LAPORAN HASIL PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PADA SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI (STAIN) PADANGSIDIMPUAN

LAPORAN HASIL PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PADA SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI (STAIN) PADANGSIDIMPUAN

A. Latar Belakang

Di era modern ini Pepustakaan sangat diperlukan keberadaannya di tengah-tengah masyarakat, baik masyarakat ilmuan maupun masyarakat pada umumnya. Hal ini terjadi karena adanya ledakan informasi sebagai akibat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat. Perpustakaan yang berperan sabagai pengelola, penyimpanan, dan penyebaran informasi kepada para pemakai jasa perpustakaan. Peranan ini menuntut pihak perpustakaan untuk dapat melayani pemakai dengan segala bentuk pelayanan yang mungkin dalam batas–batas kemampuan yang dimiliki masing-masing perpustakaan seperti: pelayanan bahan rujukan (referensi), sirkulasi (peminjaman dan pengembalian bahan pustaka), pengajaran keterampilan pemakai perpustakaan dan lain-lain.
Pelayanan jasa informasi di perpustakaan telah mengalami pergeseran yang cukup pesat, dimana teknologi komputer sudah merasuk kesemua layanan perpustakaan. Komputer sebagai salah satu hasil teknologi telah merubah bentuk pelayanan di perpustakaan menjadi efesien cepat, tepat dengan jangkauan yang lebih luas. Dengan kata lain penyebaran (dissiminasi) informasi dapat dilakukan lebih luas dibandingkan dengan pelayanan secara konvensional atau manual. Komputer dapat menyimpan data pustaka dalam jumlah yang sangat besar. Perangkat lunaknya sudah dapat mengendalikan berkas (file) dan cantuman (record) yang sangat besar. Selain kemampuan yang luar biasa dalam penyimpanan data, penemuan atau penelusuran data informasi bisa dilakukan dengan cepat dan akurat guna menunjang visi, misi serta tujuan perpustakaan STAIN Padangsidimpuan.
Atas pertimbangan kondisi diataslah kegiatan automasi Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan perlu segera dilaksanakan. Disamping itu untuk meningkatkan kemudahan penelusuran bahan pustaka (information retrival), kegiatan ini juga diharapkan dapat meningkatakan minat pemakai perpustakaan dalam pemanfaatan seluruh sumber informasi di Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan.


B. TUJUAN
Tujuan kegiatan ini adalah untuk menunjang visi dan misi Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan. Dalam meningkatkan kualitas dan efektifitas layanan perpustakaan bagi seluruh anggota perpustakaan melalui sarana penelusuran yang efektif dan efisien
Adapun Visi Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan adalah:
Menjadikan Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan sebagai pusat informasi berbasis teknologi, yang lengkap, mudah, murah dan berkualitas dengan terus diperbaharui sesuai dengan keperluan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi STAIN Padangsidimpuan pada khususnya dan masyarakat pada umumnya.

Sedangkan Misi Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan adalah :

1. Mendukung fungsi pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat dengan mengidentifikasi, menyeleksi, mengumpulkan, mengadakan, dan mengolah bahan pustaka dengan mengutamakan faktor kerelevansian, ketersediaan, kemutakhiran dan kelestarian koleksi.
2. Menyiapkan dan melaksanakan pelayanan dan penelusuran informasi perpustakaan secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi (OPAC dan Internet)
3. Membangun resource sharing dan jaringan perpustakaan baik lokal, regional, nasional dan internasional.
4. Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan dan mengevaluasi kegiatan perpustakaan dalam kerangka proses penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi STAIN Padangsidimpuan.
5. Menjadikan perpustakaan sebagai pusat deposit penerbitan hasil karya civitas akademika STAIN Padangsidimpuan.

C. IDENTIFIKASI MASALAH
Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan sampai saat ini memiliki koleksi sekitar 8.986 judul dan 35.532 eksemplar. Dengan jumlah data user (pengguna) sekitar 1.232 orang dan jumlah pegawai perpustakaan 11 (sebelas) orang. Adapun rincian tenaga perpustakaan saat ini antara lain:
a. 1 (satu) orang kepala unit perpustakaan
b. 1 (satu) orang staf administrasi
c. 2 (dua) orang staf pengadaan merangkap bidang pengolahan
d. 5 (lima) orang staf pelayanan sirkulasi
e. 1 (satu) orang staf layanan referensi
f. 1 (satu) orang staf layanan fotocopy
Tenaga spesialis yang memiliki bidang ilmu perpustakaan ada 4 (empat) orang dan selebihnya adalah berasal dari bidang ilmu lain. Masalah yang tidak kalah pentingnya adalah tidak ada pegawai yang tetap, sehingga apabila ada mutasi di lingkungan STAIN Padangsidimpuan sewaktu-waktu bisa dipindahkan pada unit lain, hanya tenaga yang memliki ilmu bidang perpustakaan yang tetap di perpustakaan. Sehingga mempengaruhi layanan bagi pengguna. Banyak hambatan dan permasalahan dalam melakukan semua tugas rutin yang ada diperpustakaan setiap hari yang tidak bisa diatasi oleh petugas khususnya pada layanan sirkulasi. Karena masih menerapkan sistem manual baik untuk kegiatan layanan teknis maupun untuk kegiatan yang berkaitan langsung dengan layanan pemakai.
Berikut kegitan-kegiatan teknis yang masih dilakukan secara manual adalah
1. Pengadaan tugasnya:
- Mengadakan pengembangan koleksi atau pemilihan bahan pustaka
- Melakukan pengecekan bahan pustaka yang telah dibeli atau sumbangan
- Menginventaris bahan pustaka
- Laporan jumlah koleksi
Pada bagian ini pihak perpustakaan STAIN Padangsidimpuan tidak dilibatkan dalam pembelian koleksi bahan pustaka tetapi hanya melibatkan pembuatan pengusulan bahan pustaka yang diperlukan oleh pengguna atas kerjasama staf pengajar, pegawai dan mahasiswa. Usulan tersebut diserahkan kepada pimpinan proyek di STAIN Padangsidimpuan selanjutnya pimpinan proyek kepada CV dan seterusnya diserahkan kepada penertbit. Siklus terakhir dari pembelian buku tersebut diserahkan kepada pihak Perpustakaan STAIN (perpustakaan hanya menerima buku yang sudah dibeli). Sehingga jika salah satu judul buku yang diusulkan tidak ada maka penerbit akan menggantikan buku dengan judul lain. Judul buku yang digantikan tersebut hanya untuk sekedar memenuhi jumlah eksemplar usulan buku yang dibuat oleh pihak perpustakaan. Kebanyakan dari buku yang telah dibeli merupakan koleksi yang sudah ada diperpustakaan yang mempunyai edisi sama, dan judul yang sama, dan koleksi tersebut jarang dipinjam oleh pengguna, buku yang datang kebanyakan mempunyai informasi yang sudah out of date. ini menyebabkan peminjam khususnya pengguna staf pengajar dan pegawai berkurang.
2. Pengatalogan tugasnya:
Mendiskripsikan koleksi perpustakaan ke dalam peraturan pengatalogan dengan memakai peraturan pengatalogan yaitu AACR (Anglo American Catalogue Rules), dan mengklasifikasikan bahan pustaka sesuai bagan klasifikasi DDC (Dewey Decimal Clasification) ke 20.
Pada tugas ini pegawai dibagian pengolahan langsung menginput data dan membuat statistik koleksi dengan menggunakan excel, sehingga apabila ada penambahan buku dengan judul yang sama untuk melanjutkan kopy buku tersebut petugas pengolahan harus melihat kembali buku inventarisasi secara manual atau dapat melihat langsung ke lemari koleksi tandon dengan menggunakan ketelitian yang ekstrak yang membutuhkan waktu yang lama. Sering dijumpai buku dengan judul dan edisi yang sama terdapat dua nomor klas yang berbeda yang menyebabkan keraguan bagi pengguna dalam mencarai buku tersebut. Hal ini terjadi dikarenakan kurangnya ketelitian dalam mencari kembali buku dengan judul dan edsi yang sama.
3. Penyiapan fisik bahan pustaka meliputi:
- Pengetikan nomor klass buku
- Menggunting nomor klass buku yang telah diketik
- Menempel nomor klass buku
4 . Layanan sirkulasi yang tugasnya adalah:
- Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, pengunduran diri anggota perpustakaan.
- Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman.
- Penarikan denda bagi yang terlambat.
- Membuat pengumuman berupa daftar nama-nama anggota pustaka yang belum mengembalikan buku.

- Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku khususnya buku hilang
- Membuat statistik peminjaman dan pengunjung satiap hari
Tugas-tugas diatas masih menerapkan proses catat mencatat tidak efektif dan efesien. Contohnya : apabila ada buku hilang maka mekanisme penggantiannya antara lain:
1. Mengganti buku dengan judul yang sama
2. Membeli salah satu buku diantara tiga judul buku yang dipilihkan oleh pihak pustaka. Dimana buku tersebut adalah buku yang paling diminati pengguna tetapi eksemplarnya sedikit.
untuk Kegiatan lain adalah penelusuran buku (book serching). Dalam menelusur buku, pengunjung perpustakaan tidak mempergunakan katalog kartu atau katalog tercetak lainnya. Pengunjung langsung melihat kesusunan buku di rak buku yang telah diberi kode khusus. Karena katolog tercetek dalam bentuk kartu katalog kurang dipergunakan oleh pengunjung pustaka disebabkan lamanya pencarian dalam menemukan satu buku yang diperlukan oleh pengunjung. Mereka lebih meminati proses pencarian buku ke rak buku walaupun mereka harus dituntut dengan ketelitian yang ekstra.
Namun sejalan dengan perkembangan sistem pendidikan dan perkembangan Teknologi Informasi (TI) yang mengharuskan mahasiswa melakukan studi mandiri serta keaktifan dan keliahian untuk memilih dan menelusur informasi (information searching), oleh karena itu pengembangan pelayanan dalam bentuk otomasi atau komputerisasi Perpustakaan STAIN Padangsidimuan nampaknya menjadi suatu kebutuhan yang tidak bisa dielakkan.
Fakta inilah yang menjadi alasan mendasar untuk segera melakukan suatu pengembangan terhadap sistem pelayanan informasi Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan menuju based-computerized library, yaitu perpustakaan sebagai penyedia inforamasi berbasis komputer dan telekomunikasi agar mampu memberikan informasi yang cepat, akurat dengan kemajuan teknologi sehingga eksistensinya benar-benar mampu menjadi penunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi.

D. PEMECAHAN MASALAH
Sistem perpustakaan yang akan dibangun nantinya sebagaimana telah disebutkan di atas adalah perpustakaan berbasis computer atau perpustakaan dengan automasi penuh. Dengan menggunakan sistem aplikasi simpus. Sistem tersebut diharapkan semua kegiatan layanan teknis seperti penomoran dokumen dan registrasi buku induk, katalogisasi, klasifikasi, penentuan tajuk subyek, inputing dan editing data, pembuatan kartu anggota dilakukan dengan menggunakan program aplikasi ke dalam jaringan local perpustakaan.
Demikian juga kegiatan pada layanan pemakai seperti peminjaman dan pengembalian bahan pustaka buku diproses dengan menggunakan aplikasi SIMPUS yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan saat ini dan barcode scanner, sehingga keakuratan data akan lebih terjamin dan tenggang waktu yang dibutuhkan pada proses peminjaman dan pengembalian akan semakain singkat dan cepat. Untuk penelusuran bahan pustaka buku, pengunjung dapat mempergunkan beberapa OPAC (Online Public Access Catalogue), suatu katalog terpasang yang berbasis komputer yang tersedia dilayanan sirkulasi, referensi, dan layanan-layanan lain yang akan disediakan selanjutnya. Pengunjung tidak perlu membuang–buang waktu mencari buku satu persatu di rak-rak buku karena selain melalahkan juga tidak efektik dan efesien.

E. KEUNTUNGAN
Adapun keuntungan dengan menggunakan sistem SIMPUS ini adalah sebagai berikut :
1. Dapat meningkatkan efektifitas dan efesiensi penelusuran informasi di Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan
2. Dapat meningkatkan daya ketepatan cantuman bahan pustaka di dalam penelusuran informasi sesuai dengan kebutuhan anggota perpustakaan.
3. Memotivasi anggota perpustakaan dalam pemanfaatan sumber-sumber informasi di Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan
4. Memudahkan penyusunan daftar tambahan bahan pustaka, pencetakan katalog dan penyebaran informasi di Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan.
5. Dengan adanya OPAC dapat memudahkan pengguna dalam mencari buku yang diperlukannya tanpa melihat langsung ke buku

F. KENDALA

Sistem ini sudah diusulkan sebelumnya, dan pada tahap awal pengajuan proposal telah disebutkan jumlah dana yang akan dikeluarkan dan sudah disetujui pimpinan STAIN Padangsidimpuan. Staff pustaka telah sempat mengikuti pelatihan pada aplikasi ini.Tetapi tiba dalam tahap pelaksanaannya terbentur oleh dana. Dan sekarang masih tahap pengajuan kembali proposal.

G. FASILITAS
I. Fasilitas yang tersedia
Fasilitas pendukung yang telah tersedia di perpustakan STAIN Padangsidimpuan adalah sebagai berikut:
a. Perangkat lunak (software)
Perpustakaan STAIN Padangsdimpuan menggunakan program aplikasi SIMPUS (Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan) yang masih terbengkalai dalam proses dan pelaksaannya
b. Perangakat keras ( Hardware)
• 1 (satu) unit computer server IBM
• 6 (enam) unit computer client
• 1 (satu) unit Samsung Barcode Printer
• 1 (satu) unit HP Scanjet 2400
• 1(satu)unit Barcode Scanner
• 2 (dua)unit Printer Cannon S200SPx
• 1 (satu)unit printer cannon Pixma iP1880
• 1 (satu) unit 3M Model 3501 Detection System, Baseplate System Single Corridor
• 1 (satu) unit 3M model 930 Desensitizer
• 1 (satu)unit 3M Model 764 Resensitizer
• 6 (enam) kotak 3M Tattle Tape B2 Security Strips for Print Media. 1 Kotak(=1.000 pc)

II. Fasilitas tambahan yang dibutuhkan
Beberapa fasilitas tambahan yang dibutuhkan untuk kelancaran dan efektifitas kegiatan otomasi Perpustakaan STAIN Padangsidimpuan adalah sebagai berikut:
• 11 ( sebelas) unit computer multimedia. Sehingga diharapakan akan tersedia 17 unit computer di perpustakan STAIN Padngsidimpuan. Adapun Penggunaan komputer tersebut adalah sebagai berikut:
1. Database server 1 unit
2. Ketua Unit Perpustakaan 1 unit
3. Bagian administrasi 1 unit
4. Bagian pengolahan koleksi 2 unit
5. Bagia pengembalian koleksi 2 unit
6. Bagian peminjaman koleksi 2 unit
7. OPAC (catalog online) Lantai I 4 unit
8. OPAC (catalog online) Lantai II 2 unit
9. Daftar Pengunjung 1 unit
10. Layanan Skiripsi (tertutup) 1 unit
11. Layanan tandon (koleksi tunggal) 1 unit
• 1 (satu) unit printer EPSON LQ-2180
• 3 (tiga) unit standing automated barcode (Zebra T402)
• 5 (lima) rol kabel jaringan
• 1 (satu) unit HUB D-LINK 24 Port

H. RINCIAN KEGIATAN
Kegiatan automasi perpustakaan dibagi kepada dua sub kegiatan yaitu :
I. Pelatiahan perangkat lunak
Pelatihan penggunaan aplikasi yang direncanakan adalah SIMPUS akan berlangsung selam 7 (tujuh), waktu pelaksanaan akan disesuaikan nantinya. Kegiatan ini akan diikuti oleh 11 orang pegawai perpustakaan
II Kegiatan operasional
Kegiatan operasional direncanakan akan dilaksakan selama 8 bulan. Waktu dan jadwal kegiatan aka disesuaikan. Kegiatan operasional ini mencakup penomoran dokumen dan registrasi, katalogisasi, klasifikasi, inputing dan editing data, pembuatan barcode dan lebeling, shelving, inputing dan edting data user, pembuatan kartu anggota labeling barcode, pembuatan laporan. Jumlah data buku yang akan di-input kedalam pangkalan data computer adalah sekitar 8.986 judul dan 35.532 eksemplar.

I. RANCANGAN ANGGARAN BIAYA

No Nama Satuan Harga Banyaknya Jumlah
satuan (Rp) (Rupiah)
1 2 3 4 5 6

Pelatihan Perangkat Lunak
1 Instruktur orang 300.000 2 X 7 4.200.000
2 Transportasi instruktur orang 1.500.000 2 X 2 6.000.000
3 Akomodasi Instruktur orang 200.000 2 X 7 2.800.00
4 Peserta orang 25.000 12 300.000
5 Konsumsi orang 10.000 13 X 7 910.0010
J U M L A H 14.210.000

Perangkat Keras
6 Komputer Pentium 4 Multimedia Unit 4.000.000 11 52.800.000
7 Printer EPSON LQ-2180 Unit 3.200.000 1 3.200.000
8 Standing Automated Barcode Reader Unit 2.400.000 3 10.200.000
9 Kabel Jaringan LAN Rol 500.000 5 2.750.000
10 Hub D - LINK 24 port Unit 800.000 1 800.000
J U M L A H 69.750.000

Kegiatan operasional
11 Nomor Dokumen dan Registrasi Eks 100 35.532 3.553.200
12 Katalogisasi Judul 250 8.986 2.246.500
13 Klasifikasi Judul 250 8.986 2.246.500
14 Inputing dan Editing Data Eks 150 35.532 5.329.800
15 Pembuatan Barcode dan Label Eks 150 35.532 5.329.800
16 Shelfing (pengerakan) Eks 150 35.532 5.329.800
17 Inputing dan Editing Data User User 150 1.232 184.800
18 Kartu Anggota dan Labeling Barcode User 150 1.232 184.800
19 Pembuatan Laporan Paket 250.000 1 250.000
J U M L A H 24.655.200

T O T A L
108.615.200


J. PENUTUP

Demikianlah hasil laporan perancangan sistem informasi pada perpustakaan Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Padangsidimpuan ini saya perbuat, atas perhatian bapak/ibu saya ucapkan terimakasih.