Pedoman Retensi Arsip

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pengelolaan kearsipan suatu lembaga pemerintah mempunyai peran tugas dan
fungsi yang strategis dalam pengambilan keputusan karena menyangkut pelaku
organisasi. Agar terlaksananya tugas tersebut diperlukan sarana pendukung antara
lain sistem pengelolaan kearsipan kepegawaian yang baik, lengkap dan sistematis.
Salah satu sistem pengelolaan kearsipan yang sangat diperlukan saat ini adalah
adanya Jadual Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama (Jadual Retensi Arsip
Tenaga Teknis Peradilan Agama).
Dalam ketentuan pasal 48 ayat (1) dan (2) UU No. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan menyatakan bahwa setiap Lembaga Negara, Pemerintah Daerah,
perguruan tinggi negeri serta BUMN/BUMD wajib memiliki JRA. JRA tersebut
ditetap oleh pimpinan lembaga yang dipakai sebagai acuan dalam penyusutan arsip.
Penataan file pegawai yang rapi mempunyai peran yang penting tetapi dalam
masa mendatang volume arsip akan semakin meningkat sehingga penataan file
pegawai tersebut berdampak pada makin menumpuknya file pegawai yang ditata.
Apabila pada suatu organisasi telah ada Pedoman Jadual Retensi Arsip, maka
permasalah diseputar penataan arsip terutama mengatasi volume arsip yang
semakin tinggi akan terselesaikan. Hal ini karena Jadual Retensi Arsip menjadi
pedoman dalam melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip.
Saat ini Jadual Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama di Mahkamah
Agung Republik Indonesia belum diatur dalam suatu peraturan khusus, sedangkan
kebutuhan untuk melakukan penyusutan Arsip Kepegawaian Tenaga Teknis
Peradilan Agama drasakan sangat mendesak. Oleh karena itu Direktorat Jenderal
Badan Peradilan Agama merasa perlu untuk memulainya sehingga dapat dijadikan
pedoman dalam pengelolaan arsip.
Dengan adanya jadual tentang retensi arsip pegawai tenaga teknis diharapkan
penataan arsip pegawai pada PTA/M.Sy.P/PA/M.Sy. akan lebih efektif karena
akan dapat diketahui kapan batas waktu dan pada jenis apa arsip tersebut dapat
________________________________________
Page 2
2
disimpan yang pada akhirnya tujuan penyimpanan dan penataan arsip agar dapat
dengan mudah dicari, ditemukan dan dipergunakan dengan cepat dapat terlaksana
dengan baik.
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud disusunnya Pedoman Penyusunan Jadwal Retensi dan Penyusutan
Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama ini adalah:
a. Memberikan gambaran teknis penyusunan Jadwal Retensi Arsip Tenaga
Teknis Peradilan Agama kepada Unit-Unit Kerja di lingkungan Direktur
Jenderal Badan Peradilan Agama MARI;
b. Memberikan gambaran teknis penyusutan Arsip Tenaga Teknis Peradilan
Agama kepada Unit-Unit Kerja di lingkungan Direktur Jenderal Badan
Peradilan Agama MARI, baik sebelum disusun dan diberlakukannya Jadwal
Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama (Non-JR Arsip Tenaga
Teknis Peradilan Agama) maupun setelah disusun dan diberlakukannya
Jadwal Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama (Berdasarkan);
c. Mengajak Unit-Unit Pengelola Arsip di lingkungan Direktur Jenderal Badan
Peradilan Agama MARI dalam rangka peningkatan mutu pengelolaan arsip
di lingkungan MARI.
2. Tujuan disusunnya Pedoman Penyusunan Jadwal Retensi Arsip Tenaga Teknis
Peradilan Agama ini adalah:
a. Menjadi pedoman atau acuan teknis bagi Unit-Unit Kerja di lingkungan
Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama MARI dalam menentukan retensi
dan menyusutkan Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan;
b. Mendorong pengembangan Jadwal Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan
Agama di lingkungan Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama MARI;
c. Memberikan motivasi kepada Unit-Unit Kerja di lingkungan Direktur
Jenderal Badan Peradilan Agama MARI untuk secara terus menerus
meningkatkan kinerja pengelolaan Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama.
C. Dasar Hukum
1. UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
________________________________________
Page 3
3
2. UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
3. UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
4. Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 5 Tahun 2007 tentang Jadwal
Retensi Arsip Kepegawaian.
5. Keputusan Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor
143/KMA/SK/VIII/2007 tanggal 24 Agustus 2007 tentang Memberlakukan
Buku I tentang Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Kepegawaian
Peradilan, Administrasi Kepegawaian Peradilan, Administrasi Perencanaan,
Administrasi Tata Persuratan, Tata Kearsipan dan Administrasi Keprotokolan,
Kehumasan dan Keamanan, Administrasi Perbendaharaan, Pedoman Bangunan
Gedung Kantor dan Rumah Jabatan Badan Peradilan di bawah Mahkamah
Agung RI, Prototype Gedung Pengadilan dan Rumah Dinas dan Pola
Klasifikasi Surat Mahkamah Agung RI.
D. Ruang Lingkup
Dalam pedoman ini yang menjadi ruang lingkupnya meliputi Jadwal Retensi
Arsip (JRA), meliputi Jenis JRA, Manfaat JRA, Teknis Prosedur Penyusunan Jadual
Retensi Arsip yang akan diuraikan mulai dari pembentukan tim kerja,
pendataan/survey mengenai referensi dan arsip, penentuan jenis atau seri arsip,
penyusunan daftar jenis/seri arsip, penilaian arsip, penentuan retensi/jangka waktu
simpan arsip, penentuan nasib akhir/retensi arsip, pengesahan pedoman yang
dibuat/disusun dan sosialisasi atas pedoman yang dibuat ini.
Selain itu secara singkat juga akan diuraikan tentang Penyusutan Arsip Tenaga
Teknis Peradilan Agama, meliputi Penyusutan Arsip Tenaga Teknis Peradilan
Agama sebelum disusun dan diberlakukannya Jadwal Retensi Arsip Tenaga Teknis
Peradilan Agama (Non-JRA), Penyusutan Arsip Tenaga Teknis Peradilan Agama
setelah disusun dan diberlakukannya Jadwal Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan
Agama (Berdasarkan JRA), masalah kewenangan terhadap penyusutan arsip pada
tingkat Ditjen Badilag MA RI, PTA/M.Sy. Propinsi dan PA/M.Sy
E. Pengertian
1. Arsip
________________________________________
Page 4
4
a. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (UU No. 43 Th. 2009 tentang
Kearsipan).
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara
dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan dan peradilan. (KMA No. 143/KMA/SK/VIII/2007 tgl 27
Agustus 2007)
c. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta
dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan. (KMA No. 143/KMA/SK/VIII/2007 tgl 27 Agustus 2007).
2. Arsip Kepegawaian
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan dan peradilan dibidang Kepegawaian.
3. Arsiparis
adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh
melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta
mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan
kearsipan (UU No. 43 Th. 2009).
4. Unit kerja/pengolah
Unit kerja yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi yang
mengelola arsip aktif sebagai berkas kerja. (KMA No.
143/KMA/SK/VIII/2007 tgl 27 Agustus 2007)
5. Unit kearsipan
Ialah Unit Organisasi yang kegiatan pokoknya mengarahkan dan
mengendalikan arsip aktif, juga menyimpan dan mengelola arsip in aktif yang
________________________________________
Page 5
5
berasal dari unit-unit (Unit Kerja) di lingkungannya. (KMA No.
143/KMA/SK/VIII/2007 tgl 27 Agustus 2007)
6. Lembaga kearsipan
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung
jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan (UU No. 43
Th. 2009 ttg Kearsipan).
7. Unit Pelaksana Teknis (UPT)
Ialah Unit Eselon II di Tingkat Pusat, Pengadilan Tingkat Pertama
(PA/M.Sy.), dan Pengadilan Tingkat Banding (PTA/M.Sy.P). (KMA No.
143/KMA/SK/VIII/2007 tangl 27 Agustus 2007).
8. Jadual Retensi Arsip
adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau
retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan
suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. (UU No.
43 Th. 2009 ttg Kearsipan).
9. Penyusutan Arsip
adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak
memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
10. Daftar Pencarian Arsip
Daftar pencarian arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi
arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara
langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh
lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik (UU No. 43 Th. 2009).
________________________________________
Page 6
6
BAB II
JENIS, MANFAAT DAN PROSEDUR TEKNIS PENYUSUNAN
JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang sekurang-kurangnya berisi jenis
arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan
dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.
A. Jenis JRA
1. Jenis JRA
a. JRA Substantif
Yang dimaksud dengan JRA Substantif adalah Jadual Retensi Arsip yang
isinya memuat tentang kegiatan / tupoksi organisasi atau yang isinya
memuat masalah-masalah teknis organisasi. Misalnya arsip-arsip yang
berkaitan dengan pembinaan, Pengkajian dan pengembangan, Informasi
Kearsipan dan lain-lain.
b. JRA Fasilitatif
Yang dimaksud dengan JRA Fasilitatif adalah Jadual Retensi Arsip yang
isinya memuat atau mengatur fasilitas organisasi atau yang bersifat sebagai
penunjang kegiatan organisasi.
c. JRA Substantif dan Fasilitatif
Yang dimaksud dengan JRA Substantif dan Fasilitatif adalah kombinasi
retensi arsip substantif dan fasilitatif.
d. JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara
Yang dimaksud dengan JRA Kepegawaian dan Pejabat Negara adalah
jadual retensi tentang arsip-arsip kepegawaian atau Pejabat Negara (bisa
juga dikatakan sebagai JRA Substanstif).
e. JRA Keuangan
Yang dimaksud dengan JRA Keuangan adalah jadual retensi
arsip/dokumen yang berkaitan dengan keuangan organisasi ( bisa juga
dikatakan sebagai JRA Fasilitatif).
________________________________________
Page 7
7
2. Format JRA
a. Nomor urut jenis/series arsip
Jenis/series Arsip/Spesifikasi Arsip, bila sudah ada aturan yang
menentukan jenis/series dokumen-dokumen maka tinggal mengikuti pada
aturan tersebut.
b. pengelompokkan arsip
berdasarkan unit-unit informasi mencerminkan fungsi unit kerja dan jenis
arsip
c. Jangka Waktu Simpan/Retensi
Masa simpan minimal suatu jenis/series arsip pada unit pengolah (aktif)
dan/atau unit kearsipan (inaktif)
d. Keterangan
informasi tentang status /nasib akhir arsip
1) Keterangan Musnah
menyatakan bahwa arsip perlu dimusnahkan karena jangka waktu
simpan/retensi arsip di unit kearsipan/pusat Arsip telah selesai dan
tidak memiliki nilaiguna
2) Keterangan Permanen
menyatakan bahwa suatu arsip tersebut memiliki nilaiguna sekunder
wajib diserahkan ke lembaga kearsipan (ANRI, BKD/KAD)
3) Keterangan Dinilai Kembali
menyatakan Arsip belum dapat ditentukan status/nasib akhirnya
apakah musnah atau permanen
4) Keterangan Vital
menyatakan bahwa arsip memiliki nilai sangat penting bagi
kelangsungan hidup organisasi
B. Manfaat JRA
Sebagai instrumen pokok dalam pengelolaan arsip dinamis di lingkungan
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama Mahkamah Agung RI, khususnya
dalam pelaksanaan kegiatan penyusutan dan penyelamatan arsip yang telah
diciptakan oleh unit-unit kerja di lingkungan Ditjen Badilag MARI melalui kegiatan
pemindahan arsip inaktif dari satuan kerja kepada unit kearsipan, pemusnahan
________________________________________
Page 8
8
arsip yang tidak memiliki nilaiguna bagi pembuat arsip maupun pihak di luar
pembuat arsip, dan penyerahan arsip statis oleh pembuat arsip kepada lembaga
kearsipan (ANRI, arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota, arsip
perguruan tinggi). Jadual Retensi Arsip mempunyai beberapa manfaat antara lain
untuk :
1. Mengidentifikasi jenis dan status arsip;
2. Membantu program pengamanan dan penyelamatan arsip;
3. Mempermudah proses penyusutan arsip;
4. Membantu efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.
C. Teknis/Prosedur Penyusunan Jadual Retensi Arsip Tenaga Teknis Peradilan
Agama
1. Pembentukan tim kerja
Penyusunan Jadual Retensi Arsip dilakukan oleh suatu Tim. Tim ini
dibentuk oleh Direktorat Pembinaan Tenaga Teknis Peradilan Agama dan
dikukuhkan melalui Surat Keputusan Direktur Jenderal Badan Peradilan
Agama.
2. Pendataan/survey (referensi, arsip)
Tim yang telah dibentuk pada langkah awal melakukan pendataan yaitu
melakukan inventarisasi jenis-jenis dokumen kepegawaian tenaga teknis
peradilan agama yang ada dan dipakai dalam pelayanan kepegawaian tenaga
teknis peradilan agama.
Inventarisasi ini meliputi kegiatan penelaahan terhadap peraturan
perundang-undangan yang berhubungan dengan kangka simpan dan nilaiguna
arsip, kemudian juga inventarisasi terhadap jenis dan macam arsip yang tercipta
berdasarkan tugas dan fungsi organisasi Direktorat Jenderal Badan Peradilan
Agama dibidang Tenaga Teknis Peradilan Agama.
Ada dua macam cara dalam melakukan inventarisasi arsip dengan melihat
kondisi penyimpanan arsip tersebut secara fisik, yaitu :
1. Arsip yang Sudah Teratur/Tertata Baik
________________________________________
Page 9
9
Inventarisasi arsip dalam kondisi sudah mempergunakan Formulir
Inventarisasi Arsip (Records Inventory Form) yang memuat/berisi data antara
lain :
1) Nama Unit Kerja
2) Alamat Unit Kerja.
3) Penanggungjawab
4) Jenis/Serie Arsip
5) Deskripsi singkat Arsip
6) Sistem Penataan
7) Tahun
8) Frekuensi Penggunaan
9) Duplikat
10) Lokasi Duplikat
11) Saran Retensi
12) Volume
13) Format/Media Penyimpanan
14) Lokasi Simpan
15) Keterangan
16) Tanggal tahun dan Nama Penanggungjawab
2. Arsip yang Belum Teratur/Tertata Baik
Bila penataan arsip belum teratur/tertata dengan baik dapat dilakukan
dengan melakukan fungsi-fungsi organisasi dengan melalui langkah-
langkah sebagai berikut :
1) Identifikasi seluruh fungsi-fungsi organisasi dan proyek-proyek yang
ada.
2) Pisahkan fungsi fasilitatif dengan fungsi substantitif.
3) Pisahkan antara fungsi policy dan transaksional.
4) Kenali dan daftarlah arsip yang dihasilkan setiap fungsi dan tentukan
nama dari jenis arsip tersebut.
5) Uji setiap jenis arsip dengan fungsi-fungsi.
6) Kelompokkan dan susun menjadi sebuah daftar jenis arsip secara logis
dan sistematis.
3. Penentuan jenis/seri arsip
________________________________________
Page 10
10
Setelah jenis-jenis dokumen kepegawaian tenaga teknis peradilan agama
diinventarisir, kemudian Tim yang telah ditunjuk melakukan penentuan jenis-
jenis dokumen kepegawaian tersebut menurut klasifikasinya masing-masing.
4. Penyusunan daftar jenis/seri arsip
Dokumen-dokumen kepegawaian yang sudah terklasifikasi kemudian
disusun dalam sebuah daftar menurut jenis arsip kemudian diberi kode dan seri
masing-masing. Penentuan kode dan seri arsip ini sebelumnya harus sudah
ditentukan terlebih dahulu oleh Tim.
5. Penilaian arsip
Setelah tersusun daftar jenis arsip beserta kode dan serinya tersebut, Tim
kemudian melakukan penilaian terhadap arsip berdasarkan urgensi dan
kepentingan dokumen terhadap organisasi.
Penentuan nilaiguna arsip harus dilihat dari :
a. Penghitungan retensi dimulai sejak arsip dinyatakan inaktif atau transaksi
dinyatakan selesai.
b. Berdasarkan peraturan perundang-undangan.
c. Nilai informasi yang terkandung dalam dokumen, biaya pengelolaan dan
dampaknya terhadap pengelolaan tersebut.
d. Konteks arsip itu sendiri.
6. Penentuan retensi/jangka waktu simpan arsip
Dokumen-dokumen kepegawaian tenaga teknis peradilan agama yang telah
disusun dalam daftar dan telah ditentukan urgensi dan kepentingannya
terhadap organisasi, kemudian ditentukan jangka waktu simpannya/retensi.
Khusus untuk arsip kepegawaian berpedoman kepada Keputusan Bersama
Kepala BKN dan Kepala ANRI Nomor 5 Tahun 2007 tentang Jadual Retensi
Arsip Kepegawaian dan Pejabat Negara, akan tetapi retensi dokumen
kepegawaian tenaga teknis peradilan agama dapat disesuaikan dengan
kebutuhan dan kepentingan organisasi dalam hal ini Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama maupun Mahkamah Agung RI secara umum.
7. Penentuan nasib akhir arsip
Secara umum retensi arsip ada dua yaitu musnah dan permanen, namun jika
ada keragu-raguan dalam penentuan bentuk retensi dapat dinyatakan dengan
________________________________________
Page 11
11
Dinilai Kembali, walaupun kemudian pada akhirnya setelah arsip dinilai kembali
akan kembali pada pilihan musnah atau permanen.
Setelah ditentukan retensi dokumen kepegawaian tenaga teknis peradilan
agama, Tim kemudian menentukan nasib akhir dokumen yang telah diketahui
retensinya tersebut, apakah akan permanen tersimpan, musnah ataupun
menjadi arsip statis yang kemudian dilimpahkan pada lembaga arsip nasional
atau daerah.
8. Pengesahan
Apabila semua tahapan teknis penyusunan jadual retensi tersebut telah
dilakukan, maka telah jadilah draft Jadual Retensi Arsip Kepegawaian Tenaga
Teknis Peradilan Agama. Draft ini kemudian menjadi sebuah naskah yang akan
disahkan menjadi sebuah pedoman. Khusus untuk Jadual Retensi Arsip
Kepegawaian, sebelum disahkan harus mendapat persetujuan dari Kepala
BKN dan Kepala ANRI.
9. Sosialisasi
Jadual Retensi Arsip yang telah disahkan disosialisasikan kepada
stackholder dalam lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama
yaitu PTA/M.Sy. Aceh maupun PA/M.Sy seluruh Indonesia.
D. Prosedur Penggunaan JRA
Dalam melakukan penyusutan arsip, pengelola arsip terlebih dahulu melihat atau
berpedoman pada Jadual Retensi Arsip yang telah ada. Hal ini memudahkan
pengelola arsip dalam melakukan penyusutan, untuk itu perlu diperhatikan
langkah-langkah sebagai berikut :
1. Pemeriksaan Retensi
Pengelola melakukan pemeriksaan retensi, maksudnya dengan melihat dan
mengetahui arsip-arsip apa saja yang telah terjadual retensinya.
2. Seleksi Arsip
Pengelola arsip melakukan seleksi terhadap arsip-arsip yang akan
dimusnahkan, kemudian dijadikan kelompok-kelompok arsip yang akan
dipindahkan, arsip yang akan dimusnahkan dan mana arsip yang masih bernilai
guna sehingga penyimpannya permanen/statis.
3. Membuat Daftar Pertelaan Arsip (DPA)
________________________________________
Page 12
12
Arsip-arsip yang sudah terseleksi dan dikelompokan tersebut kemudian dibuat
daftarnya masing-masing sehingga terdapat paling tidak 3 (tiga) buah daftar
pertelaan arsip (DPA), yaitu :
1) DPA yang akan dipindahkan
2) DPA yang akan dimusnahkan
3) DPA yang bernilaiguna permanen/statis.
4. Penyerahan Arsip ke Lembaga Kearsipan
Penyerahan arsip ke lembaga kearsipan akan lebih detil dijelaskan pada Bab
Penyusutan.
________________________________________
Page 13
13
BAB III
PENYUSUTAN ARSIP
A. Ketentuan Umum
1. Penyusutan arsip adalah salah satu kegiatan dalam pengelolaan arsip dengan
maksud untuk memberi ruang yang lebih luas terhadap penyimpanan arsip
yang berdampak pada efisiensi biaya pengelolaan arsip, efisiensi tata ruang
arsip, efisiensi sarana dan prasarana pengelolaan arsip itu sendiri.
Dalam melakukan penyusutan arsip juga dimaksudkan untuk menghindari
pencampuran arsip aktif dengan arsip inaktif, arsip penting dengan arsip yang
tidak penting. Selain itu juga dapat ketahui jangka waktu hidup arsip dan
menempatkan arsip tersebut pada tempat yang lebih baik.
2. Dasar Hukum
Dasar hukum penyusutan arsip
a. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional RI Nomor SE/01/1981 tentang
Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan
Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip (Non JRA).
b. Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan
Arsip (Khusus Arsip Lembaga Negara dan Badan Pemerintahan).
c. Undang-undang No. 7 tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan
Pokok Kearsipan;
d. Undang-undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen
Perusahaan;
e. Undang-undang Nomor 11 tahun 2008 Infromasi dan Transaski
Elektronik;
f. Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Kebebasan
Informasi Publik;
g. Peraturan Pemerintah No. 87 tahun 1999 tentang Tata Cara
Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen;
h. Peraturan Pemerintah No. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara
Pengalihan Dokumen ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan
Legalisasi;
________________________________________
Page 14
14
i. Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan
Arsip;
j. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI No. 04 tahun 2000 tentang
Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi;
k. Surat Edaran Kepala ANRI No. SE/01/1983 tentang Pedoman
Umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip Surat Edaran Kepala
ANRI No. SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif;
B. Tata Cara Penyusutan Dokumen Kearsipan
1. Persiapan Penyusutan Dokumen Kearsipan
Sebagai langkah persiapan sebelum melaksanakan penyusutan arsip, maka
perlu terlebih dahulu dilakukan penyiangan/seleksi terhadap seluruh dokumen
kearsipan. Proses penyiangan/seleksi ini harus dipisahkan antara dokumen
kearsipan dan non-dokumen kearsipan (non-arsip), sehingga akan
menghasilkan:
a. Dokumen kearsipan yang terdiri dari:
1) Dokumen yang jangka waktu penyimpanan di unit kerja telah
terlampaui (tidak memiliki jangka simpan inaktif), dapat dimusnahkan
di unit kerja masing-masing;
2) Arsip yang jangka waktu penyimpanan di unit kerja telah terlampaui
tetapi masih harus disimpan di Pusat Arsip dan Arsip sampai jangka
waktu tertentu (arsip inaktif) sesuai dengan JRA;
3) Arsip yang masih dibutuhkan oleh unit kerja sebagai berkas aktif
b. Non-arsip
Dokumen Non-arsip terdiri dari duplikasi (fotokopi) yang berlebih, brosur,
leaflet, map, blanko/formulir yang sudah tidak berlaku, sampul surat
(amplop), undangan yang sudah dilaksanakan, dan lain-lain. Dokumen
Non-arsip seperti ini dapat dimusnahkan langsung di unit kerja.
6
Catatan : arsip-arsip duplikasi yang berbentuk fotokopi atau
bentuk duplikasi lain yang arsip aslinya tidak ada,
diperlakukan sama dengan aslinya.
________________________________________
Page 15
15
2. Penilaian Dokumen Kearsipan
Untuk memusnahkan dokumen kearsipan di lingkungan Direktorat Jenderal
Badan Peradilan Agama MA RI, selain harus mendapat persetujuan dari
pimpinan unit kerja juga diperlukan otorisasi dari Tim Penilai Dokumen
Kearsipan yang berkaitan dengan nilai guna dari dokumen kearsipan itu
sendiri.
Tim Penilai Dokumen Kearsipan terdiri dari:
a. Tingkat Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama MA RI
1) Direktur Pembinaan Tenaga Teknis Peradilan Agama Ditjen Badilag
MA RI.
2) Kepala Biro Kepegawaian Badan Urusan Administrasi MA RI
3) Kepala Biro Umum Badan Urusan Administrasi MA RI
4) Kepala Subdirektorat Data dan Evaluasi Direktorat Pembinaan Tenaga
Teknis Peradilan Agama Ditjen Badilag MA RI
5) Kepala Bagian Umum Sekretariat Ditjen Badilag MA RI
6) Kepala Seksi Arsip dan Dokumentasi Direktorat Pembinaan Tenagat
Teknis DitJen Badan Peradilan Agama MA RI.
b. Tingkat Pengadilan Tinggi Agama / Mahkamah Syar’iyah Aceh
1) Direktur Pembinaan Tenaga Teknis Peradilan Agama Ditjen Badilag
MA RI
2) Kepala Subdirektorat Data dan Evaluasi Direktorat Pembinaan Tenaga
Teknis Peradilan Agama Ditjen Badilag MA
3) Ketua Pengadilan Tinggi Agama / Mahkamah Syar’iyah Aceh
4) Panitera/Sekretaris Pengadilan Tinggi Agama/Mahkamah Syar’iyah
Aceh
5) Wakil Sekretaris Pengadilan Tinggi Agama/Mahkamah Syar’iyah Aceh
6) Kepala Sub Bagian Kepegawaian Pengadilan Tinggi Agama/Syar’iyah
Aceh
c. Tingkat Pengadilan Agama / Mahkamah Syari’ah
1) Kepala Subdirektorat Data dan Evaluasi Direktorat Pembinaan Tenaga
Teknis Peradilan Agama Ditjen Badilag MA
________________________________________
Page 16
16
2) Kepala Seksi Arsip dan Dokumentasi Direktorat Pembinaan Tenaga
Teknis Peradilan Agama Ditjen Badilag MA RI
3) Ketua Pengadilan Agama / Mahkamah Syar’iyah
4) Panitera/Sekretaris Pengadilan Agama/Mahkamah Syar’iyah
5) Wakil Sekretaris Pengadilan Agama/Mahkamah Syar’iyah
6) Kepala Sub Bagian /Kepala Urusan Kepegawaian Pengadilan
Agama/Syar’iyah
d. Bagian Umum masing-masing Satker untuk dokumen yang diserahkan ke
Pusat Arsip.
3. Pemindahan Arsip Inaktif
Pemindahan arsip inaktif merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh setiap
unit Kerja setelah selesai proses penyiangan/seleksi terhadap kumpulan arsip.
Pemindahan arsip inaktif ke Pusat Arsip dilaksanakan setiap 1 tahun sekali
dengan pengaturan jadwal pemindahan sebagai berikut:
a. bulan Mei-Juni
→ untuk semua fakultas, departemen, lembaga,
dan pusat.
b. bulan Oktober –November → untuk semua kantor, direktorat dan unit
kerja lainnya.
Pemindahan dilakukan terhadap arsip-arsip yang jangka waktu penyimpanan di
unit kerja telah terlampaui tetapi masih harus disimpan di Pusat Arsip sampai
jangka waktu tertentu sesuai dengan JRA Kepegawaian Tenaga Teknis
Peradilan Agama Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama MA RI.
4. Presedur pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip:
a. Mengelompokkan arsip inaktif yang akan dipindahkan sesuai dengan JRA;
b. Mengisi formulir Daftar Arsip yang akan dipindahkan rangkap dua. Daftar
tersebut berisi nomor urut, kode klasifikasi, subyek/sub subyek, judul
berkas, tahun berkas, jumlah, dan keterangan (Lihat formulir yang
disediakan);
c. Mengajukan usulan pemindahan arsip inaktif ke pimpinan unit kerja
dengan melampirkan daftar arsip yang akan dipindahkan;
d. Bila telah mendapat persetujuan dari pimpinan unit kerja, unit kerja
mengirimkan surat pmberitahuan pemindahan arsip inaktif ke Pusat Arsip;
________________________________________
Page 17
17
e. Mengisi Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif rangkap dua yang
ditandatangani oleh pimpinan unit kerja.;
f. Bila dirasa perlu dapat dilakukan alih media dokumen kearsipan dalam
bentuk media baru (elektronik/digital)
g. Pusat Arsip mencocokkan kesesuaian antara Daftar Arsip Inaktif yang
dipindahkan dengan fisik arsip itu sendiri;
h. Penandatangan Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif rangkap dua oleh
Penanggungjawab Pusat Arsip dan staf pengelola kearsipan unit kerja.
Lembar pertama disimpan oleh Pusat Arsip dan lembar kedua disimpan
oleh Unit Kerja.
C. Pemusnahan Dokumen Kearsipan
Pada prinsipnya pemusnahan arsip dapat dilakukan di Pusat Arsip, Central File dan
setiap Unit Kerja sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Pemusnahan dapat
dilakukan dengan metode dan tata cara sebagai berikut:
1. Metode Pemusnahan
Terdapat beberapa metode pemusnahan dokumen kearsipan yang dapat dipilih
sesuai dengan kondisi unit kerja yaitu:
a. pencacahan dengan alat pencacah (shredder);
b. pembakaran;
c. pemusnahan kimiawi; dan
d. pembuburan.
Pemilihan metode pemusnahan dilakukan dengan mempertimbangkan jumlah
dokumen kearsipan, nilai informasi, nilai kerahasiaan, tenaga, biaya, dan standar
kesehatan dan keamanan lingkungan.
2. Prosedur Pemusnahan
a. Prosedur pemusnahan arsip di unit kerja:
b. Mengelompokkan dokumen/arsip yang akan dimusnahkan sesuai dengan
JRA;
c. Mengisi formulir Daftar Dokumen Kearsipan yang akan dimusnahkan
rangkap dua. Daftar berisi nomor urut, kode klasifikasi, subyek/sub
subyek, judul berkas, tahun berkas, jumlah, dan keterangan;
________________________________________
Page 18
18
d. Mengajukan usulan pemusnahan arsip inaktif ke pimpinan unit kerja
dengan melampirkan Daftar Dokumen Kearsipan Yang Dimusnahkan;
e. Mengisi Berita Acara Pemusnahan Dokumen Kearsipan rangkap dua yang
ditandatangani oleh pimpinan unit kerja;
f. Memilih metode pemusnahan;
g. Bila dirasa perlu, dapat dilakukan alih media dokumen kearsipan dalam
bentuk media baru (elektronik/digital) media lainnya untuk menjadi
dokumen cadangan;
h. Pemusnahan dokumen/arsip harus dengan melampirkan Berita Acara
Pemusnahan Dokumen Kearsipan dan Daftar Dokumen Kearsipan Yang
Dimusnahkan masing-masing rangkap dua;
D. Pemusnahan Arsip di Lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama
1. Mengelompokkan dokumen/arsip yang akan dimusnahkan sesuai dengan JRA;
2. Mengisi formulir Daftar Dokumen Kearsipan yang akan dimusnahkan rangkap dua.
Daftar berisi nomor urut, kode klasifikasi, subyek/sub subyek, judul berkas, tahun
berkas, jumlah, dan keterangan;
3. Mengajukan usulan pemusnahan arsip inaktif ke pimpinan unit kerja dengan
melampirkan Daftar Dokumen Kearsipan Yang Dimusnahkan;
4. Bila telah mendapat persetujuan dari pimpinan, unit kerja mengirim surat
pemberitahuan pemusnahan dokumen/arsip ke Pusat Arsip;
5. Mengisi Berita Acara Pemusnahan Dokumen Kearsipan rangkap dua yang
ditandatangani oleh pimpinan unit kerja;
6. Memilih metode pemusnahan;
7. Bila dirasa perlu, dapat dilakukan alih media dokumen kearsipan dalam bentuk
media baru (elektronik/digital) media lainnya untuk menjadi dokumen cadangan;
8. Pemusnahan dokumen/arsip harus dengan melampirkan Berita Acara Pemusnahan
Dokumen Kearsipan dan Daftar Dokumen Kearsipan Yang Dimusnahkan masing-
masing rangkap dua;
9. Pusat Arsip mencocokkan kesesuaian antara Daftar Dokumen Kearsipan Yang
Dimusnahkan dengan fisik arsip itu sendiri;
________________________________________
Page 19
19
10. Penandatanganan Berita Acara Pemusnahan Dokumen Kearsipan rangkap dua oleh
Tim Penilai Dokumen Kearsipan serta ditandatangani oleh saksi antara lain
Penanggungjawab Pusat Arsip dan staf pengelola kearsipan unit kerja:
11. Lembar pertama disimpan oleh Pusat Arsip; dan
12. Lembar kedua disimpan oleh unit kerja.
________________________________________
Page 20
20
BAB IV
P E N U T U P
Implementasi Pengelolaan Arsip Kepegawaian Tenaga Teknis Peradilan
Agama pada Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama MARI memerlukan
instrumen pendukung berupa: 1.Tata Naskah Dinas, 2. Klasifikasi Arsip, 3. Jadual
Retensi Arsip dan 4. Sistem Klasisifikasi Keamanan dan Akses terhadap arsip.
Pedoman Jadual Retensi Arsip Kepegawaian Tenaga Teknis Peradilan Agama
ini diharapkan menjadi salah satu instrumen pengelolaan arsip Kepegawaian Tenaga
Teknis Peradilan Agama tersebut. Sehingga dengan adanya pedoman ini pengelolaan
arsip kepegawaian tenaga teknis peradilan agama menjadi lebih efisien, bernilai dan
berdaya guna tinggi dalam menunjang tugas dan fungsi organisasi Direktorat Jenderal
Badan Peradilan Agama.
________________________________________
Page 21
21
LAMPIRAN
L.Form.1 – Jadual Retensi Arsip
L.Form.2 - Contoh SK Tim Penyusun.
L.Form.3 - Contoh Form. Survey/Pendataan Arsip.
L.Form.4 - Contoh Form. Daftar Pertelaan Arsip Sementara
L.Form.5 - Contoh Form. Daftar Pertelaan Arsip Statis.
L.Form.6 - Contoh Form. Daftar Pertelaan Arsip Usul Musnah
L.Form. 7 - Contoh Form. Daftar Ikhtisar Arsip
L.Form. 8 - Contoh Form Daftar Penilaian Arsip Tidak Berdasarkan JRA
L.Form 9 - Contoh Form. Daftar Pertelaan Arsip Inaktif Yang Dipindahkan
B.Form. 1 - Contoh Berita Acara Serah Terima Arsip Statis
B.Form 2 - Contoh Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif
B.Form 3 - Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip