NATIONAL ARCHIVES OF THE PHILIPPINES

Tugas MataKuliah : Manejemen Record Dan Arsip

NATIONAL ARCHIVES OF THE PHILIPPINES
( http//: www. Ica.org/en/member/national_archives_of_Philippines)
1.1 Sejarah
Records dan Manajemen Arsip Office (RMAO) dikenal sebagai "Arsip Nasional" pada awalnya disebut sebagai Spanyol Divisi Archives kemudian namanya diubah dalam Perjanjian Parsi sebagai Dinas Archives saat dipindahkan ke Militer Amerika pada tanggal 10 Desember 1898.
Pada tanggal 21 Oktober 1901, di Filipina Komisi ditinggikan menjadi biro dan membuatnya di bawah Biro Archives Department of Public Instruction, namun berkurang, menjadi divisi pada tanggal 1 November 1915 yang tercantum dalam pelaksanaan undang-undang reoganisasi No 1407.
Perpustakaan Philippine dan Arsip Museum semuanya diserap sebagai komponen Divisi dan telah dibuat di dalam undang-undang Commonwealth No 2572. Tetapi pada kongres di Filipina Perpustakaan dan Museum digabung menjadi Perpustakaan Nasional dan ditempatkan di bawah Departemen Interior pada tanggal 7 Desember 1928. Tahun 1935 Perpustakaan Nasional berada di bawah pengawasan dan pengendalian yang Majelis Nasional setelah didirikannya Philippine Commonwealth.
Tidak lama setelah Perang Dunia II, Perpustakaan Nasional ditransformasikan ke dalam Biro Perpustakaan Umum dibwah pengawasan instruksi Departemen Umum, namun Arsip masih tetap menjadi salah satu divisi.

Pada tanggal 14 Februari 1956 di bawah Rencana reorganisasi No 8-A tugas Layanan Komite Administrasi menyadari pentingnya koordinasi pengelolaan dokumen resmi (Records Management) dan hoisted kelahiran Biro Records Management (BRM). Namun Setelah dua tahun, Biro Records Management (BRM) telah dibuat di bawah Departemen Layanan Umum (DGS) berdasarkan Executive Order 290 pada tanggal 14 Maret 1958.
Pada tanggal 24 September 1972 di bawah PD No 1, Branch eksekutif cabang reorganized dan nama Departemen Layanan Umum ke Layanan Administrasi Umum dan Biro Manajemen Records sebagai RMAO. Pada tahun 1987, setelah revolusi EDSA, Presiden Corazon Aquino mengeluarkan EO 285 tanggal 25 Juli RMAO diklasifikasikan sebagai agen budaya yang ditempatkan di bawah perlindungan DECS. Akhirnya, pada Maret 5, 1999 melalui Executive Order No 80 oleh pemegang jabatan Presiden Joseph Ejercito Estrada, RMAO telah dipindahkan ke Kantor Presiden dan telah melekat pada NCCA untuk koordinasi kebijakan dan program.
1.2 Ruang Lingkup Arsip Badan Arsip philppinnes
Semua catatan di semua tingkatan pemerintah harus di dalam dan di bawah kontrol dan pengawasan dari Direktur Pengelolaan dan Arsip Records Office.
1.3 MISI
Manajemen Arsip catatan dan Office (Arsip Nasional) mempromosikan akuntabilitas publik, akses publik terhadap informasi, pelestarian warisan budaya dan memperkuat identitas nasional melalui promosi dan pelaksanaan program nasional pada publik dan manajemen catatan akuisisi, administrasi dan kontrol dari masyarakat dan arsip pribadi.
Untuk merencanakan, mengembangkan dan mengkoordinasikan berbagai program pemerintah, kebijakan, peraturan tentang penggunaan, pemeliharaan, pelestarian dan disposisi non-current records and records yang permanent yang mempunyai nilai historis dan arsip.

1.4 VISI
Lembaga Arsip berkomitmen memberikan layanan administrasi yang lengkap, pengawasan yang teratur, pelestarian dan perlindungingan arsip publik yang siap di akses ke dokumen aslinya, dbsebgai bukti penting dari warisan budya nasional Phlippinne
Dan menempetkan dirinya sebagai posisi kelas dunia dalam repositori dari budaya/arsip dokumen dan non-dokumen yang dapat di akses melalui penggunaan teknologi modern atau dapat di akses on-line ke record holdings.
1.4 TUJUAN

• Memberikan peranan utama dalam mengembangkan dan mendukung record skeeping pemerintahan, termasuk membuat independen determinations pada pemusnahan record arsip umum dan pemerintah daerah.
• Membuat kebijakan umum, standar dan pedoman yang berkaitan dengan publik catatan arsip administrasi dan program manajemen. Mengaktifkan pertanggung jawaban pengelolaan pekerjaan pemerintah yang akurat dari urusan nasional dan pemerintah daerah, serta menjaga kelestarian arsipnya, yang digunakan dalam jangka panjang.
• Untuk meningkatkan kepercayaan publik dalam integritas publik dan swasta record arsip.
• Untuk meningkatkan accessiblity dari record yang relevan dengan sejarah dan warisan buiodaya dari Filipina dan Filipinos' rasa identitas nasional melalui penciptaan sistematis dan kelestarian arsip publik dan swasta, serta menjaga keamanan dari record pribadi masyarakat philippinnes.

1.5 FUNGSI
Fungsi utama dari Badan Arsip National Philippines adalah sebagai perencanaan, peraturan, kebijakan dan penasihat unit mengenai hal-hal tentang penciptaan, pemeliharaan dan disposisi dari record Badan Pemerintah.
1. Memberikan nasihat dan bantuan teknis untuk semua badan pemerintah mengenai hal-hal yang menyangkut pengelolaan arsip
2. Menentukan semua record Badan pemerintah yang menjadi catatan pensiunan
3. Supervises dan saksi yang sebenarnya dalam pemusnahan dari nilai catatan badan pemerintah
4. Melakukan penelitian dan membuat studi organisasi pada set-up, dan fungsi-fungsi undang-undang, peraturan, dan peraturan tentang catatan manajemen di semua tingkat pemerintahan
5. Supervises berbagai badan pemerintah dalam persiapan jadwal retensi Arsip Records disposisi Jadwal (RDS)
6. Mengumpulkan statistik record yang telah di musnahkan untuk menentukan tabungan pemerintah dalam hal pengadaan lemari filing dan pasokan, penyewaan ruang kantor dan gaji dari catatan personil.

1.5 Pengelolaan Arsip
a. Penyimpanan dan Perawatan Arsip
Pusat Record yang akan mengefektifkan program pengembangan, pemeliharaan keamanan dokumen dengan memberikan perlindungan maksimal, untuk semua catatan dan bahan lainnya di tempat penyimpanan. Pelestarian merupakan tindakan untuk memperlambat atau mencegah kerusakan atau kemerosotan record yang sering digunakan. Keamanan record adalah langkah-langkah dalam melakukan pencegahan dan perlindungan serta tindakan yang dilakukan secara teratur untuk melestarikan dan melindungi record filed pada tempat penyimpanan fisik record, komunikasi, dan personil keamanan infractions.
b. Disposal
• Badan Arsip National Philippinnes akan memenuhi permintaan untuk Authority pemusnahan Records (RMAO) yang di copy dan dikirimkan ke RMAO untuk evaluasi.
• Records Management Analyst (RMA) menetapkan penaksiran record yang diminta untuk kewenangan pemusnahan dan temuan-temuan sebagai rekomendasi dalam Records Management Analisis Lapor .
• Direktur (RMAO) yang menyetujui permintaan dari otoritas untuk pemusnahan arsip dan masalah Otoritas untuk pemusnahan (RMAO) atas rekomendasi dari Kepala, CRD.
• Agen yang meminta mereka diberitahu tentang permintaan disetujui dengan salinan Records Manajemen Analisis Laporan.
• Sebelum acara pemusnahan (penjualan/penjualan setelah shredding) dijadwalkan, salah satu agen yang meminta harus menyerahkan surat availment untuk pelayanan yang resmi RMAO pembeli atau notarized kontrak jika mereka melakukan pilihan mereka sendiri.
• Yang ditetapkan Records Management Analyst akan mengawasi dan menyaksikan pemusnahan secara bersama-sama dengan perwakilan dari Badan yang bersangkutan dan Komisi Audit.
Salinan Certificate of disposal asli akan dipelihara oleh badan arsip dan meminta salinan akan diberikan kepada wakil-wakil dari RMAO dan COA.
c. Layanan Arsip
• Memberikan nasihat dan bantuan teknis untuk semua badan pemerintah mengenai hal-hal yang menyangkut pengelolaan arsip
• Memeriksa dan appraises catatan dari semua badan pemerintah serta membuat catatan pensiunan
• Saksi yang mengikuti acara pemusnahan dari nilai record badan pemerintah
• Melakukan penelitian dan membuat studi organisasi pada set-up, dan fungsi-fungsi yang ada undang-undang, peraturan, dan peraturan tentang record manajemen di semua tingkat pemerintahan
• Supervises berbagai badan pemerintah dalam persiapan mereka Records disposisi Jadwal (RDS)
• Mengumpulkan statistik catatan pemusnahan untuk menentukan tabungan pemerintah dalam hal pengadaan lemari filing dan pasokan, penyewaan ruang kantor dan gaji dari catatan personil.
Layanan Referensi
Records Pusat yang akan membuat catatan tersedia untuk digunakan oleh semua orang memiliki alasan sah untuk konsultasi atau menggunakan mereka sesuai dengan aturan dan peraturan yang telah disetujui, namun subjek, untuk pembatasan dalam penggunaan layanan tersebut dan pembayaran diperlukan biaya yang ditentukan.
Fungsi dan kegiatan yang tersedia untuk membuat inquirers catatan di bawah hukum dan fisik dari tahanan Records Pusat. Reproduksi adanya catatan, atau informasi dari atau sama tentang catatan harus dalam konferensi baik lisan atau secara tertulis.
1.6 Saran dan Bantuan Teknis
Sejarah Records Divisi Manajemen Analis akan memberikan nasihat dan bantuan teknis kepada semua instansi pemerintah di semua tingkatan berkaitan dengan catatan manajemen, seperti:
1. Penciptaan Records Manajemen Peningkatan Committee sebuah badan penasihat pada perbaikan program record manajemen.
2. Pemasangan Mail, Standar Operasi bantuan dalam penanganan surat dan operasi organisasi dan kontrol dari layanan pesan.
3. Pembentukan dan Pelaksanaan file Klasifikasi
4. Pembentukan Records disposisi Jadwal dan pelaksanaannya, Inventarisasi Daftar Records dari semua record yang dikelola oleh badan yang dilakukan dalam Inventarisasi Records. Peningkatan Manajemen Records Committee akan menentukan nilai-nilai dari setiap record series, Persiapan Records dimana seri catatan harus terdaftar oleh unit organisasi dan yang berdasarkan urutan alfabet telah diatur. Penyelasian RDS harus dilakukan sebagai berikut: RMIC akan meninjau sebelum persetujuan akhir dari Kepala Badan, untuk diserahkan ke RMAO kemudian RMEC dievaluas dan disetujui oleh pimpinan RMAO. Persetujuan Jadwal Records disposisi menjadi dasar hukum untuk disposisi record yang dikelola oleh badan yang telah disetujui bersama dengan disposisi Jadwal Records Umum (Nasional dan Lokal) tahun 2003.
1.7 Operasi & Fungsi
1. Bantuan teknis & Saran dalam menggunakan arsip
Nasihat dan bantuan layanan teknis dilakukan untuk memfasilitasi pemindahan record, pembentukan sebuah record pusat, evaluasi dari jadwal disposisi record tahunan dan tinjauan record yang tidak current ke instansi pemerintah.
2. Accession
Proses pemindahan record yang noncurrent hukum dari tahanan yang dioperasikan dengan administratif agen kontrol dan perwalian dari record pusat. Seluruh record yang diterima di Pusat Records harus benar- benar diperiksa terhadap penyebaran formulir/daftar yang menyertai kata records. Merekam apapun yang ditarik dari daerah stack untuk menggunakan badan yang dikirim mereka akan didata dan dijelaskan dalam daftar yang sesuai dan seharusnya ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau karyawan yang bersangkutan.
3. Susunan
Intelektual dan fisik proses dan hasil analisis dan mengatur dokumen sesuai dengan prinsip-prinsip arsip. Records Pusat yang akan menyebabkan benar klasifikasi dan pengaturan tentang saham di tempat penyimpanan dan persiapan yang tepat mencari bantuan seperti indeks, lokasi mendaftar dan rencana dan sejenisnya dalam rangka untuk membuat lebih baik dari saham dan memfasilitasi catatan deskripsi pekerjaan didalamnya.



4. Reappraisal
Proses di mana pemindahan record ke Pusat Records akan terus belajar dan dianalisis untuk tujuan membangun nilai-nilai baru yang didapat dalam kurun waktu yang telah ditentukan
5. Catatan
Sistematis dari penyimpanan arsip yang tidak diperlukan dalam operasi sehari-hari, identifikasi dan kelestariannya secara permanen record yang berharga dan pemusnahan nilai records.
Semua dokumen yang masuk ke Records Pusat ada ingatan masa pada akhir yang ditentukan beberapa tindakan yang akan diambil. Salah satunya adalah dengan pemusnahan catatan; kedua transfer ke Arsip dan terakhir, lebih penyimpanan di Pusat.
1.7 Struktur Organisasi
Direktur : Ms. Marietta R. Chou (Acting Director)
Records Management Services Division: Ms. Venecia C. Maximo (OIC – Chief Records Management Analyst OIC)
Archives Preservation Division: Ms. Estrella M. Domingo (OIC-Archives Preservation Division OIC)
Training and Information Division: Mr. Ronald F. Umali (OIC - Training and Information Division OIC)
Records Center Division: Ms. Mesalina A. Nomil (Chief Records Management Analyst)
Regional Archives Division – Cebu: Ms. Nancy M. Almodovar (OIC- Senior Archivist)
Financial and Administrative Division: Ms. Virginia E. Darlucio (Chief Administrative Officer)
Regional Archives Division – Davao: Mr. Ronaldo C. Ferariza (Supervising RMA)
Archives Collection and Access Division: Mr. Renato J. Medua Bapak J. Medua Renato (OIC - Archives Collection and Access Division OIC