National Archives of the Philippines Arsip Nasional di Filipina

Republik Indonesia
Office of the President Kantor Presiden
National Archives of the Philippines Arsip Nasional di Filipina
Sejarah
The Records dan Manajemen Arsip Office (RMAO) popularly dikenal sebagai "Arsip Nasional" pada awalnya disebut sebagai Spanyol Divisi Archives kemudian diubah namanya sebagai Dinas Archives oleh Perjanjian Paris ketika ditransfer ke Militer Amerika di 10 Desember, 1898.
On October 21, 1901, the Philippine Commission elevated it into a bureau and made it the Bureau of Archives under the Department of Public Instruction, but later reduced, into a mere division on November 1, 1915. Pada tanggal 21 Oktober 1901, di Filipina Komisi ditinggikan menjadi biro dan membuatnya di bawah Biro Archives Department of Public Instruction, namun akan berkurang, menjadi hanya pada divisi 1 November 1915. The implementation of Reorganization Act No. 1407. Pelaksanaan Undang-undang No reorganisasi 1407.
The Philippine Library and Museum with the Archives altogether absorbed as a component Division was created under the Commonwealth Act No. 2572 by the 3rd Philippine Legislature on February 4, 1916. The Philippine Perpustakaan dan Arsip Museum dengan semuanya diserap sebagai komponen Divisi telah dibuat di bawah Undang-Undang No Commonwealth 2572 oleh 3. Philippine legislatif pada 4 Februari 1916. But Congress renamed the Philippine Library and Museum into the National Library and placed it under the Department of Interior on December 7, 1928. Tetapi kongres di Filipina nama Perpustakaan dan Museum di Perpustakaan Nasional dan ditempatkan di bawah Departemen Interior pada 7 Desember, 1928. Later in 1935, the National Library was put under the supervision and control of the speaker of the National Assembly after the Philippine Commonwealth was established. Nanti di 1935, Perpustakaan Nasional telah meletakkan di bawah pengawasan dan pengendalian yang asli Majelis Nasional setelah Philippine Commonwealth didirikan.
Not long after the World War II, the National Library was transformed into the Bureau of Public Libraries with full supervision and control of the Department of Public Instruction, however, the Archives still remained to be one of its divisions. Tidak lama setelah Perang Dunia II, di Perpustakaan Nasional telah ditransformasikan ke dalam Biro Perpustakaan Umum dengan penuh kontrol dan pengawasan dari Departemen Umum Instruksi, namun Arsip masih tetap menjadi salah satu divisi.
On February 14, 1956 under the Reorganization Plan No. 8-A a task force or Committee on Administrative Services realized the importance of coordinated management of official documents (Records Management) and it hoisted the birth of Bureau of Records Management (BRM). Pada tanggal 14 Februari 1956 di bawah Rencana reorganisasi No 8-A tugas atau memaksa Komite Administrasi Layanan menyadari pentingnya koordinasi pengelolaan dokumen resmi (Records Management) dan hoisted kelahiran Biro Records Management (BRM).
Shortly, after two years, the BRM was created under Department of General Services (DGS) by virtue of Executive Order 290 March 14, 1958. Segera, setelah dua tahun, BRM yang telah dibuat di bawah Departemen Layanan Umum (DGS) berdasarkan Executive Order 290 14 Maret 1958.
On September 24, 1972 under PD No. 1, the executive Branch is reorganized and renamed the Department of General Services to General Services Administration and The Bureau of Records Management as RMAO. Pada 24 September 1972 di bawah PD No 1, eksekutif adalah cabang reorganized dan nama Departemen Layanan Umum ke Layanan Administrasi Umum dan Biro Manajemen Records sebagai RMAO.
In 1987, after the EDSA revolution, President Corazon Aquino issued an EO 285 dated July 25 classified RMAO as cultural agency and placed such under the umbrella of DECS. Pada tahun 1987, setelah revolusi EDSA, Presiden Corazon Aquino mengeluarkan EO 285 tanggal 25 Juli RMAO diklasifikasikan sebagai agen budaya seperti itu dan ditempatkan di bawah payung dari DECS.
Finally, on March 5, 1999 through Executive Order No. 80 by the incumbent President Joseph Ejercito Estrada, the RMAO was transferred to the Office of President and was attached to the NCCA for program and policy coordination. Akhirnya, pada Maret 5, 1999 melalui Executive Order No 80 oleh pemegang jabatan Presiden Joseph Ejercito Estrada, RMAO yang telah ditransfer ke Kantor Presiden dan telah melekat pada NCCA untuk koordinasi kebijakan dan program.
MISI
Manajemen Arsip catatan dan Office - RMAO (Arsip Nasional) mempromosikan akuntabilitas publik, akses publik terhadap informasi, pelestarian warisan budaya dan memperkuat identitas nasional melalui promosi dan pelaksanaan program nasional pada publik dan manajemen catatan akuisisi, administrasi dan kontrol dari masyarakat dan arsip pribadi.
To plan, develop and coordinate government-wide programs, policies, rules and regulations governing the use, maintenance, preservation and disposition of current and non-current records and records of permanent historical and archival value. Untuk merencanakan, mengembangkan dan mengkoordinasikan berbagai program pemerintah, kebijakan, peraturan dan peraturan tentang penggunaan, pemeliharaan, pelestarian dan disposisi dari sekarang saat ini dan non-catatan dan catatan permanen nilai historis dan arsip.
VISI
Arsip lembaga yang berkomitmen untuk administrasi dan pengawasan yang teratur, awet muda dan dilindungi arsip publik dan swasta yang akan memastikan siap akses ke asli, dan bukti penting dari warisan budaya nasional kita.
It envisions itself as a world-class repository of cultural/archival documents and/or materials and non-current documents through the use of modern technologies and techniques to provide on-line access to records holdings. It envisions dirinya sebagai kelas dunia repositori dari budaya / arsip dokumen dan / atau materi dan non-dokumen saat ini melalui penggunaan teknologi modern dan teknik untuk menyediakan akses on-line ke catatan holdings.
TUJUAN

To provide a leading role in developing and supporting government recordskeeping, including making independent determinations on the disposal of public records and local government archives; Memberikan peranan utama dalam mengembangkan dan mendukung pemerintah recordskeeping, termasuk membuat independen determinations pada pembuangan umum catatan arsip dan pemerintah daerah; To establish policies, standards and guidelines related to public records managements and archives administrations programs; Untuk membuat kebijakan, standar dan pedoman yang berkaitan dengan publik catatan arsip administrasi dan manajemen program; To enable the Government to be held accountable by ensuring that full and accurate records of the affairs of national and local government are created and maintained; and providing for the preservation of, and public access to, records of long-term value; Untuk mengaktifkan Pemerintah dilaksanakan oleh bertanggung jawab memastikan bahwa penuh dan akurat dari urusan nasional dan pemerintah daerah dibuat dan dikelola, dan menyediakan untuk kelestarian, dan akses masyarakat terhadap, catatan nilai jangka panjang; To enhance public confidence in the integrity of public records and private archives; Untuk meningkatkan kepercayaan publik dalam integritas publik dan swasta catatan arsip; To enhance the accessiblity of records that are relevant to the historical and cultural heritage of the Philippines and to Filipinos' sense of national identity through the systematic creation and preservation of public and private archives; and Untuk meningkatkan accessiblity dari catatan yang relevan dengan sejarah dan warisan budaya dari Filipina dan Filipinos' rasa identitas nasional melalui penciptaan sistematis dan kelestarian arsip publik dan swasta, dan To support the safekeeping of private records. Untuk mendukung diamankan dari catatan pribadi.

PROSEDUR

1. TECHNICAL ADVICE AND ASSISTANCE: SARAN DAN BANTUAN TEKNIS:
The Current Records Division Records Management Analysts shall provide technical advice and assistance to all government agencies in all levels on matters concerning records management, such as: Peristiwa yang Records Records Divisi Manajemen Analis akan memberikan nasihat dan bantuan teknis kepada semua instansi pemerintah di semua tingkatan pada hal-hal yang berkaitan dengan catatan manajemen, seperti:
o Creation of Records Management Improvement Committee (RMIC) *an advisory body on the improvement of the records management program. Penciptaan Records Manajemen Peningkatan Committee (RMIC) * sebuah badan penasihat pada perbaikan catatan manajemen program.
o Installation of Mail Operation Standard *assistance in mail handling operations and the organization and control of the messenger delivery services. Pemasangan Mail * Standar Operasi bantuan dalam penanganan surat dan operasi organisasi dan kontrol dari layanan pesan.
o Establishment and Implementation of File Classification Guide *to set up an appropriate filing system for the agency. Pembentukan dan Pelaksanaan file Klasifikasi * Panduan untuk menyiapkan sistem filing yang tepat bagi agen.
o Establishment of Records Disposition Schedule and its implementation *Inventory of Records listing of all records maintained by the agency by records series which shall be done in Records Inventory and Appraisal (RMAO Form # 1) * The Records Management Improvement Committee (RMIC) shall determine the appropriate values and retention period of each records series. *The Preparation of the Records Disposition Schedule is based on the accomplished Records Inventory and Appraisal (RMAO Form # 1) wherein records series shall be listed by organizational units and alphabetically arranged in prescribed RMAO Form # 2 (Records Disposition Schedule) *Finalization of RDS shall be done as follows: by RMIC for final review prior to the approval of the Agency Head, submitted to RMAO for final evaluation by RMEC and approval by the Director of RMAO. *The approved Records Disposition Schedule become the legal basis for the disposition of records maintained by the agency together with the approved General Records Disposition Schedule (National and Local) series of 2003. Pembentukan Records disposisi Jadwal dan pelaksanaannya * Inventarisasi yang Records Daftar semua catatan dikelola oleh badan oleh serangkaian catatan yang harus dilakukan dalam Records Inventarisasi dan Appraisal (RMAO Form # 1) * The Records Manajemen Peningkatan Committee (RMIC) akan menentukan sesuai nilai-nilai dan ingatan masa setiap record series. The * Persiapan yang Records disposisi Jadwal didasarkan pada tercapai Records Inventarisasi dan Appraisal (RMAO Form # 1) dimana seri catatan harus terdaftar oleh unit organisasi dan alfabet diatur dalam resep RMAO Formulir # 2 (disposisi Jadwal Records) * finalisasi RDS harus dilakukan sebagai berikut: oleh RMIC untuk meninjau sebelum akhir persetujuan dari Kepala Badan, untuk diserahkan ke RMAO terakhir oleh RMEC evaluasi dan persetujuan oleh Direktur RMAO. * The disetujui Records Jadwal disposisi menjadi dasar hukum untuk disposisi catatan yang dikelola oleh badan yang disetujui bersama dengan disposisi Jadwal Records Umum (Nasional dan Lokal) seri tahun 2003.
2. DISPOSAL OF RECORDS Pembuangan DARI Records
o The agency shall accomplish the Request for the Authority to Dispose of Records (RMAO Form # 3) in four copies and submit to RMAO for proper evaluation. Badan akan memenuhi permintaan untuk Authority ke Buanglah Records (RMAO Form # 3) di empat copy dan kirimkan ke RMAO tepat untuk evaluasi.
o The assigned Records Management Analyst (RMA) shall appraise the records requested for an authority to dispose and the findings and recommendations thereof shall be reflected in a Records Management Analysis Report (Form # 4). Yang ditetapkan Records Management Analyst (rma) akan menaksir catatan diminta untuk kewenangan untuk buang dan temuan-temuan dan rekomendasi itu akan tercermin dalam Records Management Analisis Lapor (Form # 4).
o The Director (RMAO) approves the Request of Authority to Dispose and issues Authority to Dispose (RMAO Form # 5) upon recommendation of the Chief, CRD. Direktur (RMAO) yang menyetujui permintaan dari otoritas untuk Buang dan masalah Otoritas untuk Buang (RMAO Form # 5) atas rekomendasi dari Kepala, CRD.
o The requesting agency is notified about their approved request with a copy of the Records Management Analysis Report. Agen yang meminta mereka yang diberitahu tentang permintaan disetujui dengan salinan Records Manajemen Analisis Laporan.
o Before an actual disposal (sale/sale after shredding) is scheduled, the requesting agency shall submit either a letter of availment for the service of RMAO is official buyer or a notarized contract in case they conducted their own bidding. Sebelum aktual pembuangan (penjualan / penjualan setelah shredding) dijadwalkan, yang meminta salah satu agen harus menyerahkan surat availment untuk pelayanan yang resmi RMAO pembeli atau notarized kontrak jika mereka melakukan pilihan mereka sendiri.
o The assigned Records Management Analyst shall supervise and witness the actual disposal together with the representative of the Agency concerned and of Commission on Audit. Yang ditetapkan Records Management Analyst akan mengawasi dan saksi yang sebenarnya pembuangan bersama-sama dengan perwakilan dari Badan yang bersangkutan dan Komisi Audit.
o The original copy of the Certificate of Disposal shall be kept by the requesting agency and a copy be provided to representatives of RMAO and COA. Asli salinan Certificate of disposal akan dipelihara oleh badan dan meminta salinan akan diberikan kepada wakil-wakil dari RMAO dan COA.
3. COORDINATION WITH REGIONAL OFFICES KOORDINASI DENGAN DAERAH OFFICES
o The Regional Offices shall coordinate with the Chief of the Current Records Division about the technical aspects of their work. Kantor Daerah yang akan berkoordinasi dengan Kepala Divisi dengan Peristiwa Records tentang aspek teknis pekerjaan mereka.
o The standard procedures and guidelines established by the Current Records Division shall be applied to the Regional Offices except when exigencies of the service so otherwise requires, but with the approval of the Director. Standar prosedur dan pedoman yang ditetapkan oleh Divisi Peristiwa Records akan diterapkan pada Kantor Wilayah kecuali bila exigencies dari operator lain sehingga memerlukan, tetapi dengan persetujuan Direktur.
LAYANAN

LAYANAN
1. Provides Technical advice and assistance to all government entities on matters concerning records management; Memberikan nasihat dan bantuan teknis untuk semua badan pemerintah mengenai hal-hal yang menyangkut pengelolaan arsip;
2. Inspects, examines and appraises the records of all government entities and determines those records to be retired or destroyed; Inspects, memeriksa dan appraises catatan semua badan pemerintah dan menentukan yang menjadi catatan pensiunan atau hancur;
3. Supervises and witnesses the actual disposal of valueless records of government entities; Supervises dan saksi yang sebenarnya pembuangan dari nilai catatan badan pemerintah;
4. Conducts research and makes studies on the organizational set-ups, functions and existing laws, rules, and regulation pertaining to records management in all level of government entities; Melakukan penelitian dan membuat studi organisasi pada set-up, dan fungsi-fungsi yang ada undang-undang, peraturan, dan peraturan tentang catatan manajemen di semua tingkat pemerintahan entitas;
5. Supervises the different government entities in the preparation of their Records Disposition Schedule (RDS); Supervises berbagai badan pemerintah dalam persiapan mereka Records disposisi Jadwal (RDS);
6. Gather statistics on records disposal to determine the government savings in terms of procurement of filing cabinets and supplies, rentals of office spaces and salaries of records personnel. Mengumpulkan statistik catatan pembuangan untuk menentukan tabungan pemerintah dalam hal pengadaan lemari filing dan pasokan, penyewaan ruang kantor dan gaji dari catatan personil.
SCOPE Ruang Lingkup
All records in all levels of the government shall be within and under the control and supervision of the Director, Records Management and Archives Office. Semua catatan di semua tingkatan pemerintah harus di dalam dan di bawah kontrol dan pengawasan dari Direktur Pengelolaan dan Arsip Records Office.
FUNGSI
FUNGSI
Serves primarily as a planning, regulating, policy-making and advisory unit on matters concerning the creation, maintenance and disposition of records of Government agencies Terutama berfungsi sebagai perencanaan, peraturan, kebijakan dan penasihat unit mengenai hal-hal tentang penciptaan, pemeliharaan dan disposisi dari catatan badan Pemerintah
1. Provides Technical advice and assistance to all government entities on matters concerning records management; Memberikan nasihat dan bantuan teknis untuk semua badan pemerintah mengenai hal-hal yang menyangkut pengelolaan arsip;
2. Inspects, examines and appraises the records of all government entities and determines those records to be retired or destroyed; Inspects, memeriksa dan appraises catatan semua badan pemerintah dan menentukan yang menjadi catatan pensiunan atau hancur;
3. Supervises and witnesses the actual disposal of valueless records of government entities; Supervises dan saksi yang sebenarnya pembuangan dari nilai catatan badan pemerintah;
4. Conducts research and makes studies on the organizational set-ups, functions and existing laws, rules, and regulation pertaining to records management in all level of government entities; Melakukan penelitian dan membuat studi organisasi pada set-up, dan fungsi-fungsi yang ada undang-undang, peraturan, dan peraturan tentang catatan manajemen di semua tingkat pemerintahan entitas;
5. Supervises the different government entities in the preparation of their Records Disposition Schedule (RDS); Supervises berbagai badan pemerintah dalam persiapan mereka Records disposisi Jadwal (RDS);
6. Gather statistics on records disposal to determine the government savings in terms of procurement of filing cabinets and supplies, rentals of office spaces and salaries of records personnel. Mengumpulkan statistik catatan pembuangan untuk menentukan tabungan pemerintah dalam hal pengadaan lemari filing dan pasokan, penyewaan ruang kantor dan gaji dari catatan personil.
FUNGSI DAN OPERASI

Operasi & FUNGSI
1. Technical Assistance & Advice Bantuan teknis & Saran
Technical advice and assistance services are undertaken to facilitate records transfer, establishment of a records center, evaluation of records disposition schedule and annual review of noncurrent records to government agencies. Nasihat dan bantuan teknis layanan telah dilakukan untuk memfasilitasi transfer catatan, pembentukan sebuah catatan pusat, evaluasi dari catatan disposisi jadwal tahunan dan tinjauan noncurrent catatan ke instansi pemerintah.
2. Accession Accession
The process of transferring noncurrent records from the legal custody of an operating agency to the administrative control and guardianship of a records center. Proses mentransfer catatan noncurrent hukum dari tahanan yang dioperasikan dengan agen kontrol administratif dan perwalian dari catatan pusat. All records received at the Records Center shall be properly checked against the transmittal forms/lists that accompany the said records. Semua catatan diterima di Pusat Records harus benar diperiksa terhadap penyebaran formulir / daftar yang menyertai kata records. Any record withdrawn from stack areas for use of the agency which transmitted them shall be properly recorded and briefly described in an appropriate register and duly signed by the authorized official or employee who shall have custody over them. Merekam apapun yang ditarik dari daerah stack untuk menggunakan badan yang dikirim mereka akan didata dan benar sebentar dijelaskan dalam daftar yang sesuai dan seharusnya ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau karyawan yang harus mempunyai tahanan atas mereka.
3. Arrangement Susunan
The intellectual and physical processes and results of analyzing and organizing documents in accordance with archival principles. Intelektual dan fisik proses dan hasil analisis dan mengatur dokumen sesuai dengan prinsip-prinsip arsip. The Records Center shall cause the proper classification and arrangement of the holdings in its storage area and preparation of appropriate finding aids such as indexes, location register and plan and the like in order to establish a better control of the holdings and facilitate the records description work therein. Records Pusat yang akan menyebabkan benar klasifikasi dan pengaturan tentang saham di tempat penyimpanan dan persiapan yang tepat mencari bantuan seperti indeks, lokasi mendaftar dan rencana dan sejenisnya dalam rangka untuk membuat lebih baik dari saham dan memfasilitasi catatan deskripsi pekerjaan didalamnya.
4. Access Control/Reference Service Access Control / Referensi Layanan
The Records Center shall make the records available for use by all persons having legitimate reasons for consulting or using them in accordance with approved rules and regulations, subject however, to restrictions in their use and payments of necessary prescribed fees. Records Pusat yang akan membuat catatan tersedia untuk digunakan oleh semua orang memiliki alasan sah untuk konsultasi atau menggunakan mereka sesuai dengan aturan dan peraturan yang telah disetujui, namun subjek, untuk pembatasan dalam penggunaan layanan tersebut dan pembayaran diperlukan biaya yang ditentukan.
The function and activity of making available to inquirers records under the legal and physical custody of the Records Center. Fungsi dan kegiatan yang tersedia untuk membuat inquirers catatan di bawah hukum dan fisik dari tahanan Records Pusat. Reproduction of said records, or information from or about the same records shall be in conference either verbal or in writing. Reproduksi adanya catatan, atau informasi dari atau sama tentang catatan harus dalam konferensi baik lisan atau secara tertulis.
5. Reappraisal Kembali
Proses di mana catatan ditransfer ke Pusat Records akan terus belajar dan dianalisis untuk tujuan membangun nilai baru yang didapat dalam kursus waktu.
6. Catatan disposisi
Sistematis dari penyimpanan arsip yang tidak diperlukan dalam operasi sehari-hari, identifikasi dan kelestarian secara permanen catatan berharga dan pemusnahan nilai records.
All documents entering the Records Center have retention period at the end of which, some predetermined actions will be taken. Semua dokumen memasuki Records Pusat ada ingatan masa pada akhir yang ditentukan beberapa tindakan yang akan diambil. One is the destruction of the records; the second is transfer to the Archives; and lastly, further retention at the Center. Salah satunya adalah dengan pemusnahan catatan; kedua transfer ke Arsip dan terakhir, lebih penyimpanan di Pusat.
7. Technical Maintenance & Security of Records Teknis Pemeliharaan & Keamanan Records
The Records Center shall develop and maintain an effective document security program by providing maximum protection, consistent with available resources, for all records and other materials in the storage area. Records Pusat yang akan mengembangkan dan memelihara keamanan yang efektif dokumen program dengan memberikan perlindungan maksimal, sesuai dengan daya yang tersedia, untuk semua catatan dan bahan lainnya di tempat penyimpanan.
Preservation is an action to retard or prevent deterioration or damage to records by control of their environment and/or treatment of their structure in order to maintain them as nearly as possible in an unchanging state. Pelestarian merupakan tindakan untuk memperlambat atau mencegah kerusakan atau kemerosotan catatan oleh kontrol dari lingkungan mereka dan / atau perlakuan terhadap mereka struktur dalam rangka untuk memelihara mereka sebagai hampir mungkin dalam sebuah negara unchanging.
Records security is the preventive and protective measures and actions regularly undertaken to preserve and safeguard public records filed in the storage area from physical, communication, and personnel security infractions. Catatan keamanan adalah langkah-langkah pencegahan dan perlindungan dan tindakan yang dilakukan secara teratur untuk melestarikan dan melindungi masyarakat filed catatan di tempat penyimpanan dari fisik, komunikasi, dan personil keamanan infractions.
STRUKTUR ORGANISASI
Kantor Direktur
Ms. Marietta R. Chou Ibu Marietta R. Chou
Acting Director Acting Direktur

Records Management Services Division Records Management Services Division
Ms. Venecia C. Maximo Ibu Venecia C. Maximo
OIC - Chief Records Management Analyst OIC - Ketua Records Manajemen Analyst

Archives Preservation Division Archives pelestarian Divisi
Ms. Estrella M. Domingo Ibu Estrella M. Domingo
OIC - Archives Preservation Division OIC - Archives pelestarian Divisi

Training and Information Division Divisi Pelatihan dan Informasi
Mr. Ronald F. Umali Bapak Ronald F. Umali
OIC - Training and Information Division OIC - Divisi Pelatihan dan Informasi

Records Center Division Catatan Pusat Divisi
Ms. Mesalina A. Nomil Ibu Mesalina A. Nomil
Chief Records Management Analyst Ketua Records Manajemen Analyst

Regional Archives Division - Cebu Divisi Regional Archives - Cebu
Ms. Nancy M. Almodovar Ibu Nancy M. Almodovar
OIC- Senior Archivist OIC-Archivist Senior

Financial and Administrative Division Divisi Keuangan dan Administrasi
Ms. Virginia E. Darlucio Ibu Virginia E. Darlucio
Chief Administrative Officer Kepala Administrasi Officer

Regional Archives Division - Davao Divisi Regional Archives - Davao
Mr. Ronaldo C. Ferariza Bapak C. Ronaldo Ferariza
Supervising RMA Pengawasan rma

Archives Collection and Access Division Koleksi arsip Akses dan Divisi
Mr. Renato J. Medua Bapak J. Medua Renato
OIC - Archives Collection and Access Division OIC - Archives Akses Koleksi dan Divisi