masalah
• Maksud dan tujuan
• Kerangka kerja
• Perkiraan waktu dan biaya
Survei • Analisa kond. sumber daya
• Analisa kebutuhan
• Analisa sistem berjalan
Disain • Menyusun logika kerja sistem
• Disain data, table, database, relasi.
• Disain input, proses dan output
• Spes. peralatan yang diperlukan
Pembangunan • Pembuatan program aplikasi.
• Instalasi software, jaringan klien server
• Dokumentasi
Uji coba • Tes sistem keseluruhan
• Evaluasi, perbaikan
Training • Training : staf,operator, teknisi, administrator
• Sosialisasi
Operasional • Sistem siap digunakan.
• Bantuan teknis
• Pengembangan lebih lanjut
Kesimpulan
Unsur dan syarat automasi perpustakaan ada banyak. Biasanya, pustakawan berharap terlalu banyak dari sistem ini dan oleh karenannya merasa kecewa bilamana sistem tersebut tidak bekerja seperti yang diharapkan. Untuk memastikan adanya keberhasilan dalam automasi perpustakaan dibutuhkan kerjasama yang optimal dan berkelanjutan diantara pengguna sehingga tercipta kepuasan diantara pengguna, suatu penilain mendalam mengenai kebutuhan-kebutuhan pengguna harus dilakukan sebelum rencana detail untuk automasi dilakukan. Perlu tersedianya staf (pustakawan, operator, teknisi/administrator) yang terlatih. Seluruh anggota staf harus mengerti tentang sistem automasi perpustakaan.
Daftar Pustaka
1. Materi TOT Technologi Information & Communication oleh Unesco dan Pusnas RI di Yogyakarta 1999
2. Konsep, Desain dan Implementasi Perpustakaan Elektronik : Integrasi Perpustakaan Terotomasi dan Perpustakaan Digital Untuk Perpustakaan Nasional di Indonesia Oleh: Ismail Fahmi
3. Model Implementasi Protokol OAI dalam IndonesiaDLN dan Hubungannya dengan Digital Library di Luar Negeri oleh Rurie Muharto
Jumat, 06 Agustus 2010
Richest ARTIST HOLLYWOOD HIGHEST-paid
Beautiful and captivating actresses in Hollywood, Sandra Bullock, managed to beat out other women to sit on the throne by Forbes magazine for the highest paid actress! Despite any personal problems that happened with him, apparently from the financial side, Bullock remains on fire, as quoted by Forbes.
In fact, a myth that when the actress turns 40, the roles they can play will be less, which of course for a small fee is also very limited, really has not been proven with the achievement of the actresses 'mature' this.
Magazine that has a fairly strong influence in the United States was not simply put the Miss Congeniality at the top of a long list containing the names of other beautiful actresses. Many things which they consider as a source of income, such as perfume, ad, until label clothing on their behalf.
So, anyone who followed the actresses behind Bullock? Here's a list of beautiful women, talented, well this is rich.
1. Sandra Bullock, with 56 million U.S. dollars, which is suspected of the success of the film THE PROPOSAL who made 320 million dollars, and THE BLIND SIDE by 310 million dollars in revenue, which also makes Bullock won an Oscar.
2. Reese Witherspoon with 32 million dollars, from working on two films, HOW DO YOU KNOW and FOR WATER Elephants.
3. Cameron Diaz with 31 million dollars from the film and KNIGHT & DAY Shrek.
4. Jennifer Aniston with 27 million dollars from Love Happens (although not so successful) and FRIENDS is also launching a brand of perfume.
5. Sarah Jessica Parker with 25 million dollars from SEX AND THE CITY and SEX AND THE CITY 2.
6. Julia Roberts followed with a paid 20 million dollars from several movies and the products they make. Julia admits that she was no longer starred in films such as Erin Brockovich and Runaway Bride, but would prefer something more personal like Eat Pray Love. Roberts is also scheduled to play with Tom Hanks at the Crowne LARRY.
7. Angelina Jolie with the same pay, 20 million dollars. Several sources of money for this mother of 6 children is an appearance on 38 magazine covers during the last 12 months. How much time thriller also stars, such as SALT and The Tourist, with Johhny Depp.
8. Drew Barrymore with 15 million dollars from his directorial debut in Whip IT. In addition, Drew also served as executive producer of blockbusters HE'S JUST NOT INTO YOU.
9. Meryl Streep with 13 million dollars to two hits over the year, namely JULIE AND JULIA'S IT too Complicated.
10. Christian Steward with 12 million dollars, which of course he got from TWILIGHT, the movie raised his name.
Kamis, 05 Agustus 2010
Makanan Pedas Bisa Turunkan Tekanan Darah
-dlm.jpg)
Bagi orang dengan tekanan darah tinggi, beberapa makanan seperti makanan asin dan kafein harus dihindari. Tapi bagi yang doyan dengan makanan pedas, maka makanan tersebut bisa menjadi obat untuk menurunkan tekanan darah.
Menurut penelitian terbaru, makan makanan yang bisa menyebabkan lidah seperti terbakar alias makanan pedas, dapat membantu menurunkan tekanan darah. Hal ini sangat membantu bagi orang yang memiliki tekanan darah tinggi.
"Hipertensi mempengaruhi lebih dari 20 persen orang di China utara-timur dibandingkan 10 sampai 14 persen di China selatan-barat, dimana banyak penduduk disana yang makan makanan yang pedas dan panas," jelas Profesor Zhiming Zhu, yang memimpin penelitian, seperti dilansir dari Dailymail, Kamis(5/8/2010).
Peneliti dari Third Military Medical University, China, menemukan bahan aktif yang memberi rasa panas pada cabai, yaitu senyawa yang disebut dengan capsaicin, dapat membantu merelaksasi pembuluh darah. Pembuluh darah yang rileks membuat tekanan darah normal atau turun bagi orang dengan tekanan darah tinggi.
Capsaicin merupakan bahan kimia nabati yang berasal dari alam. Bahan ini digunakan oleh cabai untuk sistem pertahanan dirinya agar tidak dimakan oleh pemangsa seperti hewan.
Senyawa capsaicin bekerja dengan mengaktifkan saluran reseptor yang ditemukan pada lapisan pembuluh darah. Hal ini menyebabkan peningkatan produksi oksida nitrat, yaitu molekul gas yang dikenal dapat melindungi dari peradangan dan disfungsi vaskular.
Penelitian lebih lanjut diperlukan untuk melihat seberapa banyak cabai yang perlu dimakan setiap hari untuk dapat berdampak positif pada tubuh manusia, terutama yang berhubungan dengan tekanan darah.
Hasil penelitian ini telah dipublikasikan pada jurnal Cell Metabolism edisi bulan Agustus.
Minggu, 01 Agustus 2010
Otak Manusia Berkembang Karena Adanya Leher
Perbedaan anatomi pada ikan dan manusia ternyata mempengaruhi perkembangan otak masing-masing. Adanya leher membuat kepala manusia leluasa bergerak, sehingga otaknya jauh lebih berkembang dibanding ikan.
Bukan tanpa alasan jika para ahli membandingkan otak ikan dengan manusia. Karena sama-sama berada di sekitar wilayah dada (forelimb), lengan manusia dan sirip ikan diyakini mendapatkan impuls syaraf dari neuron otak yang sama.
Yang membedakan adalah, otak manusia terus berkembang sementara otak ikan tidak. Perbedaan ini ternyata ditentukan oleh keberadaan leher pada di antara badan dan kepala manusia, yang tidak didapati pada ikan.
Dengan menggunakan ilmu genetika, para ahli dari New York University dan Cornell University berhasil mengungkap kaitan leher dengan perkembangan syaraf otak. Hasilnya telah dipublikasikan dalam jurnal Nature Communication edisi 27 Juli 2010.
Para peneliti meyakini, leher terbentuk saat ikan-ikan mulai berevolusi menjadi penghuni daratan. Beberapa spesies mengalami perubahan pada letak kepala, yang menjauh dari tubuh sehingga membentuk leher sebagai pemisahnya.
Dikutip dari Healthday, Senin (2/8/2010), terbentuknya leher tersebut diikuti dengan tulang belakang. Sejak saat itu, syaraf yang mengendalikan anggota tubuh bagian depan (lengan pada manusia) berpindah ke sumsum tulang belakang.
Di darat dan udara, keberadaan leher memberi kebebasan dan ketangkasan bagi manusia untuk menggerakkan kepala. Menurut para peneliti, kondisi ini membuat orak dan sistem syaraf pada manusia dan vertebrata (hewan bertulang belakang) lainnya lebih berkembang dibanding ikan.
"Inovasi biomekanik pada vertebrata disertai dengan perubahan pada sistem syaraf, terkait cara mereka mengendalikan bagian-bagian tubuh kita," ungkap Andrew Bass, profesor neurobiologi dari Cornell University yang terlibat dalam penelitian tersebut.
Obat Melawan Rasa Takut akan Segera Muncul
-dlm.jpg)
Trauma dan rasa takut merupakan sebuah respons biokimia di otak. Peneliti tengah mempelajari hal ini, agar suatu saat nanti bisa mengembangkan obat untuk mengatasi rasa takut yang aman untuk digunakan.
Dikutip dari LiveScience, Senin (2/8/2010), respons tersebut melibatkan senyawa yang disebut Brain Derived Neurothropic Factor (BDNF) yang dihasilkan di bagian prefrontal cortex. Selain memicu rasa takut, senyawa tersebut juga berfungsi mengendalikan rasa takut.
Kerry Ressler, seorang profesor psikiatri di Emory University School of Medicine mengungkap hal itu saat mempelajari perilaku binatang dalam mengendalikan rasa takut.
Pada tikus, bagian otak yang melepaskan BDNF menentukan fungsi dari senyawa tersebut. Jika dilepaskan di bagian prelimbic dari prefrontal cortex, maka BDNF akan memanggil ingatan akan rasa takut atau trauma. Sedangkan jika dilepaskan di bagian infralimbic, maka senyawa tersebut akan mengatasi gelisah dan rasa takut.
Kadar senyawa yang dilepaskan juga dapat mempengaruhi efeknya terhadap rasa takut. Ketika kadar BDNF di otak menurun, tikus-tikus yang digunakan dalam eksperimen tersebut mengalami kesulitan mengingat trauma yang dialami.
Prof Ressler menduga, mekanisme yang sama juga terjadi pada otak manusia. Jika dugaannya benar, maka temuan tersebut akan membantu memahami dan mengatasi gangguan emosi yang berhubungan dengan trauma, misalnya post traumatic stress disorder (PTSD).
Penelitian Ressler ini memperkuat temuan sebelumnya, yang menunjukkan kaitan mekanisme biokimiawi otak dengan rasa takut. Salah satunya adalah penelitian Ressler sendiri, bahwa salah satu obat TBC yakni D-cycloserine bisa digunakan untuk menangani penderita gangguan kegelisahan.
Anak Tak Perlu Diberi Multivitamin Tiap Hari
Orangtua memberikan anaknya multivitamin karena khawatir anaknya tidak mendapatkan nutrisi yang tepat atau ingin melindungi anaknya dari berbagai penyakit. Perlukah anak diberi multivitamin tiap hari?
Meski beberapa anak hanya mau makan jenis makanan tertentu, menurut para ahli hal ini tidak berarti seorang anak mengalami kekurangan gizi. Itu artinya tidak semua anak memerlukan multivitamin yang dikonsumsi setiap hari.
Karena anak-anak tidak memerlukan vitamin atau mineral dalam jumlah yang besar.
Apalagi kini banyak jenis makanan yang sudah dilengkapi atau diperkaya dengan nutrisi tertentu yang penting untuk anak. Sehingga kemungkinan anak-anak sudah mendapatkan lebih banyak vitamin dan mineral dari yang orangtuanya pikirkan.
Dikutip dari Mayo Clinic, Senin (2/8/2010), sebaiknya konsultasikan terlebih dahulu dengan dokter untuk mengetahui apakah si kecil memang membutuhkan tambahan vitamin atau tidak.
Jika memang membutuhkan, pastikan orangtua memilih vitamin yang khusus untuk anak-anak. Karena anak bukanlah miniatur dari orang dewasa, sehingga dosis yang diberikan memang sesuai dengan usia anak.
Hal lain yang harus diperhatikan orangtua dalam memberikan multivitamin untuk anaknya adalah dosis vitamin dan mineral yang terkandung dalam multivitamin tersebut dan adanya kontra indikasi.
Dosis yang harus diberikan serta pastikan bahwa multivitamin tersebut sudah terdaftar sebagai obat yang aman untuk dikonsumsi. Kondisi ini untuk menghindari berlebihnya asupan vitamin dan mineral yang diterima oleh anak.
Satu hal yang harus diperhatikan oleh orangtua adalah multi vitamin yang diberikan tidak bisa menggantikan nutrisi yang kurang. Sehingga orangtua tetap harus memberikan anak makanan yang sehat dan seimbang serta cemilan yang bergizi untuk anak.
Multivitamin yang diberikan hanya bersifat sebagai alternatif saja, sebab daya tahan tubuh anak tetap terjaga jika nutrisinya lengkap dan pola makannya teratur.
Sebaiknya multi vitamin hanya diberikan pada saat-saat tertentu saja, misalnya saat anak sedang kurang nafsu makan atau anak baru sembuh dari sakit.
Perhatikan juga bagaimana perkembangan serta pertumbuhan anaknya, untuk mengetahui apakah anak memang membutuhkan tambahan vitamin atau tidak.
Langganan:
Postingan (Atom)