Arsip

Arsip selalu terkait erat dengan organisasi penciptanya (creating agency) dan informasi yang terekam tersebut merupakan hasil samping (by-product) dari kegiatan transaksi atau kegiatan operasional organisasi. Untuk membedakan antara arsip dengan informasi yang terekam lainnya seperti bahan pustaka, majalah, koran dan lain-lainnya, atau yang sering disebut sebagai karya cetak atau karya rekam, informasi yang terekam dalam media apapun baru dapat disebut arsip bila memenuhi tiga syarat yaitu isi yang terkandung (content), struktur informasi (structure), dan keterkaitan informasi dengan lembaga penciptanya (context). Dengan kata lain, arsip harus merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian atau kegiatan dan berisi data yang mempunyai arti secara sosial (Djoko Utomo, 2001: 4).

Dengan begitu terdapat perbedaan tegas antara "information products" dengan "information by-products" (arsip). Dilihat dari asal-usulnya, "information products" sengaja ditulis atau direkam terutama mengenai bermacam-macam persoalan pokok, termasuk karya-karya imajinasi (fiksi), karya-karya hasil pemikiran/ilmiah, karya-karya artistik dan seni, dan karya-karya lainnya yang sejenis. Adapun "information by-products" diciptakan maupun dikumpulkan untuk kegiatan transaksi, administrasi, dan kegiatan lainnya yang berkaitan dengan aktivitas sosial dan organisasional. Bila dilihat dari aspek tujuannya, "information products" sengaja dirancang untuk didesiminasikan atau dipublikasikan baik itu berupa knowledge, ide, perasaan, opini, entertainment, dan lainnya. Adapun "information by-products" tujuannya untuk memfasilitasi kegiatan organisasi, sebagai bukti aktivitas dan peristiwa yang berkaitan dengan organisasi. Dilihat dari keterkaitannya, "information products" terkait dengan penulisnya, subjeks, penerbit, distributor, dan produsernya. Sementara "information by-products" terkait dengan konteks penciptanya, aktivitas, dan keterkaitan antararsip. Dilihat dari media atau formatnya, tergantung dari penguasaan perorangan atau organisasi penciptanya terhadap perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (McKemmish, 1993: 7)

Media rekam informasi atau arsip dapat dikelompokkan kedalam tiga kelompok, yaitu:

(1) Media rekam kertas. Banyak sebutan untuk media rekam kertas seperti "arsip kertas", "arsip konvensional", "arsip tekstual", "hard-copy", "human readable" atau "paper based records".

(2) Arsip audio visual (audio-visual base records). Termasuk dalam kelompok ini adalah arsip gambar statik (still images), arsip citra bergerak (moving images), dan arsip rekaman suara (sound records).

(3) Arsip komputer atau elektronik (computer/electronic base records). Termasuk dalam kelompok ini adalah data-data yang tersimpan dalam floppy disk, optik, hardisk, dan compact disk.

David Roberts menyebut media rekam informasi nonkertas dengan istilah "Records in Special formats" yang terdiri dari arsip foto (photographs), Arsip Citra bergerak (cine film, videotape, optical digital video disk), Sound recordings (photographic recording, magnetic tape recording, dan optical digital recording), arsip peta dan arsip arsitektural, gambar (drawings), ephemara (poster, leaflet, kartu ucapan selamat, kartu pos, dan tiket), object, art works, publikasi, dan electronic records (Roberts, 1993: 385). Dari ketiga media rekam tersebut, atau dari dua kategori arsip kertas dan nonkertas tersebut, media rekam kertas (paper base records) merupakan media yang paling tinggi penggunaannya baik frekwensi maupun jumlahnya.

Di Indonesia, pengertian "records" dan "archives" dapat ditelusuri dalam Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Perbedaan keduanya terletak pada aspek fungsi penggunaan arsip tersebut. Records adalah arsip dinamis yang masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan pemerintahan atau dipergunakan secara langsung untuk operasional organisasi pencipta arsip. Arsip Dinamis ini dalam aspek kepentingan penggunaannya juga dibedakan lagi menjadi dua, yakni arsip dinamis aktif (active records/current records) dan arsip dinamis inaktif (inactive records). Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi dan keberadaan arsip ini di unit pengolah masing-masing unit kerja atau Central Files masing-masing organisasi. Adapun arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekwensi penggunaannya untuk kegiatan administrasi mulai menurun dan arsip ini dikelola dalam satu unit tersendiri yang disebut Records Centre (Pusat Arsip).

Sementara itu, archives atau arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan operasional organisasi penciptanya tetapi masih mempunyai nilai guna sekunder atau permanen (informational dan evidential value). Pengelolaan arsip statis tidak lagi berada di instansi penciptanya, tetapi dikelola oleh lembaga tersendiri ( Arsip Nasional RI, Badan atau Kantor




















Perkembangan global dewasa ini semakin menuntut pentingnya informasi bagi bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan pihak lain.

Pengertian Arsip
1. Arsip
Secara terminologis, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan (Walne, 1988: 128).
Sedangkan dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 1 disebutkan, yang dimaksud arsip adalah: (a) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah; (b) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
2. Guna Arsip
Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. Bagi instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi pelaksanaan kegiatan, pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan, sarana peningkatan efisiensi operasional instansi, memenuhi ketentuan hukum yang berlaku, dan sebagai bukti eksistensi instansi. Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti pertanggungjawaban, rekaman budaya nasional sebagai “memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa, dan sebagai bukti sejarah.
3. Peran kearsipan
Peranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari-hari disegala bidang kegiatan. Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya
4. Fungsi Arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua: arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
5. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. Bagi instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi pelaksanaan kegiatan, pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan, sarana peningkatan efisiensi operasional instansi, memenuhi ketentuan hukum yang berlaku, dan sebagai bukti eksistensi instansi. Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti pertanggungjawaban, rekaman budaya nasional sebagai “memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa, dan sebagai bukti sejarah.
Untuk mencapai tujuan keseluruhan manajemen kearsipan yaitu memberi arsip yang tepat pada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah-rendahnya maka manajer kearsipan harus mengetahui:
1. Jenis arsip yang dimiliki;
2. Dimana mereka disimpan;
3. Dan besarnya arsip yang dimiliki
6. Retensi Arsip
Untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional instansi, arsip harus disusutkan. Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979, pasal 2, penyusutan berarti memindahkan arsip aktif dari unit-unit pengolah ke Unit Kearsipan di lingkungan instansi masing-masing, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku dan menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan ke Arsip Nasional RI. Penyusutan arsip, dalam perspektif ilmu pengetahuan adalah fungsi “pelestarian arsip” yang bernilai guna sekunder bagi kehidupan kebangsaan. Dengan adanya pedoman penyusutan arsip sejak awal telah dapat dipantau dan dilakukan langkah “penyelamatan” bukti pertanggung jawaban nasional dan bukti prestasi intelektual berupa nilai budaya bangsa yang terekam dalam bentuk arsip.
7. Pelestarian Arsip
Masalah pelestarian dan penyelamatan arsip menjadi sangat penting, terlebih setelah dalam tahun-tahun terakhir ini banyak sekali musibah yang menimpa negeri kita yang dapat berakibat pada rusak/hilangnya sejumlah arsip. Untuk itu lahirlah Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: 06 Tahun 2005 Tentang Pedoman Pelindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara terhadap Musibah/Bencana. Sebagai informasi terekam, dokumen/arsip vital negara merupakan bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas kinerja, alat bukti hukum dan memori organisasi. Oleh karena sifatnya yang sangat penting, arsip vital harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak yang diakibatkan oleh bencana. Dengan adanya pedoman ini maka akan memberikan koridor hukum dalam kegiatan penyelamatan arsip.
8. Inventaris arsip
Inventaris arsip atau disebut juga survey arsip adalah sebuah ulasan rinci mengenai jumlah, tipe, fungsi, dan pengorganisasian arsip yang akan dikelola. Kegiatan ini akan menjawab pertanyaan seperti:
a) Jenis arsip apa yang kita miliki?
b) Dimana arsip tersebut tersimpan?
c) Berapa banyak arsip yang kita miliki?
d) Apakah arsip itu aktif, inaktif atau tidak penting?
e) Apakah arsip itu vital?
f) Mana yang merupakan salinan arsip?
Inventaris arsip mempunyai tiga tujuan utama yaitu :
1) Menentukan status dan cakupan arsip yang akan dikelola.
2) Memberikan pangkalan data untuk mengembangan program retensi arsip.
3) Memberikan informasi untuk keputusan lain dalam pengembangan program manajemen kearsipan yang efektif. Sebagai contoh informasi yang diberikan oleh inventaris arsip memberikan dasar untuk menentukan fasilitas, peralatan, pemasokan, dan staf yang diperlukan untuk mengelola arsip organisasi. Disamping itu kita akan mengetahui pelatihan apa yang diperlukan staf, pengawasan apa yang diterapkan pada penciptaan dan penggandaan arsip dan langkah apa yang harus diambil untuk melindungi arsip vital.
C. Nilai Sebuah Arsip
Organisasi modern adalah organisasi yang bertumpu pada informasi (a modern organization is an information based organization), karena lewat informasi inilah pola huhungan antara “state” (negara) dan “civil society” (masyarakat sipil) dapat berlangsung secara sinergis. Ditambah lagi pepatahdari ANRI bahwa memory can fail, but what is recorded will remain (ANRI, 1980: 12).
Penilaian arsip adalah pemeriksaan data yang dikumpulkan melalui inventaris arsip untuk menentukan nilai setiap seri arsip. Proses penilaian arsip menjamin bahwa retensi dan pemusnahan arsip dilakukan dengan tepat. Hasil dari proses ini adalah jadual retensi arsip.
Arsip yang merupakan data terekam dalam segala bentuknya kian hari makin dirasakan peran dan manfaatnya di dalam menunjang aktivitas suatu lembaga. Menurut Milton Reitzfeld ( “Records Management” dalam buku Victor Lazzaro, (ed.), Systems and Procedures: A Handbook for Business and Industry, 1959, p. 243.) mentapkan adanya 7 (tujuh) nilai dari suatu arsip terutama untuk keperluan menentukan jangka waktu penyimpanan, yaitu :
1. values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi)
2. values for legal use (nilai-nilai kegunaan hukum)
3. values for fiscal use (nilai-nilai untuk kegunaan keuangan)
4. values for policy use (nilai-nilai untuk pembuatan kebijaksanaan)
5. values for operating use (nilai-nilai untuk pelaksanaan kegiatan)
6. values for historical use (nilai-nilai untuk kegunan sejarah)
7. values for research (nilai untuk penelitian)
Melihat kalimat di atas dapat menggambarkan bahwa masyarakat dan negara sangat membutuhkan informasi dan danya kerjasama antara pemerintah dan masyarakat dalam upaya penyelamatan, pelestarian, dan pemanfaatan arsip. Ironisnya, arsip-arsip penting yang bersifat kenegaraan banyak beredar di tangan-tangan gelap dan bahkan ada yang “dibisniskan”. Padahal telah jelas dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan bahwa segenap arsip negara harus diserahkan kepada negara, yang apabila dimiliki secara individu, individu bersangkutan dapat dikenai sanksi hukum.
Sebagai contoh pidato-pidato Bung Karno tahun 1965-1967, masih ada beredar di masyarakat, padahal itu termasuk arsip yang harus diserahkan kepada negara. Bila dokumen itu dapat diserahkan masyarakat kepada Kantor/Badan Arsip Daerah/Nasional akan menjadi dokumen bersejarah penting. Semua itu bisa hanya terwujud, jika antara pemerintah dan masyarakat ada good will (kemauan baik) dan mutual understanding (kerjasama saling pengertian). Meskipun demikian, tidaklah semua arsip dapat “dibuka untuk umum”, karena dalam beberapa hal ada sejumlah rahasia negara yang dilindungi Undang-undang. Karena itu penting diketahui pembedaan kategori arsip yang menjadi hak instansi pemerintah dan arsip yang bisa diakses seluruh masyarakat.
Sesuai dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nomor 02/SE/1983, arsip dapat dibedakan antara nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Nilai guna primer pada prinsipnya adalah nilai yang melekat pada kepentingan operasional instansi yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dibedakan dalam empat nilai guna yaitu: (1) Administrasi: Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggungjawab kedinasan; (2) Hukum: Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab kewenangan; (3) Fiskal: Merupakan nilai guna yang berbubungan dengan tanggungjawab keuangan; (4) Ilmiah Teknologi: Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab intelektual/prestasi budaya.
Disamping nilai guna primer, sebagian kecil arsip memiliki nilai guna sekunder yang berkaitan dengan bukti pertanggungjawaban nasional dan atau pelestarian budaya bangsa. Termasuk dalam nilai guna sekunder, adalah nilai guna information dan nilai guna evidential. Arsip bernilai guna informasional pada prinsipnya adalah semua hal yang mengenai peristiwa/fenomena orang/organisasi/tempat yang menjadi bagian langsung dari arus peristiwa nasional dan/tokoh nasional. Arsip bernilai guna evidential, merupakan arsip bukti keberadaan sejarah lembaga, pencipta (creating agency) arsip yang bersangkutan atau keberadaan sesuatu fenomena sejarah. Termasuk pula arsip jenis ini produk hukum yang bersifat mengatur dari instansi yang bersangkutan dan bukti prestasi budaya/intelektual yang bersifat original. Semua arsip yang bernilai guna sekunder, tersebut dalam prinsipnya adalah arsip bernilai guna permanen, artinya harus dilestarikan keberadaannya. Untuk arsip, bernilai guna permanen, dapat disimpan secara terus menerus di lembaga pencipta (creating agency) dan apabila sudah tidak diperlukan lagi wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai arsip statis.
Seluruh Fraksi DPR RI menyatakan siap dan menyetujui RUU tentang Kearsipan untuk dibahas lebih lanjut di Komisi II DPR RI. Hal ini disampaikan masing-masing juru bicara fraksi pada rapat kerja dengan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara, wakil dari Menteri Hukum dan HAM, Menteri Pendidikan Nasional dan Menteri Keuangan, Senin (29/6) yang dipimpin Ketua Komisi II E.E.
Dalam pandangan Fraksi Partai Golkar, juru bicara Andi Wahab Datuk Majokayo mengatakan, UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yang telah ada sebelumnya dirasa sudah tidak sesuai dengan dinamika kearsipan yang berkembang begitu pesatnya. Untuk itu, UU tersebut perlu dilakukan revisi. Pengalaman membuktikan, arsip yang tidak baik akan menimbulkan kekacauan dan menyulitkan pertanggung jawaban di kemudian hari. Sebagai contoh, kasus hilangnya Super Semar yang menjadi kunci sejarah dan lepasnya Pulau Sipadan dan Ligitan dari Negara Kesatuan Republik Indonesia menunjukkan bukti arsip kita yang dikelola tidak baik. Padahal, arsip dapat dikatakan vital pada semua proses pemerintahan.
Senada dengan itu, juru bicara F-PPP Chozin Chumaidy mengatakan, kasus Sipadan dan Ligitan menunjukkan kita tidak serius menyelamatkan arsip nasional, sehingga ketika kita membutuhkan data-data lengkap yang berkaitan dengan pulau tersebut kita tidak menyimpannya dengan baik. Untuk itu diperlukan penyediaan arsip yang mudah diakses, cepat dan akurat.
F-PPP juga mengingatkan perlunya diatur secara tegas mengenai sanksi di dalam RUU tersebut. Barnstein Samuel Tundan juru bicara Fraksi Partai Demokrat mengatakan, arsip merupakan dokumen yang maha penting dan harus dipelihara dengan baik. Dalam kenyataannya di lapangan, kita sering mengalami sulitnya mendapatkan dokumen atau data lama yang akan dipakai sebagai bukti. Arsip tidak hanya sebagai penyimpan data saja, tapi lebih jauh dari itu sebagai dokumen fakta-fakta. Terlepas dari kepentingan politis, fraksinya berharap dengan adanya RUU ini tidak akan ada lagi pengaburan sejarah seperti kasus Super Semar. Sementara juru bicara F-PAN Nidalia Djohansyah Makki mengatakan, fungsi arsip tidak hanya fungsi masa depan, tapi juga fungsi masa lampau.
Persoalan arsip di sini membutuhkan adanya manajemen yang baik. Masalahnya, kata Nida, belum ada kesadaran yang kuat akan arti pentingnya kearsipan. Arsip dalam hal ini belum dikelola dengan baik, arsip dipandang sebagai sesuatu yang tidak berguna. Ke depan, paradigma ini harus diubah bahwa arsip adalah sesuatu hal yang sangat penting dan berguna bagi kepentingan negara. Juru Bucara Fraksi Kebangkitan Bangsa Saifuddin Zuhri Alhadi mengatakan, arsip yang dikerjakan di kantor pusat, maupun di daerah selama ini masih dikerjakan secara manual. Hal ini tentu saja tidak lagi sesuai dengan perkembangan jaman.
Menurut fraksinya, arsip yang baik harus mampu mendokumenkan secara lengkap dan akurat terhadap seluruh kearsipan yang ada. Namun harus tetap terjaga keautentikan dan keakuratan dari arsip tersebut. Untung Wahono jubir Fraksi Partai Keadilan Sejahtera mengatakan, arsip dipandang bukan hal yang serius, karena itu banyak kekacauan dalam pengelolaannya. Hal ini dikarenakan tidak memahami akan pentingnya arsip tersebut. Dalam hal ini, manajemen dan lembaga arsip memegang peranan penting dalam mendokumenkan kepentingan arsip nasional. Dalam pandangan Fraksi Bintang Pelopor Demokrasi, Fraksi Partai Bintang Reformasi dan Fraksi Partai Damai Sejahtera yang disampaikan secara tertulis kepada Pimpinan Komisi II DPR mengatakan, fraksinya juga menyetujui RUU Kearsipan dibahas lebih lanjut.
Sanksi Tegas Pada kesempatan tersebut Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Taufiq Effendi mengatakan, garis besar RUU Kearsipan yang akan dibahas ini nantinya memuat substansi yaitu tanggung jawab penyelenggaraan kearsipan, pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, organisasi profesi arsiparis dan peran serta masyarakat dalam kearsipan serta sanksi administrasi dan sanksi pidana. Ketentuan pidana di sini diberlakukan mengingat kejahatan arsip sudah menimbulkan kerugian dan bahaya bagi penyelenggaraan kehidupan berbangsa, bernegara dan bermasyarakat. Ketentuan pidana dalam RUU Kearsipan ini diberlakukan bagi setiap orang yang memiliki arsip tanpa hak, menyimpan dan menyebarluaskan informasi arsip tanpa hak, memusnahkan arsip dengan cara melawan hukum, mengekspor arsip ke luar wilayah negara, membocorkan arsip yang masih dalam status rahasia untuk diakses publik, dan memberikan arsip yang masih dalam status rahasia kepada pihak yang tidak berwenang. Sementara menanggapi kasus lepasnya Sipadan dan Ligitan, Taufiq sependapat jika pengarsipan kita tidak dikelola secara baik. Hal itu menjadi pelajaran yang mahal bagi bangsa Indonesia bahwa kekacauan arsip akan berdampak merugikan bangsa dan negara.
E. Arsip Menurut Para Pakar
Ketua Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Indonesia Fuad Gani mengatakan, arsip adalah sumber informasi penting yang dapat memberikan sumber bukti yang terpercaya dan sahih mengenai suatu keputusan dan tindakan. Kekacauan sistem penyimpanan arsip akan mengantarkan kepada sulitnya menentukan pertanggungjawaban terhadap suatu tindakan untuk meminta pertanggungjawaban seseorang. Fuad menambahkan, arsip publik yang relevan dan akurat harus tersedia jika pemerintah ingin menegakkan aturan hukum dan menunjukkan perlakukan yang adil, sama dan konsisten terhadap setiap warga negaranya.
Menurut Fuad, sebagai negara besar dengan kekayaan alam melimpah, budaya yang beragam dan jumlah penduduk yang besar, Indonesia masih ketinggalan dalam tata pamong informasi yang berbasis pada manajemn arsip yang baik. Keadaan ini menurut Fuad, salah satunya tercermin pada hanya sebagian kecil lembaga yang menjalankan manajemen kearsipan secara komprehensif dan benar. Keadaan ini banyak disebabkan oleh kurang serius atau sifat ambivalen manajemen atau pimpinan terhadap pentingnya arsip. Selain itu, dia juga menilai masih kurangnya tenaga kearsipan yang professional. Citra sebagai profesi kelas dua, gaji yang kecil dan penghargaan yang minim dan resiko yang tinggi menyebabkan orang kurang berminat menggeluti profesi ini.
Lebih jauh Fuad menambahkan, dasar dari semua kewenangan manajemn arsip adalah aturan hukum yang paripurna dan mengikuti perkembangan jaman. Untuk itu, UU Arsip harus menjamin perlindungan menyeluruh untuk seluruh arsip pemerintah dan memberikan administrasi kearsipan kekuasaan luas untuk mengamankan dan melindungi arsip. Menurut Fuad, revisi UU Kearsipan adalah suatu kebutuhan yang tidak dapat ditawar-tawar lagi dalam rangka menuju Indonesia yang lebih baik. Sebagai dasar pertimbangan dilakukannya revisi UU dimaksud adalah perubahan sistem administrasi hukum dan teknologi, bentuk baru badan pemerintah, UU Informasi dan Transaksi Elektronik, UU Kebebasan Informasi Publik (KIP) dan keberadaan arsip elektronik. Selain itu, terselenggaranya manajemen arsip yang efektif di semua lembaga atau badan pemerintah dan juga swasta, terciptanya standar dan petunjuk penyimpanan arsip pemerintahan yang wajib dilaksanakan, dan terbukanya akses yang lebih luas terhadap informasi pada arsip.

Informasi dalam Arsip Menurut UU No. 43 Tahun 2009
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pada Bab I, pasal 1 beberapa poin penting adalah :
1. Pada poin 2 dikatakan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, organisasi, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Pada poin 3 dikatakan bahwa Arsip dinamis adalah arsip yang digunaka secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selam ajangka waktu tertentu.
3. Pada poin 4 dikatakan bahwa Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau hilang.
4. Pada poin 5 dikatakan bahwa Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
5. Pada poin 6 dikatakan bahwa Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
6. Pada poin 7 dikatakan bahwa Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung Maupin tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
7. Pada poin 8 dikatakan Arsip terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannnya.
8. Pada poin 9 dikatakan bahwa Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
9. Pada poin 11 dikatakan bahwa Akses arsip adalah ketersedian arsip sebagai hasil dari kewenangan hokum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana Bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
10. Pada poin 22 dikatakan bahwa Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftara yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahakan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
11. Pada poin 23 dikatakan bahwa Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
G. Definisi Manajemen Kearsipan
Definisi Manajemen Kearsipan adalah pelaksanaan pengawasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan usahanya. Ia mengawasi sistim penyimpanan arsip organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. Dengan kata lain Manajemen Kearsipan melakukan pengawasan sistematik mulai dari penciptaan, atau penerimaan arsip, kemudian pemrosesan, penyebaran, pengorganisasian, penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip.
Informasi yang sudah tersimpan menjadi arsip dapat berbentuk buku, makalah, foto, peta, atau barang dukumen dalam bentuk lainnya yang dibuat atau diterima untuk tujuan operasional dan legalitas dalam hubungannya dengan kegiatan usaha.
H. Akses Arsip
Beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan di dalam pembuatan kebijaksanaan akses terhadap arsip adalah :
1. Dalam Pasal 44 UU Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan dikatakan (1) Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dengan alas an apabila arsip dibuka untuk umum dapat:
a. Menghambat proses penegakan hukum;
b. Mengganggu kepentingan pelindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
c. Membahayakan pertahanan dan kemanan Negara;
d. Mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiannya;
e. Merugikan ketahanan ekonomi nasional;
f. Merigikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;
g. Mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hokum;
h. Mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
i. Mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan.
dan (2) Pencipta arsip wajib menjaga kerahasian arsip tertutup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) serta (3) Pencipta arsip wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip.
2. Memperhatikan sensitivitas dan kerahasian arsip.
3. Perlindungan terhadap privasi individu.
4. Batasan-batasan yang dibuat oleh depositor arsip.
5. Pemakai.
6. Akses yang sama terhadap arsip. Ini merupakan prinsip yang penting untuk menjamin bahwa lembaga arsip memberikan jasa rujukan tanpa ada rasa memihak atau prasangka terhadap pemakai yang telah ditetapkannya.
7. Tingkat akses. Arsiparis juga perlu menentukan tingkat akses yang diperbolehkan bagi pemakai. Tingkat akses biasanya mulai dari ijin untuk memasuki ke ruang baca atau penyelusuran sampai mendapatkan izin untuk merepruduksi atau menerbitkan arsip tertentu.
8. Kondisi fisik arsip. Jika arsip dalam kondisi buruk atau rusak, maka arsiparis harus mempertimbangkan pembatasan akses sampai arsip tersebut diperbaiki oleh bagian pelestarian. Cara lain adalah dengan memberikan fotokopi atau mikrofilm dari arsip yang bersangkutan. Cara ini dipandang baik terutama untuk arsip yang sering dipakai.
9. Keamanan arsip. Bahan arsip adalaj unik dan banyak arsip mempunyai nilai untuk pembuktian hukum atau pertanggungjawaban keuangan.
10. Biaya pembayaran. Arsip kebijaksanaan akses juga memuat aturan mengenai bayaran yang dibebankan kepada seorang pemakai jika ia menggunakan arsip yang menyangkut fasilitas, pelayanan dan pemberian salinan.
I. Posisi dan Peran Arsiparis dalam Perlindungan Informasi
Dalam BAB IX KETENTUAN PIDANA , UU. Nomor 43 tahun 2009 menjelaskan tentang ketentuan pidana kearsipan yaitu :
Pasal 81:
Setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara sebagaimana dimaksud dalam pasal 33 untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak dipidana dengan pidana penajara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling bayak Rp 250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).
Bunyi Pasal 33 adalah Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga Negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip Negara.
Pasal 82:
Setiap orang yang dengan sengaja menydiakan arsip dinamis kepada penggguna arsip yang tidak berhak sebagaiamana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun atau denda paling banyak Rp 125.000.000,00 (seratus dua puluh lima juta rupiah). Bunyi Pasal 42 ayat (1) Pencipta arsip wajib menydiakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
Pasal 83:
Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip Negara yang terjaga untuk kepentingan Negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (3) dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling banyak Rp 25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah).
Bunyi Pasal 42 ayat (3) Pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) wajib menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis yang masuk dalam kategori arsip terjaga.
Pasal 85:
Setiap orang yang dengan tidak menjaga kerahasian arsip tertutup sebagaimana dimaksud dalam pasal 44 ayat (2) dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).
Pasal 86:
Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 ayat (2) dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan paling banyak Rp 500.000.000,00 )lima ratus juta rupiah).
Pasal 87:
Setiap orang yang memperjualbelikan atau menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan kepada pihak lain di luar yang telah ditentukan sebagaimana dimaksud dalam pasal 53 dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp.500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).
BAB IX ini jelas menempatkan seorang arsiparis pada posisi rawan hukum dan menjadikannya ia harus ekstra hati-hati dalam melakukan tindakan terutama yang menyangkut perlindungan data atau informasi yang ada dalam arsipnya. Walaupun kesanya aturan pasal ini hanya berlaku bagi arsiparis yang bekerja di badan atau lembaga pemerintah, pasal ini dapat dijadikan acuan hukuman bagi pelanggaran yag dilakukan seorang pengelola arsip di lembaga swasta.
Melihat betapa informasi yang dikandung sebuah arsip mempunyai nilai tinggi bagi pihak yang bersangkutan, peran yang dimainkan seorang arsiparis menjadi penting juga, antara lain :
1. Menjadikan data atau informasi yang terekam tersedia ketika ia diperlukan oleh pihak yang berwenang mendapatkannya;
2. Melindungi informasi yang berharga tersebut dari kerusakan, pemalsuan dan pencurian.
Peran yang penting ini bukan saja menuntut kemampuan, kesetiaan dan tingkat intelektualitas yang tinggi pada diri seorang arsiparis untuk mengorganisasi informasi.
J. Arsip Elektronik
Kebanyakan arsip tidak lagi diciptakan atau diterima dalam bentuk kertas lagi. Ketika sistem dan aplikasi komputer berkembang pesat dan kemudian menyatu dengan proses kerja rutin, informasi semakin banyak kini diciptakan dan diterima dalam bentuk digital. Asosiasi Kepala Informasi Nasional di Amerika Serikat memperkirakan bahwa 97 persen informasi diciptakan, diterima dan dipelihara secara elektronik (State of Florida, Electronic Records and Records Management Practices Manual, 2008).
K. Syarat Kelengkapan Arsip Elektronik
Untuk memastikan bahwa isi yang terkandung pada arsip elektronik terpelihara dengan baik maka organisasi organisasi pencipta arsip harus menjamin bahwa setiap arsip elektroniknya mempunyai unsur-unsur bentuk intelektual. Unsur-unsur tersebut adalah:
1. Penanggalan secara kronologis baik pengiriman maupun penerimaan
2. Tempat arsip itu dibuat dan/atau dari mana ia dikirim.
3. Alamat Pengirim
4. Nama atau/dan tanda tangan penulis atau pengarang
5. Alamat Penerima
6. Penerima
7. Subjel/Perihal
8. Disposisi
L. Masalah Arsip Elektronik di Luar negeri
Jika kita ingin mengetahui agak lebih juh lagi mengapa ada pandangan yang berbeda di negara-negara Eropa ini terhadap arsip elektronik, maka kita dapat mengambil Swedia dan Jerman sebagai dua contoh yang salaing bertolak belakang. Swedia hampir 30 tahun lalu telah mengakui keabsahan arsip rekod sebagai alat bukti. Cepatnya pengakuan ini disebabkan bahwa Swedia telah mempunyai sistem manajemen arsip berbasis kertas yang sangat baik. Dengan disiplin tinggi, penuh tanggung jawab dan konsisten organisasi di Swedia menjalankan sistem manajemen arsip mereka. Tradisi dan kultur dalam mengolah arsip yang baik ini memudahkan bagi Arsip Nasional Swedia untuk cepat menyatakan arsip elektronik sebagai alat pembuktian yang sah.
Sementara pengadilan-pengadilan di Jerman masih merasakan keraguan untuk mengakui arsip elektronik sebagai alat pembuktian. Alasan adanya manipulasi yang erat kaitannya dengan teknologi informasi itu sendiri yang memang dapat dimanipulasi kiranya mungkin dapat disusuri dari kemampuan orang Jerman dalam menguasai teknologi tinggi. Dan diantara mereka mungkin saja banyak yang menggunakan keterampilan penguasaan teknologinya untuk maksud-maksud yang tidak baik.
Untuk di Indonesia Fuad Gani berpendat bahwa pengakuan arsip elektronik pada awalnya akan didasarkan pada kasus per kasus. Artinya ketika rekanan bisnis atau pengadilan mengetahui dan mengakui bahwa sistem manjemen arsip yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan sudah baik dan dijalankan dengan penuh tanggung jawab, disiplin dan konsisten, maka tidak ada keraguan untuk mengakui arsip elektronik sebagai alat bukti yang sah.
M. Masalah Hukum Arsip Elektronik
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam arsip elektronik yang harus diperhatikan, diantaranya:
1. Penipuan Komputer: perusakan, perubahan, penipuan dan pencurian data
2. “Privacy” (Perlindungan data) dan Penyebaran Informasi
3. Tanpa Hak Memasuki Sistem Komputer
Pasal 406 KUHP mengatur:
Barangsiapa dengan sengaja dan secara melawan hukum menghacurkan, merusakkan, membuat hingga tidak dapat dipakai lagi atau menghilangkan sesuatu benda yang seluruhnya atau sebagian adalah kepunyan orang lain, dihukum dengan hukuman penjara selama-lamanya dua tahun dan delapan bulan atau dengan hukuman denda setinggi tingginya empat ribu lima ratus rupiah.
4. Hak Cipta
Hak cipta adalah hak diberikan kepada pencipta atau orang ditunjuknya untuk memperbanyak suatu karya ciptaan dan untuk diakui sebagai pencipta. Hak cipta hanya melindungi ungkapan dari suatu ide atau gagasan bukan ide atau gagasan itu sendiri. Ungkapan itu disimpan dalam media yang bersifat permanen yang memungkinkan dilakukan reproduksi ciptaanya tersebut. Kertas, magnetic tape, disket, CD misalnya merupakan media yang memungkinkan suatu gagasan disimpan secara permanen.
Ada dua macam hak yang harus diperhatikan dalam pembicaraan mengenai hak cipta. Pertama adalah hak moral. Hak ini pada intinya memberikan jaminan kepada penciptanya untuk diakui sebagai pencipta dan hak untuk menolak segala macam bentuk distorsi (perubahan) terhadap karya ciptanya. Hak ini bersifat abadi dan tudak bisa dipindah-tangankan. Kedua adalah hak ekonomi. Hak ini pada prinsipnya berhubungan dengan hak yang diberikan kepada pencipta atau orang yang ditunjuknya untuk memperbanyak suatu karya ciptaan. Hak ini bersifat sementara dan dapat dialihkan kepada orang lain.
Karya-karya yang menjadi subjek perlindungan hak cipta antara lain adalah:
a. karya literatur : koran, artikel journal, puisi, cerpen, buku (baik fiksi maupun tidak), aturan permainan, lirik lagu, buku harian, program komputer dan bentul lain dari tulisan;
b. karya drama: sandiwara, naskah film;
c. karya musik;
d. karya seni: lukisan, ukiran, foto, peta, patung, dll;
Lamanya perlindungan hak ekonomi terhadap karya ini berbeda-beda. Karya yang ditulis dalam bentuk buku misalnya dilindungi sampai 50 tahun setelah sang pencipta meninggal dunia.
Melihat dari macam karya dilindungi, maka jelas bahwa hampir semua materi yang tersimpan di suatu lembaga kearsipan tidak lepas dari perlindungan hak cipta. Dan tentu saja menimbulkan konsekuensi hukum bagi pengelolanya terutama mengenai masalah memperbanyak suatu karya ciptaan. Undang-undang hak cipta biasanya memperbolehkan perorangan atau lembaga untuk memperbanyak suatu karya ciptaan tanpa melanggar hak cipta.
Keadaan atau syarat yang memungkinkan memperbanyak suatu karya karya ciptaan di lingkungan dunia kearsipan adalah:
1) Memperbanyak karya ciptaan untuk maksud melestarikan karya yang tidak terbitkan atau menganti karya yang diterbitkan. Jika suatu karya yang diterbitkan yang disimpan dalam koleksi mengalami kerusakan maka membuat salinan karya diperbolehkan sejauh usaha untuk mendapatkan salinan tidak berhasil dalam waktu yang cukup lama atau dikarenakan harganya terlalu mahal dan hal ini dibuktikan oleh pejabat arsip yang bersangkutan;
2) Memperbanyak untuk tujuan penelitian yang sedang dilakukan oleh lembaga arsip;
3) Memperbanyak untuk tujuan memberikannya kepada pemakai sejauh pemakai telah memenuhi prosedur yang telah ditetapkan;
4) Memperbanyak untuk tujuan me-microfilm-kan karya ciptaan dalam rangka penghematan tempat. Kegiatan ini bisa dilakukan jika karya ciptaan memang ada pada koleksi lembaga arsip yang bersangkutan.
Di luar dari ketentuan di atas maka para pengelola arsip harus mendapatkan izin secara tertulis dari pemilik hak cipta untuk memperbanyak suatu karya ciptaan.
5. Kerahasiaan
Kerahasiaan data harus mempunyai tiga unsur (dalam perkara Coco v. A.N. Clark) yaitu:
a. Informasi itu harus mempunyai kualitas kerahasiaan;
b. Informasi itu harus diberikan dalam keadan-keadaan yang menimbulkan
c. Kewajiban merahasiakan;
d. Harus ada suatu penggunaan tidak sah terhadap informasi tersebut yang
e. Merugikan pihak yang memilikinya.
Tersedianya data rahasia dalam bentuk elektronik dapat menempatkan pemilik data pada posisi resiko tinggi akan terjadinya kebocoran data. Kasus ‘hacking’ misalnya, memperlihatkan betapapun rumit dan ketatnya perlindungan data demi kerahasiaan kadang dapat bobol juga.
N. Pelaku Manajemen Arsip Paradigma Baru
Berikut ini digambarkan matriks pengelola arsip paradigma lama dan baru:
No Lama Baru
1. Penjaga arsip Penyimpan dan pemasok informasi bagi kepentingan organisasi
2. Gagap teknologi informasi Terampil teknologi informasi
3. Keterampilan klerikal Keterampilan manajerial
4. “Low profile” “High profile”
5. Minimal dalam penggunaan kemampuan intelektual Maksimal dalam penggunaan kemampuan intelektual
6. Keterampilan bahasa asing rendah Keterampilan bahasa asing tinggi (Inggris)
7. Awal dan akhir karir di tempat yang sama Awal dan akhir karir ada perubahan tidak saja dari segi tempat tetapi juga posisi yang lebih baik
8. Kemampuan komunikasi kurang Kemampuan komunikasi tinggi
O. Contoh Kasus Mengenai Arsip
Kasus-kasus yang menyangkut peranan penting arsip dalam perkara hukum selalu menarik untuk diikuti. Banyak kasus yang terungkap akibat keberadaan arsip yang kuat dan lengkap telah mengantarkan para pelakunya ke tembok penjara atau menimbulkan kontroversi di tengah masyarakat.
1. Arsip Garnadi
Mantan Wakil Ketua Panitia Pelaksana Penentuan Tim-TIM (P3TT) Mayjen (Pur) Garnadi, ketika diperiksa Tim KPP HAM menolak materi atau yang lebih dikenal dengan istilah arsip Garnadi.Mayjen TNI (Purn) Garnadi mengakui bahwa kop surat dan tanda tangan memang miliknya. Akan tetapi arsip yang ada dalam bentuk fotokopi masih perlu diuji keabsahannya. Disamping itu substansi atau isi arsip tersebut sangat berbeda. Isi arsip itu sendiri dari keterangan Munir ketua Kontras merupakan gambaran umum mengenai penjelasan mengenai jika opsi I gagal. Opsi berikutnya menggambarkan suasana di Tim-Tim demikian kacau akibat pertentangan antara kelompok pro integrasi dengan kelompok pendukung kemerdekaan. Untuk itu pemerintah menilai tidak ada gunanya Tim-Tim dipertahankan. Selanjutnya, rencana pengamanan penarikan diri harus disiapkan dan fasilitas vital harus dirusak.
Arsip Garnadi ini memakai Kop surat Menko Polkam bernomor 53/TimP4OKPP/7/1999 tertanggal 3 Juli 1999. Setiap lembarnya, di pojok kanan atas dibubuhi cap “Rahasia” dan pada lembar gambar keempat tertera tanda tangan AsmenkoI/Poldagri atas nama HR Garnadi serta ada capnya. Pengacara Mayjen TNI (Purn) Garnadi, Yan Juanda mengatakan bahwa substansi isi fotokopi arsip bertentangan dengan instruksi Jendral (Pur) Wiranto yang menginstruksikan pengamanan instansi vital. Terbukti sampai sekarang bahwa instansi vital itu masih utuh yaitu Pertamina, PLN, Telkom, dan rumah sakit serta 4000 staf Unamet tidak ada satupun terluka.
Dikatakan penelusuran terhadap arsip asli Garnadi ini agak sulit karena yang beredar adalah fotokopi, sementara yang asli sudah susah diselusuri. Arsip yang berisi laporan kepada Feisal Tanjung pertama-tama bocor di Australia untuk kemudian baru “merembes” kembali ke Indonesia. Sementara itu surat kabar Inggris, “The Independent” dalam edisinya Sabtu melaporkan memperoleh sejumlah arsip tersebut yang terang-terangan menyebutkan kalau para jendral TNI mengatur langsung aksi-aksi tekanan dan kekerasan terhadap mereka yang pro kemerdekaan. The Independent mengaku memperoleh salinan arsip-arsip tersebut dari para aktivis HAM. Yayasan Hak Rakyat Tim-Tim yang mengklaim mendapatkan surat-surat rahasia itu setelah mnyelusup masuk ke gedung bekas markas regional TNI-AD di Dili yang telah ditinggalkan. (sumber M Web, 99-2000)
2. Keberanian Seorang Hakim Perancis
Eva Joly dengan sabar dan teliti mengggali pada tumpukan arsip lebih sembilan tahun belakangan ini. Pada tumpukan arsip tersebut ia menemukan kegiatan korupsi tingkat tinggi, penyalahgunaan dan pencurian dana masyarakat. Temuan arsip hakim Eva Joly telah menjadikan para tokoh masyarakat Perancis yang berpengaruh dan sering berpenampilan santun menghadapi kenyataan bahwa diri mereka harus diperlakukan sama di depan hukum.
Bernard Tapie, tokoh politik terkemuka di Perancis dan Roland Dumas, mantan Menteri Luar Negeri Perancis dan kawan dekat mantan Presiden Francois Mitterrand harus merasakan tidak enaknya menghabiskan waktu di tembok penjara dan rasa malu yang tak tertahankan. Dari orang yang dihormati, dikagumi dan disanjung, kini mereka harus menerima kenyataan sebagai orang yang hina dan dicap sebagai penghianat masyarakat.
Hakim Eva Joly, yang harus mempertaruhkan nyawanya setiap saat, membedah arsip untuk menyingkirkan rasa tabu menyerang tokoh masyarakat yang mepunyai indikasi kuat melakukan kesalahan dan kejahatan. Arsip yang ia miliki menjadikan banyak mantan pejabat di Perancis menjalani masa tuanya dengan perasaan was-was dan khawatir karena kehidupan mereka bisa berujung di penjara.
Dari kedua kasus yang dipaparkan disini kita melihat betapa arsip mempunyai peran yang begitu penting untuk membongkar kejahatan kepada rakyat. Di Indonesia pun kita melihat kenyataan ini. Akbar Tanjung, ketua DPR harus menerima kenyataan pahit bahwa ia dinyatakan bersalah dalam penggunaan dana Bulog bedasarkan bukti arsip yang diketemukan. Irma Hutabarat, ketua ICE on Indonesia dan presenter andalan stasiun Metro TV untuk acara isu-isu sosial politik harus berurusan dengan polisi karena dilaporkan menyalagunakan miliaran rupiah sumbangan dana untuk korban banjir di Jakarta. Manajemen Lippo akan menghadapi tuduhan kejahatan karena mengeluarkan dua arsip laporan keuangan yang bertentangan. Arsip adalah rekaman peristiwa. Peristiwa itu bisa bersumber pada pikiran seseorang, pada tindakannya yang dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Dan arsip-arsip ini pada suatu masa akan mengundang kekaguman pada diri orang tersebut atau kebencian yang mendalam.
DAFTAR BACAAN
Erlandsson, Alf, Electronic Records Management: A Literature Review, ICA Studies, 1996
Bearman, David, Electronic Evidence: Strategies for managing Records in Contemporary Organizations, Archives & Museum Informatics, Piitburrgh, 1994
Bainbridge, David, Komputer dan Hukum, Sinar Grafika, 1993
Pederson, Ann, An Electronic Records Management Reader, Part One: Topic 1-6 School of Information, Libarary & Archives studies, The University of New South Wales, 1996
Pederson, Ann, An Electronic Records Management Reader, Part two: Topic 7-9 School of Information, Libarary & Archives studies, The University of New South Wales, 1996
Schwartz, Candy. Records Management and LibraryAblex Publishing, New Jersey, 1993
Smith, Kelvin, Electronic Records Management: Planning and implementing, A practical guide, Facet Publishing, London, 2007
Sudirdja, Eddy Djunaedi, Memberantas Kejahatan Komputer Dengan Hukum Pidana, Mahakamah Agung-RI, 1993
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Pedoman Retensi Arsip

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pengelolaan kearsipan suatu lembaga pemerintah mempunyai peran tugas dan
fungsi yang strategis dalam pengambilan keputusan karena menyangkut pelaku
organisasi. Agar terlaksananya tugas tersebut diperlukan sarana pendukung antara
lain sistem pengelolaan kearsipan kepegawaian yang baik, lengkap dan sistematis.
Salah satu sistem pengelolaan kearsipan yang sangat diperlukan saat ini adalah
adanya Jadual Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama (Jadual Retensi Arsip
Tenaga Teknis Peradilan Agama).
Dalam ketentuan pasal 48 ayat (1) dan (2) UU No. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan menyatakan bahwa setiap Lembaga Negara, Pemerintah Daerah,
perguruan tinggi negeri serta BUMN/BUMD wajib memiliki JRA. JRA tersebut
ditetap oleh pimpinan lembaga yang dipakai sebagai acuan dalam penyusutan arsip.
Penataan file pegawai yang rapi mempunyai peran yang penting tetapi dalam
masa mendatang volume arsip akan semakin meningkat sehingga penataan file
pegawai tersebut berdampak pada makin menumpuknya file pegawai yang ditata.
Apabila pada suatu organisasi telah ada Pedoman Jadual Retensi Arsip, maka
permasalah diseputar penataan arsip terutama mengatasi volume arsip yang
semakin tinggi akan terselesaikan. Hal ini karena Jadual Retensi Arsip menjadi
pedoman dalam melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip.
Saat ini Jadual Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama di Mahkamah
Agung Republik Indonesia belum diatur dalam suatu peraturan khusus, sedangkan
kebutuhan untuk melakukan penyusutan Arsip Kepegawaian Tenaga Teknis
Peradilan Agama drasakan sangat mendesak. Oleh karena itu Direktorat Jenderal
Badan Peradilan Agama merasa perlu untuk memulainya sehingga dapat dijadikan
pedoman dalam pengelolaan arsip.
Dengan adanya jadual tentang retensi arsip pegawai tenaga teknis diharapkan
penataan arsip pegawai pada PTA/M.Sy.P/PA/M.Sy. akan lebih efektif karena
akan dapat diketahui kapan batas waktu dan pada jenis apa arsip tersebut dapat
________________________________________
Page 2
2
disimpan yang pada akhirnya tujuan penyimpanan dan penataan arsip agar dapat
dengan mudah dicari, ditemukan dan dipergunakan dengan cepat dapat terlaksana
dengan baik.
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud disusunnya Pedoman Penyusunan Jadwal Retensi dan Penyusutan
Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama ini adalah:
a. Memberikan gambaran teknis penyusunan Jadwal Retensi Arsip Tenaga
Teknis Peradilan Agama kepada Unit-Unit Kerja di lingkungan Direktur
Jenderal Badan Peradilan Agama MARI;
b. Memberikan gambaran teknis penyusutan Arsip Tenaga Teknis Peradilan
Agama kepada Unit-Unit Kerja di lingkungan Direktur Jenderal Badan
Peradilan Agama MARI, baik sebelum disusun dan diberlakukannya Jadwal
Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama (Non-JR Arsip Tenaga
Teknis Peradilan Agama) maupun setelah disusun dan diberlakukannya
Jadwal Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama (Berdasarkan);
c. Mengajak Unit-Unit Pengelola Arsip di lingkungan Direktur Jenderal Badan
Peradilan Agama MARI dalam rangka peningkatan mutu pengelolaan arsip
di lingkungan MARI.
2. Tujuan disusunnya Pedoman Penyusunan Jadwal Retensi Arsip Tenaga Teknis
Peradilan Agama ini adalah:
a. Menjadi pedoman atau acuan teknis bagi Unit-Unit Kerja di lingkungan
Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama MARI dalam menentukan retensi
dan menyusutkan Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan;
b. Mendorong pengembangan Jadwal Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan
Agama di lingkungan Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama MARI;
c. Memberikan motivasi kepada Unit-Unit Kerja di lingkungan Direktur
Jenderal Badan Peradilan Agama MARI untuk secara terus menerus
meningkatkan kinerja pengelolaan Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama.
C. Dasar Hukum
1. UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
________________________________________
Page 3
3
2. UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
3. UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
4. Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 5 Tahun 2007 tentang Jadwal
Retensi Arsip Kepegawaian.
5. Keputusan Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor
143/KMA/SK/VIII/2007 tanggal 24 Agustus 2007 tentang Memberlakukan
Buku I tentang Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Kepegawaian
Peradilan, Administrasi Kepegawaian Peradilan, Administrasi Perencanaan,
Administrasi Tata Persuratan, Tata Kearsipan dan Administrasi Keprotokolan,
Kehumasan dan Keamanan, Administrasi Perbendaharaan, Pedoman Bangunan
Gedung Kantor dan Rumah Jabatan Badan Peradilan di bawah Mahkamah
Agung RI, Prototype Gedung Pengadilan dan Rumah Dinas dan Pola
Klasifikasi Surat Mahkamah Agung RI.
D. Ruang Lingkup
Dalam pedoman ini yang menjadi ruang lingkupnya meliputi Jadwal Retensi
Arsip (JRA), meliputi Jenis JRA, Manfaat JRA, Teknis Prosedur Penyusunan Jadual
Retensi Arsip yang akan diuraikan mulai dari pembentukan tim kerja,
pendataan/survey mengenai referensi dan arsip, penentuan jenis atau seri arsip,
penyusunan daftar jenis/seri arsip, penilaian arsip, penentuan retensi/jangka waktu
simpan arsip, penentuan nasib akhir/retensi arsip, pengesahan pedoman yang
dibuat/disusun dan sosialisasi atas pedoman yang dibuat ini.
Selain itu secara singkat juga akan diuraikan tentang Penyusutan Arsip Tenaga
Teknis Peradilan Agama, meliputi Penyusutan Arsip Tenaga Teknis Peradilan
Agama sebelum disusun dan diberlakukannya Jadwal Retensi Arsip Tenaga Teknis
Peradilan Agama (Non-JRA), Penyusutan Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama
setelah disusun dan diberlakukannya Jadwal Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan
Agama (Berdasarkan JRA), masalah kewenangan terhadap penyusutan arsip pada
tingkat Ditjen Badilag MA RI, PTA/M.Sy. Propinsi dan PA/M.Sy
E. Pengertian
1. Arsip
________________________________________
Page 4
4
a. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (UU No. 43 Th. 2009 tentang
Kearsipan).
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara
dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan dan peradilan. (KMA No. 143/KMA/SK/VIII/2007 tgl 27
Agustus 2007)
c. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta
dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan. (KMA No. 143/KMA/SK/VIII/2007 tgl 27 Agustus 2007).
2. Arsip Kepegawaian
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan dan peradilan dibidang Kepegawaian.
3. Arsiparis
adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh
melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta
mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan
kearsipan (UU No. 43 Th. 2009).
4. Unit kerja/pengolah
Unit kerja yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi yang
mengelola arsip aktif sebagai berkas kerja. (KMA No.
143/KMA/SK/VIII/2007 tgl 27 Agustus 2007)
5. Unit kearsipan
Ialah Unit Organisasi yang kegiatan pokoknya mengarahkan dan
mengendalikan arsip aktif, juga menyimpan dan mengelola arsip in aktif yang
________________________________________
Page 5
5
berasal dari unit-unit (Unit Kerja) di lingkungannya. (KMA No.
143/KMA/SK/VIII/2007 tgl 27 Agustus 2007)
6. Lembaga kearsipan
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung
jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan (UU No. 43
Th. 2009 ttg Kearsipan).
7. Unit Pelaksana Teknis (UPT)
Ialah Unit Eselon II di Tingkat Pusat, Pengadilan Tingkat Pertama
(PA/M.Sy.), dan Pengadilan Tingkat Banding (PTA/M.Sy.P). (KMA No.
143/KMA/SK/VIII/2007 tangl 27 Agustus 2007).
8. Jadual Retensi Arsip
adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau
retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan
suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. (UU No.
43 Th. 2009 ttg Kearsipan).
9. Penyusutan Arsip
adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak
memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
10. Daftar Pencarian Arsip
Daftar pencarian arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi
arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara
langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh
lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik (UU No. 43 Th. 2009).
________________________________________
Page 6
6
BAB II
JENIS, MANFAAT DAN PROSEDUR TEKNIS PENYUSUNAN
JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang sekurang-kurangnya berisi jenis
arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan
dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.
A. Jenis JRA
1. Jenis JRA
a. JRA Substantif
Yang dimaksud dengan JRA Substantif adalah Jadual Retensi Arsip yang
isinya memuat tentang kegiatan / tupoksi organisasi atau yang isinya
memuat masalah-masalah teknis organisasi. Misalnya arsip-arsip yang
berkaitan dengan pembinaan, Pengkajian dan pengembangan, Informasi
Kearsipan dan lain-lain.
b. JRA Fasilitatif
Yang dimaksud dengan JRA Fasilitatif adalah Jadual Retensi Arsip yang
isinya memuat atau mengatur fasilitas organisasi atau yang bersifat sebagai
penunjang kegiatan organisasi.
c. JRA Substantif dan Fasilitatif
Yang dimaksud dengan JRA Substantif dan Fasilitatif adalah kombinasi
retensi arsip substantif dan fasilitatif.
d. JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara
Yang dimaksud dengan JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara adalah
jadual retensi tentang arsip-arsip kepegawaian atau Pejabat Negara (bisa
juga dikatakan sebagai JRA Substanstif).
e. JRA Keuangan
Yang dimaksud dengan JRA Keuangan adalah jadual retensi
arsip/dokumen yang berkaitan dengan keuangan organisasi ( bisa juga
dikatakan sebagai JRA Fasilitatif).
________________________________________
Page 7
7
2. Format JRA
a. Nomor urut jenis/series arsip
Jenis/series Arsip/Spesifikasi Arsip, bila sudah ada aturan yang
menentukan jenis/series dokumen-dokumen maka tinggal mengikuti pada
aturan tersebut.
b. pengelompokkan arsip
berdasarkan unit-unit informasi mencerminkan fungsi unit kerja dan jenis
arsip
c. Jangka Waktu Simpan/Retensi
Masa simpan minimal suatu jenis/series arsip pada unit pengolah (aktif)
dan/atau unit kearsipan (inaktif)
d. Keterangan
informasi tentang status /nasib akhir arsip
1) Keterangan Musnah
menyatakan bahwa arsip perlu dimusnahkan karena jangka waktu
simpan/retensi arsip di unit kearsipan/pusat Arsip telah selesai dan
tidak memiliki nilaiguna
2) Keterangan Permanen
menyatakan bahwa suatu arsip tersebut memiliki nilaiguna sekunder
wajib diserahkan ke lembaga kearsipan (ANRI, BKD/KAD)
3) Keterangan Dinilai Kembali
menyatakan Arsip belum dapat ditentukan status/nasib akhirnya
apakah musnah atau permanen
4) Keterangan Vital
menyatakan bahwa arsip memiliki nilai sangat penting bagi
kelangsungan hidup organisasi
B. Manfaat JRA
Sebagai instrumen pokok dalam pengelolaan arsip dinamis di lingkungan
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama Mahkamah Agung RI, khususnya
dalam pelaksanaan kegiatan penyusutan dan penyelamatan arsip yang telah
diciptakan oleh unit-unit kerja di lingkungan Ditjen Badilag MARI melalui kegiatan
pemindahan arsip inaktif dari satuan kerja kepada unit kearsipan, pemusnahan
________________________________________
Page 8
8
arsip yang tidak memiliki nilaiguna bagi pembuat arsip maupun pihak di luar
pembuat arsip, dan penyerahan arsip statis oleh pembuat arsip kepada lembaga
kearsipan (ANRI, arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota, arsip
perguruan tinggi). Jadual Retensi Arsip mempunyai beberapa manfaat antara lain
untuk :
1. Mengidentifikasi jenis dan status arsip;
2. Membantu program pengamanan dan penyelamatan arsip;
3. Mempermudah proses penyusutan arsip;
4. Membantu efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.
C. Teknis/Prosedur Penyusunan Jadual Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan
Agama
1. Pembentukan tim kerja
Penyusunan Jadual Retensi Arsip dilakukan oleh suatu Tim. Tim ini
dibentuk oleh Direktorat Pembinaan Tenaga Teknis Peradilan Agama dan
dikukuhkan melalui Surat Keputusan Direktur Jenderal Badan Peradilan
Agama.
2. Pendataan/survey (referensi, arsip)
Tim yang telah dibentuk pada langkah awal melakukan pendataan yaitu
melakukan inventarisasi jenis-jenis dokumen kepegawaian tenaga teknis
peradilan agama yang ada dan dipakai dalam pelayanan kepegawaian tenaga
teknis peradilan agama.
Inventarisasi ini meliputi kegiatan penelaahan terhadap peraturan
perundang-undangan yang berhubungan dengan kangka simpan dan nilaiguna
arsip, kemudian juga inventarisasi terhadap jenis dan macam arsip yang tercipta
berdasarkan tugas dan fungsi organisasi Direktorat Jenderal Badan Peradilan
Agama dibidang Tenaga Teknis Peradilan Agama.
Ada dua macam cara dalam melakukan inventarisasi arsip dengan melihat
kondisi penyimpanan arsip tersebut secara fisik, yaitu :
1. Arsip yang Sudah Teratur/Tertata Baik
________________________________________
Page 9
9
Inventarisasi arsip dalam kondisi sudah mempergunakan Formulir
Inventarisasi Arsip (Records Inventory Form) yang memuat/berisi data antara
lain :
1) Nama Unit Kerja
2) Alamat Unit Kerja.
3) Penanggungjawab
4) Jenis/Serie Arsip
5) Deskripsi singkat Arsip
6) Sistem Penataan
7) Tahun
8) Frekuensi Penggunaan
9) Duplikat
10) Lokasi Duplikat
11) Saran Retensi
12) Volume
13) Format/Media Penyimpanan
14) Lokasi Simpan
15) Keterangan
16) Tanggal tahun dan Nama Penanggungjawab
2. Arsip yang Belum Teratur/Tertata Baik
Bila penataan arsip belum teratur/tertata dengan baik dapat dilakukan
dengan melakukan fungsi-fungsi organisasi dengan melalui langkah-
langkah sebagai berikut :
1) Identifikasi seluruh fungsi-fungsi organisasi dan proyek-proyek yang
ada.
2) Pisahkan fungsi fasilitatif dengan fungsi substantitif.
3) Pisahkan antara fungsi policy dan transaksional.
4) Kenali dan daftarlah arsip yang dihasilkan setiap fungsi dan tentukan
nama dari jenis arsip tersebut.
5) Uji setiap jenis arsip dengan fungsi-fungsi.
6) Kelompokkan dan susun menjadi sebuah daftar jenis arsip secara logis
dan sistematis.
3. Penentuan jenis/seri arsip
________________________________________
Page 10
10
Setelah jenis-jenis dokumen kepegawaian tenaga teknis peradilan agama
diinventarisir, kemudian Tim yang telah ditunjuk melakukan penentuan jenis-
jenis dokumen kepegawaian tersebut menurut klasifikasinya masing-masing.
4. Penyusunan daftar jenis/seri arsip
Dokumen-dokumen kepegawaian yang sudah terklasifikasi kemudian
disusun dalam sebuah daftar menurut jenis arsip kemudian diberi kode dan seri
masing-masing. Penentuan kode dan seri arsip ini sebelumnya harus sudah
ditentukan terlebih dahulu oleh Tim.
5. Penilaian arsip
Setelah tersusun daftar jenis arsip beserta kode dan serinya tersebut, Tim
kemudian melakukan penilaian terhadap arsip berdasarkan urgensi dan
kepentingan dokumen terhadap organisasi.
Penentuan nilaiguna arsip harus dilihat dari :
a. Penghitungan retensi dimulai sejak arsip dinyatakan inaktif atau transaksi
dinyatakan selesai.
b. Berdasarkan peraturan perundang-undangan.
c. Nilai informasi yang terkandung dalam dokumen, biaya pengelolaan dan
dampaknya terhadap pengelolaan tersebut.
d. Konteks arsip itu sendiri.
6. Penentuan retensi/jangka waktu simpan arsip
Dokumen-dokumen kepegawaian tenaga teknis peradilan agama yang telah
disusun dalam daftar dan telah ditentukan urgensi dan kepentingannya
terhadap organisasi, kemudian ditentukan jangka waktu simpannya/retensi.
Khusus untuk arsip kepegawaian berpedoman kepada Keputusan Bersama
Kepala BKN dan Kepala ANRI Nomor 5 Tahun 2007 tentang Jadual Retensi
Arsip Kepegawaian dan Pejabat Negara, akan tetapi retensi dokumen
kepegawaian tenaga teknis peradilan agama dapat disesuaikan dengan
kebutuhan dan kepentingan organisasi dalam hal ini Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama maupun Mahkamah Agung RI secara umum.
7. Penentuan nasib akhir arsip
Secara umum retensi arsip ada dua yaitu musnah dan permanen, namun jika
ada keragu-raguan dalam penentuan bentuk retensi dapat dinyatakan dengan
________________________________________
Page 11
11
Dinilai Kembali, walaupun kemudian pada akhirnya setelah arsip dinilai kembali
akan kembali pada pilihan musnah atau permanen.
Setelah ditentukan retensi dokumen kepegawaian tenaga teknis peradilan
agama, Tim kemudian menentukan nasib akhir dokumen yang telah diketahui
retensinya tersebut, apakah akan permanen tersimpan, musnah ataupun
menjadi arsip statis yang kemudian dilimpahkan pada lembaga arsip nasional
atau daerah.
8. Pengesahan
Apabila semua tahapan teknis penyusunan jadual retensi tersebut telah
dilakukan, maka telah jadilah draft Jadual Retensi Arsip Kepegawaian Tenaga
Teknis Peradilan Agama. Draft ini kemudian menjadi sebuah naskah yang akan
disahkan menjadi sebuah pedoman. Khusus untuk Jadual Retensi Arsip
Kepegawaian, sebelum disahkan harus mendapat persetujuan dari Kepala
BKN dan Kepala ANRI.
9. Sosialisasi
Jadual Retensi Arsip yang telah disahkan disosialisasikan kepada
stackholder dalam lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama
yaitu PTA/M.Sy. Aceh maupun PA/M.Sy seluruh Indonesia.
D. Prosedur Penggunaan JRA
Dalam melakukan penyusutan arsip, pengelola arsip terlebih dahulu melihat atau
berpedoman pada Jadual Retensi Arsip yang telah ada. Hal ini memudahkan
pengelola arsip dalam melakukan penyusutan, untuk itu perlu diperhatikan
langkah-langkah sebagai berikut :
1. Pemeriksaan Retensi
Pengelola melakukan pemeriksaan retensi, maksudnya dengan melihat dan
mengetahui arsip-arsip apa saja yang telah terjadual retensinya.
2. Seleksi Arsip
Pengelola arsip melakukan seleksi terhadap arsip-arsip yang akan
dimusnahkan, kemudian dijadikan kelompok-kelompok arsip yang akan
dipindahkan, arsip yang akan dimusnahkan dan mana arsip yang masih bernilai
guna sehingga penyimpannya permanen/statis.
3. Membuat Daftar Pertelaan Arsip (DPA)
________________________________________
Page 12
12
Arsip-arsip yang sudah terseleksi dan dikelompokan tersebut kemudian dibuat
daftarnya masing-masing sehingga terdapat paling tidak 3 (tiga) buah daftar
pertelaan arsip (DPA), yaitu :
1) DPA yang akan dipindahkan
2) DPA yang akan dimusnahkan
3) DPA yang bernilaiguna permanen/statis.
4. Penyerahan Arsip ke Lembaga Kearsipan
Penyerahan arsip ke lembaga kearsipan akan lebih detil dijelaskan pada Bab
Penyusutan.
________________________________________
Page 13
13
BAB III
PENYUSUTAN ARSIP
A. Ketentuan Umum
1. Penyusutan arsip adalah salah satu kegiatan dalam pengelolaan arsip dengan
maksud untuk memberi ruang yang lebih luas terhadap penyimpanan arsip
yang berdampak pada efisiensi biaya pengelolaan arsip, efisiensi tata ruang
arsip, efisiensi sarana dan prasarana pengelolaan arsip itu sendiri.
Dalam melakukan penyusutan arsip juga dimaksudkan untuk menghindari
pencampuran arsip aktif dengan arsip inaktif, arsip penting dengan arsip yang
tidak penting. Selain itu juga dapat ketahui jangka waktu hidup arsip dan
menempatkan arsip tersebut pada tempat yang lebih baik.
2. Dasar Hukum
Dasar hukum penyusutan arsip
a. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI Nomor SE/01/1981 tentang
Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan
Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip (Non JRA).
b. Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan
Arsip (Khusus Arsip Lembaga Negara dan Badan Pemerintahan).
c. Undang-undang No. 7 tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan
Pokok Kearsipan;
d. Undang-undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen
Perusahaan;
e. Undang-undang Nomor 11 tahun 2008 Infromasi dan Transaski
Elektronik;
f. Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Kebebasan
Informasi Publik;
g. Peraturan Pemerintah No. 87 tahun 1999 tentang Tata Cara
Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen;
h. Peraturan Pemerintah No. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara
Pengalihan Dokumen ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan
Legalisasi;
________________________________________
Page 14
14
i. Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan
Arsip;
j. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI No. 04 tahun 2000 tentang
Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi;
k. Surat Edaran Kepala ANRI No. SE/01/1983 tentang Pedoman
Umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip Surat Edaran Kepala
ANRI No. SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif;
B. Tata Cara Penyusutan Dokumen Kearsipan
1. Persiapan Penyusutan Dokumen Kearsipan
Sebagai langkah persiapan sebelum melaksanakan penyusutan arsip, maka
perlu terlebih dahulu dilakukan penyiangan/seleksi terhadap seluruh dokumen
kearsipan. Proses penyiangan/seleksi ini harus dipisahkan antara dokumen
kearsipan dan non-dokumen kearsipan (non-arsip), sehingga akan
menghasilkan:
a. Dokumen kearsipan yang terdiri dari:
1) Dokumen yang jangka waktu penyimpanan di unit kerja telah
terlampaui (tidak memiliki jangka simpan inaktif), dapat dimusnahkan
di unit kerja masing-masing;
2) Arsip yang jangka waktu penyimpanan di unit kerja telah terlampaui
tetapi masih harus disimpan di Pusat Arsip dan Arsip sampai jangka
waktu tertentu (arsip inaktif) sesuai dengan JRA;
3) Arsip yang masih dibutuhkan oleh unit kerja sebagai berkas aktif
b. Non-arsip
Dokumen Non-arsip terdiri dari duplikasi (fotokopi) yang berlebih, brosur,
leaflet, map, blanko/formulir yang sudah tidak berlaku, sampul surat
(amplop), undangan yang sudah dilaksanakan, dan lain-lain. Dokumen
Non-arsip seperti ini dapat dimusnahkan langsung di unit kerja.
6
Catatan : arsip-arsip duplikasi yang berbentuk fotokopi atau
bentuk duplikasi lain yang arsip aslinya tidak ada,
diperlakukan sama dengan aslinya.
________________________________________
Page 15
15
2. Penilaian Dokumen Kearsipan
Untuk memusnahkan dokumen kearsipan di lingkungan Direktorat Jenderal
Badan Peradilan Agama MA RI, selain harus mendapat persetujuan dari
pimpinan unit kerja juga diperlukan otorisasi dari Tim Penilai Dokumen
Kearsipan yang berkaitan dengan nilai guna dari dokumen kearsipan itu
sendiri.
Tim Penilai Dokumen Kearsipan terdiri dari:
a. Tingkat Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama MA RI
1) Direktur Pembinaan Tenaga Teknis Peradilan Agama Ditjen Badilag
MA RI.
2) Kepala Biro Kepegawaian Badan Urusan Administrasi MA RI
3) Kepala Biro Umum Badan Urusan Administrasi MA RI
4) Kepala Subdirektorat Data dan Evaluasi Direktorat Pembinaan Tenaga
Teknis Peradilan Agama Ditjen Badilag MA RI
5) Kepala Bagian Umum Sekretariat Ditjen Badilag MA RI
6) Kepala Seksi Arsip dan Dokumentasi Direktorat Pembinaan Tenagat
Teknis DitJen Badan Peradilan Agama MA RI.
b. Tingkat Pengadilan Tinggi Agama / Mahkamah Syar’iyah Aceh
1) Direktur Pembinaan Tenaga Teknis Peradilan Agama Ditjen Badilag
MA RI
2) Kepala Subdirektorat Data dan Evaluasi Direktorat Pembinaan Tenaga
Teknis Peradilan Agama Ditjen Badilag MA
3) Ketua Pengadilan Tinggi Agama / Mahkamah Syar’iyah Aceh
4) Panitera/Sekretaris Pengadilan Tinggi Agama/Mahkamah Syar’iyah
Aceh
5) Wakil Sekretaris Pengadilan Tinggi Agama/Mahkamah Syar’iyah Aceh
6) Kepala Sub Bagian Kepegawaian Pengadilan Tinggi Agama/Syar’iyah
Aceh
c. Tingkat Pengadilan Agama / Mahkamah Syari’ah
1) Kepala Subdirektorat Data dan Evaluasi Direktorat Pembinaan Tenaga
Teknis Peradilan Agama Ditjen Badilag MA
________________________________________
Page 16
16
2) Kepala Seksi Arsip dan Dokumentasi Direktorat Pembinaan Tenaga
Teknis Peradilan Agama Ditjen Badilag MA RI
3) Ketua Pengadilan Agama / Mahkamah Syar’iyah
4) Panitera/Sekretaris Pengadilan Agama/Mahkamah Syar’iyah
5) Wakil Sekretaris Pengadilan Agama/Mahkamah Syar’iyah
6) Kepala Sub Bagian /Kepala Urusan Kepegawaian Pengadilan
Agama/Syar’iyah
d. Bagian Umum masing-masing Satker untuk dokumen yang diserahkan ke
Pusat Arsip.
3. Pemindahan Arsip Inaktif
Pemindahan arsip inaktif merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh setiap
unit Kerja setelah selesai proses penyiangan/seleksi terhadap kumpulan arsip.
Pemindahan arsip inaktif ke Pusat Arsip dilaksanakan setiap 1 tahun sekali
dengan pengaturan jadwal pemindahan sebagai berikut:
a. bulan Mei-Juni
→ untuk semua fakultas, departemen, lembaga,
dan pusat.
b. bulan Oktober –November → untuk semua kantor, direktorat dan unit
kerja lainnya.
Pemindahan dilakukan terhadap arsip-arsip yang jangka waktu penyimpanan di
unit kerja telah terlampaui tetapi masih harus disimpan di Pusat Arsip sampai
jangka waktu tertentu sesuai dengan JRA Kepegawaian Tenaga Teknis
Peradilan Agama Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama MA RI.
4. Presedur pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip:
a. Mengelompokkan arsip inaktif yang akan dipindahkan sesuai dengan JRA;
b. Mengisi formulir Daftar Arsip yang akan dipindahkan rangkap dua. Daftar
tersebut berisi nomor urut, kode klasifikasi, subyek/sub subyek, judul
berkas, tahun berkas, jumlah, dan keterangan (Lihat formulir yang
disediakan);
c. Mengajukan usulan pemindahan arsip inaktif ke pimpinan unit kerja
dengan melampirkan daftar arsip yang akan dipindahkan;
d. Bila telah mendapat persetujuan dari pimpinan unit kerja, unit kerja
mengirimkan surat pmberitahuan pemindahan arsip inaktif ke Pusat Arsip;
________________________________________
Page 17
17
e. Mengisi Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif rangkap dua yang
ditandatangani oleh pimpinan unit kerja.;
f. Bila dirasa perlu dapat dilakukan alih media dokumen kearsipan dalam
bentuk media baru (elektronik/digital)
g. Pusat Arsip mencocokkan kesesuaian antara Daftar Arsip Inaktif yang
dipindahkan dengan fisik arsip itu sendiri;
h. Penandatangan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif rangkap dua oleh
Penanggungjawab Pusat Arsip dan staf pengelola kearsipan unit kerja.
Lembar pertama disimpan oleh Pusat Arsip dan lembar kedua disimpan
oleh Unit Kerja.
C. Pemusnahan Dokumen Kearsipan
Pada prinsipnya pemusnahan arsip dapat dilakukan di Pusat Arsip, Central File dan
setiap Unit Kerja sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Pemusnahan dapat
dilakukan dengan metode dan tata cara sebagai berikut:
1. Metode Pemusnahan
Terdapat beberapa metode pemusnahan dokumen kearsipan yang dapat dipilih
sesuai dengan kondisi unit kerja yaitu:
a. pencacahan dengan alat pencacah (shredder);
b. pembakaran;
c. pemusnahan kimiawi; dan
d. pembuburan.
Pemilihan metode pemusnahan dilakukan dengan mempertimbangkan jumlah
dokumen kearsipan, nilai informasi, nilai kerahasiaan, tenaga, biaya, dan standar
kesehatan dan keamanan lingkungan.
2. Prosedur Pemusnahan
a. Prosedur pemusnahan arsip di unit kerja:
b. Mengelompokkan dokumen/arsip yang akan dimusnahkan sesuai dengan
JRA;
c. Mengisi formulir Daftar Dokumen Kearsipan yang akan dimusnahkan
rangkap dua. Daftar berisi nomor urut, kode klasifikasi, subyek/sub
subyek, judul berkas, tahun berkas, jumlah, dan keterangan;
________________________________________
Page 18
18
d. Mengajukan usulan pemusnahan arsip inaktif ke pimpinan unit kerja
dengan melampirkan Daftar Dokumen Kearsipan Yang Dimusnahkan;
e. Mengisi Berita Acara Pemusnahan Dokumen Kearsipan rangkap dua yang
ditandatangani oleh pimpinan unit kerja;
f. Memilih metode pemusnahan;
g. Bila dirasa perlu, dapat dilakukan alih media dokumen kearsipan dalam
bentuk media baru (elektronik/digital) media lainnya untuk menjadi
dokumen cadangan;
h. Pemusnahan dokumen/arsip harus dengan melampirkan Berita Acara
Pemusnahan Dokumen Kearsipan dan Daftar Dokumen Kearsipan Yang
Dimusnahkan masing-masing rangkap dua;
D. Pemusnahan Arsip di Lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama
1. Mengelompokkan dokumen/arsip yang akan dimusnahkan sesuai dengan JRA;
2. Mengisi formulir Daftar Dokumen Kearsipan yang akan dimusnahkan rangkap dua.
Daftar berisi nomor urut, kode klasifikasi, subyek/sub subyek, judul berkas, tahun
berkas, jumlah, dan keterangan;
3. Mengajukan usulan pemusnahan arsip inaktif ke pimpinan unit kerja dengan
melampirkan Daftar Dokumen Kearsipan Yang Dimusnahkan;
4. Bila telah mendapat persetujuan dari pimpinan, unit kerja mengirim surat
pemberitahuan pemusnahan dokumen/arsip ke Pusat Arsip;
5. Mengisi Berita Acara Pemusnahan Dokumen Kearsipan rangkap dua yang
ditandatangani oleh pimpinan unit kerja;
6. Memilih metode pemusnahan;
7. Bila dirasa perlu, dapat dilakukan alih media dokumen kearsipan dalam bentuk
media baru (elektronik/digital) media lainnya untuk menjadi dokumen cadangan;
8. Pemusnahan dokumen/arsip harus dengan melampirkan Berita Acara Pemusnahan
Dokumen Kearsipan dan Daftar Dokumen Kearsipan Yang Dimusnahkan masing-
masing rangkap dua;
9. Pusat Arsip mencocokkan kesesuaian antara Daftar Dokumen Kearsipan Yang
Dimusnahkan dengan fisik arsip itu sendiri;
________________________________________
Page 19
19
10. Penandatanganan Berita Acara Pemusnahan Dokumen Kearsipan rangkap dua oleh
Tim Penilai Dokumen Kearsipan serta ditandatangani oleh saksi antara lain
Penanggungjawab Pusat Arsip dan staf pengelola kearsipan unit kerja:
11. Lembar pertama disimpan oleh Pusat Arsip; dan
12. Lembar kedua disimpan oleh unit kerja.
________________________________________
Page 20
20
BAB IV
P E N U T U P
Implementasi Pengelolaan Arsip Kepegawaian Tenaga Teknis Peradilan
Agama pada Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama MARI memerlukan
instrumen pendukung berupa: 1.Tata Naskah Dinas, 2. Klasifikasi Arsip, 3. Jadual
Retensi Arsip dan 4. Sistem Klasisifikasi Keamanan dan Akses terhadap arsip.
Pedoman Jadual Retensi Arsip Kepegawaian Tenaga Teknis Peradilan Agama
ini diharapkan menjadi salah satu instrumen pengelolaan arsip Kepegawaian Tenaga
Teknis Peradilan Agama tersebut. Sehingga dengan adanya pedoman ini pengelolaan
arsip kepegawaian tenaga teknis peradilan agama menjadi lebih efisien, bernilai dan
berdaya guna tinggi dalam menunjang tugas dan fungsi organisasi Direktorat Jenderal
Badan Peradilan Agama.
________________________________________
Page 21
21
LAMPIRAN
L.Form.1 – Jadual Retensi Arsip
L.Form.2 - Contoh SK Tim Penyusun.
L.Form.3 - Contoh Form. Survey/Pendataan Arsip.
L.Form.4 - Contoh Form. Daftar Pertelaan Arsip Sementara
L.Form.5 - Contoh Form. Daftar Pertelaan Arsip Statis.
L.Form.6 - Contoh Form. Daftar Pertelaan Arsip Usul Musnah
L.Form. 7 - Contoh Form. Daftar Ikhtisar Arsip
L.Form. 8 - Contoh Form Daftar Penilaian Arsip Tidak Berdasarkan JRA
L.Form 9 - Contoh Form. Daftar Pertelaan Arsip Inaktif Yang Dipindahkan
B.Form. 1 - Contoh Berita Acara Serah Terima Arsip Statis
B.Form 2 - Contoh Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
B.Form 3 - Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip

Konsep dan Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan

Pendahuluan
Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya. Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya untuk umum.
Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, antara lain:
1. Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustakaan.
2. Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.
Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya. Dalam makalah ini selanjutnya akan membahas tentang automasi perpustakaan.

Faktor Penggerak
• Kemudahan mendapatkan produk TI
• Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk TI
• Kemampuan dari teknologi informasi
• Tuntutan layanan masyarakat serba “klick”

Alasan lain
• Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan
• Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
• Meningkatkan citra perpustakaan
• Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.

Peranan Katalog dalam Automasi Perpustakaan
Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan.



Cakupan dari Automasi Perpustakaan
• Pengadaan koleksi
• Katalogisasi, inventarisasi
• Sirkulasi, reserve, inter-library loan
• Pengelolaan penerbitan berkala
• Penyediaan katalog (OPAC)
• Pengelolaan anggota

Bagaimana mengenai Layanan Referens ?
Layanan referens tidak termasuk dalam bagian yang terintegrasi dari suatu sistem automasi perpustakaan, namun yang lebih penting adalah penyediaan teknologi informasi yang digunakan dalam layanan referens. Layanan informasi referens dikembangkan dengan menyediakan koleksi dalam bentuk digital yang dikemas dalam CD-ROM dan akses informasi ke jaringan luar (LAN, WAN, Internet)

Peran CD-ROM
• Mempercepat akses informasi multi media baik itu berupa abstrak, indeks, bahan full text, dalam bentuk digital tanpa mengadakan hubungan ke jaringan komputer.
• Media back-up / cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi perpustakaan lain.

Peran Internet
• Untuk mengakses infrormasi multimedia dalam resource internet.
• Sarana telekomunikasi dan distribusi informasi.
• Untuk membuat homepage, penyebarluasan katalog dan informasi.

Keperluan Pengguna
Pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna seperti permintaan akan akses yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan dari dalam maupun luar perpustakaan. Dengan begitu diharapkan agar para pustakawan mahir dalam penggunaan teknologi informasi sehingga mereka dapat membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang diperlukan.
Apa yang harus diketahui dan dikerjakan oleh pustakawan dalam mengautomasikan perpustakaannya :
• Faham akan maksud dan ruang lingkup dan unsur dari AP
• Faham dan bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem
• Faham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan desain, implementasi, evaluasi dan maintenance.
• Faham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah sistem
• Faham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja

Unsu-unsur Automasi Perpustakaan
Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, unsur-unsur atau syarat tersebut adalah :

1. Pengguna (users)
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka ? Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka ? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan. Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna.
Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer . Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadang-kadang persepsi bisa juga keliru.
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.

2. Perangkat Keras (Hardware)
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan.
Kecenderungan perkembangan komputer :
• Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar
• Harga terjangkau (murah)
• Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi
• Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan

Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer.
3. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapat dan gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangakan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM, Sipisis di IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang software yang mengembangkan SIP dengan kemampuan yang tidak kalah sip. Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.

Kriteria Penilaian Software
Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu sistem kerja yang berjalan, untuk menilia suatu software tentu saja banyak kriteria yang harus diperhatikan. Beberapa criteria untuk menilia software adalah sebagai berikut :
• Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan.
• Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan.
• Keandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terus-menerus.
• Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat.
• Sederhana : menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna
• Fleksibel : dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.

Menentukan Software
• Membangun sendiri
• Mengontrakan keluar
• Membeli software jadi yang ada di pasaran
Pilihan apapun yang dijatuhkan, software harus
• Sesuai dengan keperluan
• Memiliki ijin pemakaian
• Ada dukungan teknis, pelatihan , dokumentasi yang relevan serta pemeliharaan.
• Menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi software.
Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses tersedianya dukungan pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan pemecahan masalah sebelum sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Salah satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih perangkat lunak yang digunakan oleh sejumlah perpustakaan. Sekelompok besar pengguna biasanya menjustifikasikan layanan dukungan pelanggan sebagai hal yang subtansial. Selain itu, pengguna dapat saling membantu dalam pemecahan masalah.
Spesifikasi perangkat keras harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan minimum operasi perangkat lunak.

4. Network / Jaringan
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi.
Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, modem.
Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah :
• Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)
• Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya
• Protokol komunikasi yang digunakan
• Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan.

5. Data
Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
Gambar 1. Model dasar sistem informasi

Data Pengolahan Informasi
Gambar 2. Model Pengembangan Sistem Informasi

Penyimpanan


Masukan Pengolahan Keluaran
Standar basis data katalog
Kerjasama antar perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang telah memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan sumber daya bersama. Bentuk tukar-menukar maupun penggabungan data katalog koleksi adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog data. Persoalan yang sering dihadapi dalam kerjasama tukar-menukar atau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan suka-suka yaitu tidak memperhatikan standar yang ada. Pekerjaan konversi data merupakan hal yang membosankan dan memakan banyak waktu. Sering data katalog dalam perpustakaan tidak menggunakan standar, hal ini banyak terjadi karena kurangnya pemahaman akan manfaat standar penulisan data. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan perpustakaan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur yang digunakan bersama.
Persoalan lain dalam standardisasi format penulisan data katalog adalah bahasa. Kebanyakan perpustakaan mengkoleksi materi yang menggunakan bahasa pengantar berbeda-beda. Bagaimana dengan bahasa pengantar cantuman katalog itu sendiri? Informasi judul jelas harus diisi sesuai dengan judul koleksi yang bersangkutan. Bagaimana dengan kolom subjek dan kata kunci? Haruskah diisi dengan bahasa nasional (Bahasa Indonesia untuk perpustakaan di Indonesia) atau dengan bahasa internasional (Bahasa Inggris)? Lebih jauh lagi, bagaimana kita memberi nama pada kolom-kolom isian, dengan Bahasa Indonesia (judul, pengarang, penerbit, dsb.) atau bahasa Inggris (title, author, publisher etc.)? Bagaimana dengan koleksi yang berpengantar bahasa-bahasa lain seperti Arab, China atau Korea ?

Metadata
Metada merupakan istilah baru dan bukan merupakan konsep baru di dunia pengelola informasi. Perpustakaan sudah lama menciptakan metada dalam bentuk pengkatalokan koleksi .
Definisi metadata sangat beragam ada yang mengatakan “data tentang data” atau “informasi tentang informasi”, pengertian dari beberapa definisi tersebut bahwa metadata adalah sebagai bentuk pengindentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai struktur dari sebuah data. Dicontohkan metadata dari katalog buku terdiri dari : judul, pengarang, penerbit, subyek dan sebagainya. Metada yang biasa digunakan di perpustakaan adalah Marc dan Dublin Core.

INDOMARC
Machine Readable Cataloging (MARC) merupakan salah satu hasil dan juga sekaligus salah satu syarat penulisan katalog koleksi bahan pustaka perpustakaan. Standar metadata katalog perpustakaan ini dikembangkan pertama kali oleh Library of Congress, format LC MARC ternyata sangat besar manfaatnya bagi penyebaran data katalogisasi bahan pustaka ke berbagai perpustakaan di Amerika Serikat. Keberhasilan ini membuat negara lain turut mengembangkan format MARC sejenis bagi kepentingan nasionalnya masing-masing.
Format INDOMARC merupakan implementasi dari International Standard Organization (ISO) Format ISO 2719 untuk Indonesia, sebuah format untuk tukar-menukar informasi bibliografi melalui format digital atau media yang terbacakan mesin (machine-readable) lainnya. Informasi bibliografi biasanya mencakup pengarang, judul, subyek, catatan, data penerbitan dan deskripsi fisik.
Indomarc menguraikan format cantuman bibliografi yang sangat lengkap terdiri dari 700 elemen dan dapat mendeskripsikan dengan baik kebanyakan objek fisik sumber pengetahuan, seperti jenis monograf (BK), manuskrip (AM), dan terbitan berseri (SE) termasuk; Buku Pamflet, Lembar tercetak, Atlas, Skripsi, tesis dan disertasi (baik diterbitkan ataupun tidak), dan Jurnal Buku Langka.

Dublin Core
Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang digunakan untuk web resource description and discovery. Gagasan membuat standar baru agaknya dipengaruhi oleh rasa kurang puas dengan standar MARC yang dianggap terlalu banyak unsurnya dan beberapa istilah yang hanya dimengerti oleh pustakawan serta kurang bisa digunakan untuk sumber informasi dalam web. Elemen Dublin Core dan MARC intinya bisa saling dikonversi.
Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan sebagai berikut:
a. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana
b. Semantik atau arti kata yang mudah dikenali secara umum.
c. Expandable memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.

Dublin Core terdiri dari 15 unsur yaitu :
1. Title : judul dari sumber informasi
2. Creator : pencipta sumber informasi
3. Subject : pokok bahasan sumber informasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor klasifikasi
4. Description : keterangan suatu isi dari sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar isi atau uraian
5. Publisher : orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi
6. Contributor : orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi
7. Date : tanggal penciptaan sumber informasi
8. Type : jenis sumber informasi, nover, laporan, peta dan sebagainya
9. Format : bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi, sumber informasi
10. Identifier : nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasian sumber informasi. Contoh URL, alamat situs
11. Source : rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi
12. Language : bahasa yang intelektual yang digunakan sumber informasi
13. Relation : hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi lainnya.
14. Coverage : cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu
15. Rights : pemilik hak cipta sumber informasi

6. Manual
Manual atau biasa disebut prosedur adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur merupakan aturan-aturan yang harus diikuti bilamana menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. Banyak peripheral perangkat keras maupun sistem tidak berjalan dengan optimal karena dokumentasi yang tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang disediakan. Manual harus dibaca dan dimengerti walau serumit apapun. Manual adalah kunci bagi kelancaran sistem.
Manual / prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi bersama. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur.



Tahapan Membangun Sistem AP



Tahap Hasil
Persiapan • Definisi masalah
• Maksud dan tujuan
• Kerangka kerja
• Perkiraan waktu dan biaya
Survei • Analisa kond. sumber daya
• Analisa kebutuhan
• Analisa sistem berjalan
Disain • Menyusun logika kerja sistem
• Disain data, table, database, relasi.
• Disain input, proses dan output
• Spes. peralatan yang diperlukan
Pembangunan • Pembuatan program aplikasi.
• Instalasi software, jaringan klien server
• Dokumentasi
Uji coba • Tes sistem keseluruhan
• Evaluasi, perbaikan
Training • Training : staf,operator, teknisi, administrator
• Sosialisasi
Operasional • Sistem siap digunakan.
• Bantuan teknis
• Pengembangan lebih lanjut



Kesimpulan
Unsur dan syarat automasi perpustakaan ada banyak. Biasanya, pustakawan berharap terlalu banyak dari sistem ini dan oleh karenannya merasa kecewa bilamana sistem tersebut tidak bekerja seperti yang diharapkan. Untuk memastikan adanya keberhasilan dalam automasi perpustakaan dibutuhkan kerjasama yang optimal dan berkelanjutan diantara pengguna sehingga tercipta kepuasan diantara pengguna, suatu penilain mendalam mengenai kebutuhan-kebutuhan pengguna harus dilakukan sebelum rencana detail untuk automasi dilakukan. Perlu tersedianya staf (pustakawan, operator, teknisi/administrator) yang terlatih. Seluruh anggota staf harus mengerti tentang sistem automasi perpustakaan.

Daftar Pustaka
1. Materi TOT Technologi Information & Communication oleh Unesco dan Pusnas RI di Yogyakarta 1999
2. Konsep, Desain dan Implementasi Perpustakaan Elektronik : Integrasi Perpustakaan Terotomasi dan Perpustakaan Digital Untuk Perpustakaan Nasional di Indonesia Oleh: Ismail Fahmi
3. Model Implementasi Protokol OAI dalam IndonesiaDLN dan Hubungannya dengan Digital Library di Luar Negeri oleh Rurie Muharto