Arsip

Arsip selalu terkait erat dengan organisasi penciptanya (creating agency) dan informasi yang terekam tersebut merupakan hasil samping (by-product) dari kegiatan transaksi atau kegiatan operasional organisasi. Untuk membedakan antara arsip dengan informasi yang terekam lainnya seperti bahan pustaka, majalah, koran dan lain-lainnya, atau yang sering disebut sebagai karya cetak atau karya rekam, informasi yang terekam dalam media apapun baru dapat disebut arsip bila memenuhi tiga syarat yaitu isi yang terkandung (content), struktur informasi (structure), dan keterkaitan informasi dengan lembaga penciptanya (context). Dengan kata lain, arsip harus merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian atau kegiatan dan berisi data yang mempunyai arti secara sosial (Djoko Utomo, 2001: 4).

Dengan begitu terdapat perbedaan tegas antara "information products" dengan "information by-products" (arsip). Dilihat dari asal-usulnya, "information products" sengaja ditulis atau direkam terutama mengenai bermacam-macam persoalan pokok, termasuk karya-karya imajinasi (fiksi), karya-karya hasil pemikiran/ilmiah, karya-karya artistik dan seni, dan karya-karya lainnya yang sejenis. Adapun "information by-products" diciptakan maupun dikumpulkan untuk kegiatan transaksi, administrasi, dan kegiatan lainnya yang berkaitan dengan aktivitas sosial dan organisasional. Bila dilihat dari aspek tujuannya, "information products" sengaja dirancang untuk didesiminasikan atau dipublikasikan baik itu berupa knowledge, ide, perasaan, opini, entertainment, dan lainnya. Adapun "information by-products" tujuannya untuk memfasilitasi kegiatan organisasi, sebagai bukti aktivitas dan peristiwa yang berkaitan dengan organisasi. Dilihat dari keterkaitannya, "information products" terkait dengan penulisnya, subjeks, penerbit, distributor, dan produsernya. Sementara "information by-products" terkait dengan konteks penciptanya, aktivitas, dan keterkaitan antararsip. Dilihat dari media atau formatnya, tergantung dari penguasaan perorangan atau organisasi penciptanya terhadap perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (McKemmish, 1993: 7)

Media rekam informasi atau arsip dapat dikelompokkan kedalam tiga kelompok, yaitu:

(1) Media rekam kertas. Banyak sebutan untuk media rekam kertas seperti "arsip kertas", "arsip konvensional", "arsip tekstual", "hard-copy", "human readable" atau "paper based records".

(2) Arsip audio visual (audio-visual base records). Termasuk dalam kelompok ini adalah arsip gambar statik (still images), arsip citra bergerak (moving images), dan arsip rekaman suara (sound records).

(3) Arsip komputer atau elektronik (computer/electronic base records). Termasuk dalam kelompok ini adalah data-data yang tersimpan dalam floppy disk, optik, hardisk, dan compact disk.

David Roberts menyebut media rekam informasi nonkertas dengan istilah "Records in Special formats" yang terdiri dari arsip foto (photographs), Arsip Citra bergerak (cine film, videotape, optical digital video disk), Sound recordings (photographic recording, magnetic tape recording, dan optical digital recording), arsip peta dan arsip arsitektural, gambar (drawings), ephemara (poster, leaflet, kartu ucapan selamat, kartu pos, dan tiket), object, art works, publikasi, dan electronic records (Roberts, 1993: 385). Dari ketiga media rekam tersebut, atau dari dua kategori arsip kertas dan nonkertas tersebut, media rekam kertas (paper base records) merupakan media yang paling tinggi penggunaannya baik frekwensi maupun jumlahnya.

Di Indonesia, pengertian "records" dan "archives" dapat ditelusuri dalam Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Perbedaan keduanya terletak pada aspek fungsi penggunaan arsip tersebut. Records adalah arsip dinamis yang masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan pemerintahan atau dipergunakan secara langsung untuk operasional organisasi pencipta arsip. Arsip Dinamis ini dalam aspek kepentingan penggunaannya juga dibedakan lagi menjadi dua, yakni arsip dinamis aktif (active records/current records) dan arsip dinamis inaktif (inactive records). Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi dan keberadaan arsip ini di unit pengolah masing-masing unit kerja atau Central Files masing-masing organisasi. Adapun arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekwensi penggunaannya untuk kegiatan administrasi mulai menurun dan arsip ini dikelola dalam satu unit tersendiri yang disebut Records Centre (Pusat Arsip).

Sementara itu, archives atau arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan operasional organisasi penciptanya tetapi masih mempunyai nilai guna sekunder atau permanen (informational dan evidential value). Pengelolaan arsip statis tidak lagi berada di instansi penciptanya, tetapi dikelola oleh lembaga tersendiri ( Arsip Nasional RI, Badan atau Kantor




















Perkembangan global dewasa ini semakin menuntut pentingnya informasi bagi bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan pihak lain.

Pengertian Arsip
1. Arsip
Secara terminologis, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan (Walne, 1988: 128).
Sedangkan dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 1 disebutkan, yang dimaksud arsip adalah: (a) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah; (b) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
2. Guna Arsip
Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. Bagi instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi pelaksanaan kegiatan, pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan, sarana peningkatan efisiensi operasional instansi, memenuhi ketentuan hukum yang berlaku, dan sebagai bukti eksistensi instansi. Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti pertanggungjawaban, rekaman budaya nasional sebagai “memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa, dan sebagai bukti sejarah.
3. Peran kearsipan
Peranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala bidang kegiatan. Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya
4. Fungsi Arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua: arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
5. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. Bagi instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi pelaksanaan kegiatan, pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan, sarana peningkatan efisiensi operasional instansi, memenuhi ketentuan hukum yang berlaku, dan sebagai bukti eksistensi instansi. Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti pertanggungjawaban, rekaman budaya nasional sebagai “memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa, dan sebagai bukti sejarah.
Untuk mencapai tujuan keseluruhan manajemen kearsipan yaitu memberi arsip yang tepat pada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah-rendahnya maka manajer kearsipan harus mengetahui:
1. Jenis arsip yang dimiliki;
2. Dimana mereka disimpan;
3. Dan besarnya arsip yang dimiliki
6. Retensi Arsip
Untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional instansi, arsip harus disusutkan. Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979, pasal 2, penyusutan berarti memindahkan arsip aktif dari unit-unit pengolah ke Unit Kearsipan di lingkungan instansi masing-masing, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku dan menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan ke Arsip Nasional RI. Penyusutan arsip, dalam perspektif ilmu pengetahuan adalah fungsi “pelestarian arsip” yang bernilai guna sekunder bagi kehidupan kebangsaan. Dengan adanya pedoman penyusutan arsip sejak awal telah dapat dipantau dan dilakukan langkah “penyelamatan” bukti pertanggung jawaban nasional dan bukti prestasi intelektual berupa nilai budaya bangsa yang terekam dalam bentuk arsip.
7. Pelestarian Arsip
Masalah pelestarian dan penyelamatan arsip menjadi sangat penting, terlebih setelah dalam tahun-tahun terakhir ini banyak sekali musibah yang menimpa negeri kita yang dapat berakibat pada rusak/hilangnya sejumlah arsip. Untuk itu lahirlah Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: 06 Tahun 2005 Tentang Pedoman Pelindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara terhadap Musibah/Bencana. Sebagai informasi terekam, dokumen/arsip vital negara merupakan bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas kinerja, alat bukti hukum dan memori organisasi. Oleh karena sifatnya yang sangat penting, arsip vital harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak yang diakibatkan oleh bencana. Dengan adanya pedoman ini maka akan memberikan koridor hukum dalam kegiatan penyelamatan arsip.
8. Inventaris arsip
Inventaris arsip atau disebut juga survey arsip adalah sebuah ulasan rinci mengenai jumlah, tipe, fungsi, dan pengorganisasian arsip yang akan dikelola. Kegiatan ini akan menjawab pertanyaan seperti:
a) Jenis arsip apa yang kita miliki?
b) Dimana arsip tersebut tersimpan?
c) Berapa banyak arsip yang kita miliki?
d) Apakah arsip itu aktif, inaktif atau tidak penting?
e) Apakah arsip itu vital?
f) Mana yang merupakan salinan arsip?
Inventaris arsip mempunyai tiga tujuan utama yaitu :
1) Menentukan status dan cakupan arsip yang akan dikelola.
2) Memberikan pangkalan data untuk mengembangan program retensi arsip.
3) Memberikan informasi untuk keputusan lain dalam pengembangan program manajemen kearsipan yang efektif. Sebagai contoh informasi yang diberikan oleh inventaris arsip memberikan dasar untuk menentukan fasilitas, peralatan, pemasokan, dan staf yang diperlukan untuk mengelola arsip organisasi. Disamping itu kita akan mengetahui pelatihan apa yang diperlukan staf, pengawasan apa yang diterapkan pada penciptaan dan penggandaan arsip dan langkah apa yang harus diambil untuk melindungi arsip vital.
C. Nilai Sebuah Arsip
Organisasi modern adalah organisasi yang bertumpu pada informasi (a modern organization is an information based organization), karena lewat informasi inilah pola huhungan antara “state” (negara) dan “civil society” (masyarakat sipil) dapat berlangsung secara sinergis. Ditambah lagi pepatahdari ANRI bahwa memory can fail, but what is recorded will remain (ANRI, 1980: 12).
Penilaian arsip adalah pemeriksaan data yang dikumpulkan melalui inventaris arsip untuk menentukan nilai setiap seri arsip. Proses penilaian arsip menjamin bahwa retensi dan pemusnahan arsip dilakukan dengan tepat. Hasil dari proses ini adalah jadual retensi arsip.
Arsip yang merupakan data terekam dalam segala bentuknya kian hari makin dirasakan peran dan manfaatnya di dalam menunjang aktivitas suatu lembaga. Menurut Milton Reitzfeld ( “Records Management” dalam buku Victor Lazzaro, (ed.), Systems and Procedures: A Handbook for Business and Industry, 1959, p. 243.) mentapkan adanya 7 (tujuh) nilai dari suatu arsip terutama untuk keperluan menentukan jangka waktu penyimpanan, yaitu :
1. values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi)
2. values for legal use (nilai-nilai kegunaan hukum)
3. values for fiscal use (nilai-nilai untuk kegunaan keuangan)
4. values for policy use (nilai-nilai untuk pembuatan kebijaksanaan)
5. values for operating use (nilai-nilai untuk pelaksanaan kegiatan)
6. values for historical use (nilai-nilai untuk kegunan sejarah)
7. values for research (nilai untuk penelitian)
Melihat kalimat di atas dapat menggambarkan bahwa masyarakat dan negara sangat membutuhkan informasi dan danya kerjasama antara pemerintah dan masyarakat dalam upaya penyelamatan, pelestarian, dan pemanfaatan arsip. Ironisnya, arsip-arsip penting yang bersifat kenegaraan banyak beredar di tangan-tangan gelap dan bahkan ada yang “dibisniskan”. Padahal telah jelas dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan bahwa segenap arsip negara harus diserahkan kepada negara, yang apabila dimiliki secara individu, individu bersangkutan dapat dikenai sanksi hukum.
Sebagai contoh pidato-pidato Bung Karno tahun 1965-1967, masih ada beredar di masyarakat, padahal itu termasuk arsip yang harus diserahkan kepada negara. Bila dokumen itu dapat diserahkan masyarakat kepada Kantor/Badan Arsip Daerah/Nasional akan menjadi dokumen bersejarah penting. Semua itu bisa hanya terwujud, jika antara pemerintah dan masyarakat ada good will (kemauan baik) dan mutual understanding (kerjasama saling pengertian). Meskipun demikian, tidaklah semua arsip dapat “dibuka untuk umum”, karena dalam beberapa hal ada sejumlah rahasia negara yang dilindungi Undang-undang. Karena itu penting diketahui pembedaan kategori arsip yang menjadi hak instansi pemerintah dan arsip yang bisa diakses seluruh masyarakat.
Sesuai dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nomor 02/SE/1983, arsip dapat dibedakan antara nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Nilai guna primer pada prinsipnya adalah nilai yang melekat pada kepentingan operasional instansi yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dibedakan dalam empat nilai guna yaitu: (1) Administrasi: Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggungjawab kedinasan; (2) Hukum: Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab kewenangan; (3) Fiskal: Merupakan nilai guna yang berbubungan dengan tanggungjawab keuangan; (4) Ilmiah Teknologi: Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab intelektual/prestasi budaya.
Disamping nilai guna primer, sebagian kecil arsip memiliki nilai guna sekunder yang berkaitan dengan bukti pertanggungjawaban nasional dan atau pelestarian budaya bangsa. Termasuk dalam nilai guna sekunder, adalah nilai guna information dan nilai guna evidential. Arsip bernilai guna informasional pada prinsipnya adalah semua hal yang mengenai peristiwa/fenomena orang/organisasi/tempat yang menjadi bagian langsung dari arus peristiwa nasional dan/tokoh nasional. Arsip bernilai guna evidential, merupakan arsip bukti keberadaan sejarah lembaga, pencipta (creating agency) arsip yang bersangkutan atau keberadaan sesuatu fenomena sejarah. Termasuk pula arsip jenis ini produk hukum yang bersifat mengatur dari instansi yang bersangkutan dan bukti prestasi budaya/intelektual yang bersifat original. Semua arsip yang bernilai guna sekunder, tersebut dalam prinsipnya adalah arsip bernilai guna permanen, artinya harus dilestarikan keberadaannya. Untuk arsip, bernilai guna permanen, dapat disimpan secara terus menerus di lembaga pencipta (creating agency) dan apabila sudah tidak diperlukan lagi wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai arsip statis.
Seluruh Fraksi DPR RI menyatakan siap dan menyetujui RUU tentang Kearsipan untuk dibahas lebih lanjut di Komisi II DPR RI. Hal ini disampaikan masing-masing juru bicara fraksi pada rapat kerja dengan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara, wakil dari Menteri Hukum dan HAM, Menteri Pendidikan Nasional dan Menteri Keuangan, Senin (29/6) yang dipimpin Ketua Komisi II E.E.
Dalam pandangan Fraksi Partai Golkar, juru bicara Andi Wahab Datuk Majokayo mengatakan, UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yang telah ada sebelumnya dirasa sudah tidak sesuai dengan dinamika kearsipan yang berkembang begitu pesatnya. Untuk itu, UU tersebut perlu dilakukan revisi. Pengalaman membuktikan, arsip yang tidak baik akan menimbulkan kekacauan dan menyulitkan pertanggung jawaban di kemudian hari. Sebagai contoh, kasus hilangnya Super Semar yang menjadi kunci sejarah dan lepasnya Pulau Sipadan dan Ligitan dari Negara Kesatuan Republik Indonesia menunjukkan bukti arsip kita yang dikelola tidak baik. Padahal, arsip dapat dikatakan vital pada semua proses pemerintahan.
Senada dengan itu, juru bicara F-PPP Chozin Chumaidy mengatakan, kasus Sipadan dan Ligitan menunjukkan kita tidak serius menyelamatkan arsip nasional, sehingga ketika kita membutuhkan data-data lengkap yang berkaitan dengan pulau tersebut kita tidak menyimpannya dengan baik. Untuk itu diperlukan penyediaan arsip yang mudah diakses, cepat dan akurat.
F-PPP juga mengingatkan perlunya diatur secara tegas mengenai sanksi di dalam RUU tersebut. Barnstein Samuel Tundan juru bicara Fraksi Partai Demokrat mengatakan, arsip merupakan dokumen yang maha penting dan harus dipelihara dengan baik. Dalam kenyataannya di lapangan, kita sering mengalami sulitnya mendapatkan dokumen atau data lama yang akan dipakai sebagai bukti. Arsip tidak hanya sebagai penyimpan data saja, tapi lebih jauh dari itu sebagai dokumen fakta-fakta. Terlepas dari kepentingan politis, fraksinya berharap dengan adanya RUU ini tidak akan ada lagi pengaburan sejarah seperti kasus Super Semar. Sementara juru bicara F-PAN Nidalia Djohansyah Makki mengatakan, fungsi arsip tidak hanya fungsi masa depan, tapi juga fungsi masa lampau.
Persoalan arsip di sini membutuhkan adanya manajemen yang baik. Masalahnya, kata Nida, belum ada kesadaran yang kuat akan arti pentingnya kearsipan. Arsip dalam hal ini belum dikelola dengan baik, arsip dipandang sebagai sesuatu yang tidak berguna. Ke depan, paradigma ini harus diubah bahwa arsip adalah sesuatu hal yang sangat penting dan berguna bagi kepentingan negara. Juru Bucara Fraksi Kebangkitan Bangsa Saifuddin Zuhri Alhadi mengatakan, arsip yang dikerjakan di kantor pusat, maupun di daerah selama ini masih dikerjakan secara manual. Hal ini tentu saja tidak lagi sesuai dengan perkembangan jaman.
Menurut fraksinya, arsip yang baik harus mampu mendokumenkan secara lengkap dan akurat terhadap seluruh kearsipan yang ada. Namun harus tetap terjaga keautentikan dan keakuratan dari arsip tersebut. Untung Wahono jubir Fraksi Partai Keadilan Sejahtera mengatakan, arsip dipandang bukan hal yang serius, karena itu banyak kekacauan dalam pengelolaannya. Hal ini dikarenakan tidak memahami akan pentingnya arsip tersebut. Dalam hal ini, manajemen dan lembaga arsip memegang peranan penting dalam mendokumenkan kepentingan arsip nasional. Dalam pandangan Fraksi Bintang Pelopor Demokrasi, Fraksi Partai Bintang Reformasi dan Fraksi Partai Damai Sejahtera yang disampaikan secara tertulis kepada Pimpinan Komisi II DPR mengatakan, fraksinya juga menyetujui RUU Kearsipan dibahas lebih lanjut.
Sanksi Tegas Pada kesempatan tersebut Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Taufiq Effendi mengatakan, garis besar RUU Kearsipan yang akan dibahas ini nantinya memuat substansi yaitu tanggung jawab penyelenggaraan kearsipan, pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, organisasi profesi arsiparis dan peran serta masyarakat dalam kearsipan serta sanksi administrasi dan sanksi pidana. Ketentuan pidana di sini diberlakukan mengingat kejahatan arsip sudah menimbulkan kerugian dan bahaya bagi penyelenggaraan kehidupan berbangsa, bernegara dan bermasyarakat. Ketentuan pidana dalam RUU Kearsipan ini diberlakukan bagi setiap orang yang memiliki arsip tanpa hak, menyimpan dan menyebarluaskan informasi arsip tanpa hak, memusnahkan arsip dengan cara melawan hukum, mengekspor arsip ke luar wilayah negara, membocorkan arsip yang masih dalam status rahasia untuk diakses publik, dan memberikan arsip yang masih dalam status rahasia kepada pihak yang tidak berwenang. Sementara menanggapi kasus lepasnya Sipadan dan Ligitan, Taufiq sependapat jika pengarsipan kita tidak dikelola secara baik. Hal itu menjadi pelajaran yang mahal bagi bangsa Indonesia bahwa kekacauan arsip akan berdampak merugikan bangsa dan negara.
E. Arsip Menurut Para Pakar
Ketua Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Indonesia Fuad Gani mengatakan, arsip adalah sumber informasi penting yang dapat memberikan sumber bukti yang terpercaya dan sahih mengenai suatu keputusan dan tindakan. Kekacauan sistem penyimpanan arsip akan mengantarkan kepada sulitnya menentukan pertanggungjawaban terhadap suatu tindakan untuk meminta pertanggungjawaban seseorang. Fuad menambahkan, arsip publik yang relevan dan akurat harus tersedia jika pemerintah ingin menegakkan aturan hukum dan menunjukkan perlakukan yang adil, sama dan konsisten terhadap setiap warga negaranya.
Menurut Fuad, sebagai negara besar dengan kekayaan alam melimpah, budaya yang beragam dan jumlah penduduk yang besar, Indonesia masih ketinggalan dalam tata pamong informasi yang berbasis pada manajemn arsip yang baik. Keadaan ini menurut Fuad, salah satunya tercermin pada hanya sebagian kecil lembaga yang menjalankan manajemen kearsipan secara komprehensif dan benar. Keadaan ini banyak disebabkan oleh kurang serius atau sifat ambivalen manajemen atau pimpinan terhadap pentingnya arsip. Selain itu, dia juga menilai masih kurangnya tenaga kearsipan yang professional. Citra sebagai profesi kelas dua, gaji yang kecil dan penghargaan yang minim dan resiko yang tinggi menyebabkan orang kurang berminat menggeluti profesi ini.
Lebih jauh Fuad menambahkan, dasar dari semua kewenangan manajemn arsip adalah aturan hukum yang paripurna dan mengikuti perkembangan jaman. Untuk itu, UU Arsip harus menjamin perlindungan menyeluruh untuk seluruh arsip pemerintah dan memberikan administrasi kearsipan kekuasaan luas untuk mengamankan dan melindungi arsip. Menurut Fuad, revisi UU Kearsipan adalah suatu kebutuhan yang tidak dapat ditawar-tawar lagi dalam rangka menuju Indonesia yang lebih baik. Sebagai dasar pertimbangan dilakukannya revisi UU dimaksud adalah perubahan sistem administrasi hukum dan teknologi, bentuk baru badan pemerintah, UU Informasi dan Transaksi Elektronik, UU Kebebasan Informasi Publik (KIP) dan keberadaan arsip elektronik. Selain itu, terselenggaranya manajemen arsip yang efektif di semua lembaga atau badan pemerintah dan juga swasta, terciptanya standar dan petunjuk penyimpanan arsip pemerintahan yang wajib dilaksanakan, dan terbukanya akses yang lebih luas terhadap informasi pada arsip.

Informasi dalam Arsip Menurut UU No. 43 Tahun 2009
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pada Bab I, pasal 1 beberapa poin penting adalah :
1. Pada poin 2 dikatakan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, organisasi, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Pada poin 3 dikatakan bahwa Arsip dinamis adalah arsip yang digunaka secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selam ajangka waktu tertentu.
3. Pada poin 4 dikatakan bahwa Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau hilang.
4. Pada poin 5 dikatakan bahwa Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
5. Pada poin 6 dikatakan bahwa Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
6. Pada poin 7 dikatakan bahwa Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung Maupin tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
7. Pada poin 8 dikatakan Arsip terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannnya.
8. Pada poin 9 dikatakan bahwa Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
9. Pada poin 11 dikatakan bahwa Akses arsip adalah ketersedian arsip sebagai hasil dari kewenangan hokum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana Bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
10. Pada poin 22 dikatakan bahwa Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftara yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahakan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
11. Pada poin 23 dikatakan bahwa Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
G. Definisi Manajemen Kearsipan
Definisi Manajemen Kearsipan adalah pelaksanaan pengawasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan usahanya. Ia mengawasi sistim penyimpanan arsip organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. Dengan kata lain Manajemen Kearsipan melakukan pengawasan sistematik mulai dari penciptaan, atau penerimaan arsip, kemudian pemrosesan, penyebaran, pengorganisasian, penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip.
Informasi yang sudah tersimpan menjadi arsip dapat berbentuk buku, makalah, foto, peta, atau barang dukumen dalam bentuk lainnya yang dibuat atau diterima untuk tujuan operasional dan legalitas dalam hubungannya dengan kegiatan usaha.
H. Akses Arsip
Beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan di dalam pembuatan kebijaksanaan akses terhadap arsip adalah :
1. Dalam Pasal 44 UU Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan dikatakan (1) Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan alas an apabila arsip dibuka untuk umum dapat:
a. Menghambat proses penegakan hukum;
b. Mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
c. Membahayakan pertahanan dan kemanan Negara;
d. Mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiannya;
e. Merugikan ketahanan ekonomi nasional;
f. Merigikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;
g. Mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hokum;
h. Mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
i. Mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
dan (2) Pencipta arsip wajib menjaga kerahasian arsip tertutup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) serta (3) Pencipta arsip wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip.
2. Memperhatikan sensitivitas dan kerahasian arsip.
3. Perlindungan terhadap privasi individu.
4. Batasan-batasan yang dibuat oleh depositor arsip.
5. Pemakai.
6. Akses yang sama terhadap arsip. Ini merupakan prinsip yang penting untuk menjamin bahwa lembaga arsip memberikan jasa rujukan tanpa ada rasa memihak atau prasangka terhadap pemakai yang telah ditetapkannya.
7. Tingkat akses. Arsiparis juga perlu menentukan tingkat akses yang diperbolehkan bagi pemakai. Tingkat akses biasanya mulai dari ijin untuk memasuki ke ruang baca atau penyelusuran sampai mendapatkan izin untuk merepruduksi atau menerbitkan arsip tertentu.
8. Kondisi fisik arsip. Jika arsip dalam kondisi buruk atau rusak, maka arsiparis harus mempertimbangkan pembatasan akses sampai arsip tersebut diperbaiki oleh bagian pelestarian. Cara lain adalah dengan memberikan fotokopi atau mikrofilm dari arsip yang bersangkutan. Cara ini dipandang baik terutama untuk arsip yang sering dipakai.
9. Keamanan arsip. Bahan arsip adalaj unik dan banyak arsip mempunyai nilai untuk pembuktian hukum atau pertanggungjawaban keuangan.
10. Biaya pembayaran. Arsip kebijaksanaan akses juga memuat aturan mengenai bayaran yang dibebankan kepada seorang pemakai jika ia menggunakan arsip yang menyangkut fasilitas, pelayanan dan pemberian salinan.
I. Posisi dan Peran Arsiparis dalam Perlindungan Informasi
Dalam BAB IX KETENTUAN PIDANA , UU. Nomor 43 tahun 2009 menjelaskan tentang ketentuan pidana kearsipan yaitu :
Pasal 81:
Setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara sebagaimana dimaksud dalam pasal 33 untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak dipidana dengan pidana penajara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling bayak Rp 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).
Bunyi Pasal 33 adalah Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga Negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip Negara.
Pasal 82:
Setiap orang yang dengan sengaja menydiakan arsip dinamis kepada penggguna arsip yang tidak berhak sebagaiamana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun atau denda paling banyak Rp 125.000.000,00 (seratus dua puluh lima juta rupiah). Bunyi Pasal 42 ayat (1) Pencipta arsip wajib menydiakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
Pasal 83:
Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip Negara yang terjaga untuk kepentingan Negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (3) dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling banyak Rp 25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah).
Bunyi Pasal 42 ayat (3) Pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) wajib menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga.
Pasal 85:
Setiap orang yang dengan tidak menjaga kerahasian arsip tertutup sebagaimana dimaksud dalam pasal 44 ayat (2) dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).
Pasal 86:
Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 ayat (2) dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan paling banyak Rp 500.000.000,00 )lima ratus juta rupiah).
Pasal 87:
Setiap orang yang memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan kepada pihak lain di luar yang telah ditentukan sebagaimana dimaksud dalam pasal 53 dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp.500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).
BAB IX ini jelas menempatkan seorang arsiparis pada posisi rawan hukum dan menjadikannya ia harus ekstra hati-hati dalam melakukan tindakan terutama yang menyangkut perlindungan data atau informasi yang ada dalam arsipnya. Walaupun kesanya aturan pasal ini hanya berlaku bagi arsiparis yang bekerja di badan atau lembaga pemerintah, pasal ini dapat dijadikan acuan hukuman bagi pelanggaran yag dilakukan seorang pengelola arsip di lembaga swasta.
Melihat betapa informasi yang dikandung sebuah arsip mempunyai nilai tinggi bagi pihak yang bersangkutan, peran yang dimainkan seorang arsiparis menjadi penting juga, antara lain :
1. Menjadikan data atau informasi yang terekam tersedia ketika ia diperlukan oleh pihak yang berwenang mendapatkannya;
2. Melindungi informasi yang berharga tersebut dari kerusakan, pemalsuan dan pencurian.
Peran yang penting ini bukan saja menuntut kemampuan, kesetiaan dan tingkat intelektualitas yang tinggi pada diri seorang arsiparis untuk mengorganisasi informasi.
J. Arsip Elektronik
Kebanyakan arsip tidak lagi diciptakan atau diterima dalam bentuk kertas lagi. Ketika sistem dan aplikasi komputer berkembang pesat dan kemudian menyatu dengan proses kerja rutin, informasi semakin banyak kini diciptakan dan diterima dalam bentuk digital. Asosiasi Kepala Informasi Nasional di Amerika Serikat memperkirakan bahwa 97 persen informasi diciptakan, diterima dan dipelihara secara elektronik (State of Florida, Electronic Records and Records Management Practices Manual, 2008).
K. Syarat Kelengkapan Arsip Elektronik
Untuk memastikan bahwa isi yang terkandung pada arsip elektronik terpelihara dengan baik maka organisasi organisasi pencipta arsip harus menjamin bahwa setiap arsip elektroniknya mempunyai unsur-unsur bentuk intelektual. Unsur-unsur tersebut adalah:
1. Penanggalan secara kronologis baik pengiriman maupun penerimaan
2. Tempat arsip itu dibuat dan/atau dari mana ia dikirim.
3. Alamat Pengirim
4. Nama atau/dan tanda tangan penulis atau pengarang
5. Alamat Penerima
6. Penerima
7. Subjel/Perihal
8. Disposisi
L. Masalah Arsip Elektronik di Luar negeri
Jika kita ingin mengetahui agak lebih juh lagi mengapa ada pandangan yang berbeda di negara-negara Eropa ini terhadap arsip elektronik, maka kita dapat mengambil Swedia dan Jerman sebagai dua contoh yang salaing bertolak belakang. Swedia hampir 30 tahun lalu telah mengakui keabsahan arsip rekod sebagai alat bukti. Cepatnya pengakuan ini disebabkan bahwa Swedia telah mempunyai sistem manajemen arsip berbasis kertas yang sangat baik. Dengan disiplin tinggi, penuh tanggung jawab dan konsisten organisasi di Swedia menjalankan sistem manajemen arsip mereka. Tradisi dan kultur dalam mengolah arsip yang baik ini memudahkan bagi Arsip Nasional Swedia untuk cepat menyatakan arsip elektronik sebagai alat pembuktian yang sah.
Sementara pengadilan-pengadilan di Jerman masih merasakan keraguan untuk mengakui arsip elektronik sebagai alat pembuktian. Alasan adanya manipulasi yang erat kaitannya dengan teknologi informasi itu sendiri yang memang dapat dimanipulasi kiranya mungkin dapat disusuri dari kemampuan orang Jerman dalam menguasai teknologi tinggi. Dan diantara mereka mungkin saja banyak yang menggunakan keterampilan penguasaan teknologinya untuk maksud-maksud yang tidak baik.
Untuk di Indonesia Fuad Gani berpendat bahwa pengakuan arsip elektronik pada awalnya akan didasarkan pada kasus per kasus. Artinya ketika rekanan bisnis atau pengadilan mengetahui dan mengakui bahwa sistem manjemen arsip yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan sudah baik dan dijalankan dengan penuh tanggung jawab, disiplin dan konsisten, maka tidak ada keraguan untuk mengakui arsip elektronik sebagai alat bukti yang sah.
M. Masalah Hukum Arsip Elektronik
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam arsip elektronik yang harus diperhatikan, diantaranya:
1. Penipuan Komputer: perusakan, perubahan, penipuan dan pencurian data
2. “Privacy” (Perlindungan data) dan Penyebaran Informasi
3. Tanpa Hak Memasuki Sistem Komputer
Pasal 406 KUHP mengatur:
Barangsiapa dengan sengaja dan secara melawan hukum menghacurkan, merusakkan, membuat hingga tidak dapat dipakai lagi atau menghilangkan sesuatu benda yang seluruhnya atau sebagian adalah kepunyan orang lain, dihukum dengan hukuman penjara selama-lamanya dua tahun dan delapan bulan atau dengan hukuman denda setinggi tingginya empat ribu lima ratus rupiah.
4. Hak Cipta
Hak cipta adalah hak diberikan kepada pencipta atau orang ditunjuknya untuk memperbanyak suatu karya ciptaan dan untuk diakui sebagai pencipta. Hak cipta hanya melindungi ungkapan dari suatu ide atau gagasan bukan ide atau gagasan itu sendiri. Ungkapan itu disimpan dalam media yang bersifat permanen yang memungkinkan dilakukan reproduksi ciptaanya tersebut. Kertas, magnetic tape, disket, CD misalnya merupakan media yang memungkinkan suatu gagasan disimpan secara permanen.
Ada dua macam hak yang harus diperhatikan dalam pembicaraan mengenai hak cipta. Pertama adalah hak moral. Hak ini pada intinya memberikan jaminan kepada penciptanya untuk diakui sebagai pencipta dan hak untuk menolak segala macam bentuk distorsi (perubahan) terhadap karya ciptanya. Hak ini bersifat abadi dan tudak bisa dipindah-tangankan. Kedua adalah hak ekonomi. Hak ini pada prinsipnya berhubungan dengan hak yang diberikan kepada pencipta atau orang yang ditunjuknya untuk memperbanyak suatu karya ciptaan. Hak ini bersifat sementara dan dapat dialihkan kepada orang lain.
Karya-karya yang menjadi subjek perlindungan hak cipta antara lain adalah:
a. karya literatur : koran, artikel journal, puisi, cerpen, buku (baik fiksi maupun tidak), aturan permainan, lirik lagu, buku harian, program komputer dan bentul lain dari tulisan;
b. karya drama: sandiwara, naskah film;
c. karya musik;
d. karya seni: lukisan, ukiran, foto, peta, patung, dll;
Lamanya perlindungan hak ekonomi terhadap karya ini berbeda-beda. Karya yang ditulis dalam bentuk buku misalnya dilindungi sampai 50 tahun setelah sang pencipta meninggal dunia.
Melihat dari macam karya dilindungi, maka jelas bahwa hampir semua materi yang tersimpan di suatu lembaga kearsipan tidak lepas dari perlindungan hak cipta. Dan tentu saja menimbulkan konsekuensi hukum bagi pengelolanya terutama mengenai masalah memperbanyak suatu karya ciptaan. Undang-undang hak cipta biasanya memperbolehkan perorangan atau lembaga untuk memperbanyak suatu karya ciptaan tanpa melanggar hak cipta.
Keadaan atau syarat yang memungkinkan memperbanyak suatu karya karya ciptaan di lingkungan dunia kearsipan adalah:
1) Memperbanyak karya ciptaan untuk maksud melestarikan karya yang tidak terbitkan atau menganti karya yang diterbitkan. Jika suatu karya yang diterbitkan yang disimpan dalam koleksi mengalami kerusakan maka membuat salinan karya diperbolehkan sejauh usaha untuk mendapatkan salinan tidak berhasil dalam waktu yang cukup lama atau dikarenakan harganya terlalu mahal dan hal ini dibuktikan oleh pejabat arsip yang bersangkutan;
2) Memperbanyak untuk tujuan penelitian yang sedang dilakukan oleh lembaga arsip;
3) Memperbanyak untuk tujuan memberikannya kepada pemakai sejauh pemakai telah memenuhi prosedur yang telah ditetapkan;
4) Memperbanyak untuk tujuan me-microfilm-kan karya ciptaan dalam rangka penghematan tempat. Kegiatan ini bisa dilakukan jika karya ciptaan memang ada pada koleksi lembaga arsip yang bersangkutan.
Di luar dari ketentuan di atas maka para pengelola arsip harus mendapatkan izin secara tertulis dari pemilik hak cipta untuk memperbanyak suatu karya ciptaan.
5. Kerahasiaan
Kerahasiaan data harus mempunyai tiga unsur (dalam perkara Coco v. A.N. Clark) yaitu:
a. Informasi itu harus mempunyai kualitas kerahasiaan;
b. Informasi itu harus diberikan dalam keadan-keadaan yang menimbulkan
c. Kewajiban merahasiakan;
d. Harus ada suatu penggunaan tidak sah terhadap informasi tersebut yang
e. Merugikan pihak yang memilikinya.
Tersedianya data rahasia dalam bentuk elektronik dapat menempatkan pemilik data pada posisi resiko tinggi akan terjadinya kebocoran data. Kasus ‘hacking’ misalnya, memperlihatkan betapapun rumit dan ketatnya perlindungan data demi kerahasiaan kadang dapat bobol juga.
N. Pelaku Manajemen Arsip Paradigma Baru
Berikut ini digambarkan matriks pengelola arsip paradigma lama dan baru:
No Lama Baru
1. Penjaga arsip Penyimpan dan pemasok informasi bagi kepentingan organisasi
2. Gagap teknologi informasi Terampil teknologi informasi
3. Keterampilan klerikal Keterampilan manajerial
4. “Low profile” “High profile”
5. Minimal dalam penggunaan kemampuan intelektual Maksimal dalam penggunaan kemampuan intelektual
6. Keterampilan bahasa asing rendah Keterampilan bahasa asing tinggi (Inggris)
7. Awal dan akhir karir di tempat yang sama Awal dan akhir karir ada perubahan tidak saja dari segi tempat tetapi juga posisi yang lebih baik
8. Kemampuan komunikasi kurang Kemampuan komunikasi tinggi
O. Contoh Kasus Mengenai Arsip
Kasus-kasus yang menyangkut peranan penting arsip dalam perkara hukum selalu menarik untuk diikuti. Banyak kasus yang terungkap akibat keberadaan arsip yang kuat dan lengkap telah mengantarkan para pelakunya ke tembok penjara atau menimbulkan kontroversi di tengah masyarakat.
1. Arsip Garnadi
Mantan Wakil Ketua Panitia Pelaksana Penentuan Tim-TIM (P3TT) Mayjen (Pur) Garnadi, ketika diperiksa Tim KPP HAM menolak materi atau yang lebih dikenal dengan istilah arsip Garnadi.Mayjen TNI (Purn) Garnadi mengakui bahwa kop surat dan tanda tangan memang miliknya. Akan tetapi arsip yang ada dalam bentuk fotokopi masih perlu diuji keabsahannya. Disamping itu substansi atau isi arsip tersebut sangat berbeda. Isi arsip itu sendiri dari keterangan Munir ketua Kontras merupakan gambaran umum mengenai penjelasan mengenai jika opsi I gagal. Opsi berikutnya menggambarkan suasana di Tim-Tim demikian kacau akibat pertentangan antara kelompok pro integrasi dengan kelompok pendukung kemerdekaan. Untuk itu pemerintah menilai tidak ada gunanya Tim-Tim dipertahankan. Selanjutnya, rencana pengamanan penarikan diri harus disiapkan dan fasilitas vital harus dirusak.
Arsip Garnadi ini memakai Kop surat Menko Polkam bernomor 53/TimP4OKPP/7/1999 tertanggal 3 Juli 1999. Setiap lembarnya, di pojok kanan atas dibubuhi cap “Rahasia” dan pada lembar gambar keempat tertera tanda tangan AsmenkoI/Poldagri atas nama HR Garnadi serta ada capnya. Pengacara Mayjen TNI (Purn) Garnadi, Yan Juanda mengatakan bahwa substansi isi fotokopi arsip bertentangan dengan instruksi Jendral (Pur) Wiranto yang menginstruksikan pengamanan instansi vital. Terbukti sampai sekarang bahwa instansi vital itu masih utuh yaitu Pertamina, PLN, Telkom, dan rumah sakit serta 4000 staf Unamet tidak ada satupun terluka.
Dikatakan penelusuran terhadap arsip asli Garnadi ini agak sulit karena yang beredar adalah fotokopi, sementara yang asli sudah susah diselusuri. Arsip yang berisi laporan kepada Feisal Tanjung pertama-tama bocor di Australia untuk kemudian baru “merembes” kembali ke Indonesia. Sementara itu surat kabar Inggris, “The Independent” dalam edisinya Sabtu melaporkan memperoleh sejumlah arsip tersebut yang terang-terangan menyebutkan kalau para jendral TNI mengatur langsung aksi-aksi tekanan dan kekerasan terhadap mereka yang pro kemerdekaan. The Independent mengaku memperoleh salinan arsip-arsip tersebut dari para aktivis HAM. Yayasan Hak Rakyat Tim-Tim yang mengklaim mendapatkan surat-surat rahasia itu setelah mnyelusup masuk ke gedung bekas markas regional TNI-AD di Dili yang telah ditinggalkan. (sumber M Web, 99-2000)
2. Keberanian Seorang Hakim Perancis
Eva Joly dengan sabar dan teliti mengggali pada tumpukan arsip lebih sembilan tahun belakangan ini. Pada tumpukan arsip tersebut ia menemukan kegiatan korupsi tingkat tinggi, penyalahgunaan dan pencurian dana masyarakat. Temuan arsip hakim Eva Joly telah menjadikan para tokoh masyarakat Perancis yang berpengaruh dan sering berpenampilan santun menghadapi kenyataan bahwa diri mereka harus diperlakukan sama di depan hukum.
Bernard Tapie, tokoh politik terkemuka di Perancis dan Roland Dumas, mantan Menteri Luar Negeri Perancis dan kawan dekat mantan Presiden Francois Mitterrand harus merasakan tidak enaknya menghabiskan waktu di tembok penjara dan rasa malu yang tak tertahankan. Dari orang yang dihormati, dikagumi dan disanjung, kini mereka harus menerima kenyataan sebagai orang yang hina dan dicap sebagai penghianat masyarakat.
Hakim Eva Joly, yang harus mempertaruhkan nyawanya setiap saat, membedah arsip untuk menyingkirkan rasa tabu menyerang tokoh masyarakat yang mepunyai indikasi kuat melakukan kesalahan dan kejahatan. Arsip yang ia miliki menjadikan banyak mantan pejabat di Perancis menjalani masa tuanya dengan perasaan was-was dan khawatir karena kehidupan mereka bisa berujung di penjara.
Dari kedua kasus yang dipaparkan disini kita melihat betapa arsip mempunyai peran yang begitu penting untuk membongkar kejahatan kepada rakyat. Di Indonesia pun kita melihat kenyataan ini. Akbar Tanjung, ketua DPR harus menerima kenyataan pahit bahwa ia dinyatakan bersalah dalam penggunaan dana Bulog bedasarkan bukti arsip yang diketemukan. Irma Hutabarat, ketua ICE on Indonesia dan presenter andalan stasiun Metro TV untuk acara isu-isu sosial politik harus berurusan dengan polisi karena dilaporkan menyalagunakan miliaran rupiah sumbangan dana untuk korban banjir di Jakarta. Manajemen Lippo akan menghadapi tuduhan kejahatan karena mengeluarkan dua arsip laporan keuangan yang bertentangan. Arsip adalah rekaman peristiwa. Peristiwa itu bisa bersumber pada pikiran seseorang, pada tindakannya yang dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Dan arsip-arsip ini pada suatu masa akan mengundang kekaguman pada diri orang tersebut atau kebencian yang mendalam.
DAFTAR BACAAN
Erlandsson, Alf, Electronic Records Management: A Literature Review, ICA Studies, 1996
Bearman, David, Electronic Evidence: Strategies for managing Records in Contemporary Organizations, Archives & Museum Informatics, Piitburrgh, 1994
Bainbridge, David, Komputer dan Hukum, Sinar Grafika, 1993
Pederson, Ann, An Electronic Records Management Reader, Part One: Topic 1-6 School of Information, Libarary & Archives studies, The University of New South Wales, 1996
Pederson, Ann, An Electronic Records Management Reader, Part two: Topic 7-9 School of Information, Libarary & Archives studies, The University of New South Wales, 1996
Schwartz, Candy. Records Management and LibraryAblex Publishing, New Jersey, 1993
Smith, Kelvin, Electronic Records Management: Planning and implementing, A practical guide, Facet Publishing, London, 2007
Sudirdja, Eddy Djunaedi, Memberantas Kejahatan Komputer Dengan Hukum Pidana, Mahakamah Agung-RI, 1993
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan