KEBUTUHAN SISTEM (Alasan Automasi dan Kebutuhan Umum)

KEBUTUHAN SISTEM
(Alasan Automasi dan Kebutuhan Umum)


Sub Pokok Bahasan

1. Alasan Automasi
 Penggabungan Perpustakaan
 Fasilitas Kerjasama
 Pelayanan baru
 Peningkatan Moral Staf dan Kepuasan Kerja
 Peningkatan Informasi Manajemen

2. Kebutuhan Umum
 Sistem Modular
 Pengembangan Sistem
 Antarmuka Penguna (User Interface)
 Keamanan Akses
 Jaringan Sistem

3.1 Alasan Automasi

Setiap perpustakaan mempunyai alasan-alasan tertentu untuk mengembangkan sistem kerumahtanggaannya dari sistem manual menjadi suatu sistem berbasis komputer. Walaupun alasan-alasan tersebut ada yang bersifat spesifik untuk perpustakaan tertentu, tetapi biasanya terdapat beberapa alasan yang berlaku umum bagi semua perpustakaan. Berikut ini akan diuraikan alasan-alasan yang bersifat umum tersebut.

1) Penggabungan Perpustakaan

Penggabungan beberapa perpustakaan yang tadinya terpisah baik secara fisik maupun administratif adalah nerupakan suatu alasan untuk mengembangkan suatu sistem kerumahtanggan berbasis komputer. Dalam kondisi demikian, dimana tidak terdapat kunci sentral (central key) terhadap koleksi perpustakaan, manajemen dan pengawasan seluruh koleksi tidak dapat dilakukan secara efisien.

Dalam situasi seperti itu, suatu sistem pemrosesan yang bersifat umum diperlukan dan pengembangan suatu sistem berbasis komputer merupakan suatu jawaban terhadap masalah tersebut.

2) Fasilitas Kerjasama

Sistem kerumahtanggaan manual tidak dapat mengatisipasi dan memperoleh sebanyak mungkin keuntungan dari keanggotaanya dalam suatu jaringan kerjasama pendayagunaan semberdaya yang dimiliki bersama oleh sejumlah perpustakaan. Tersedianya katalog dalam bentuk yang terbacakan komputer merupakan suatu prasyarat pendukung untuk mengembangkan jaringan kerjasama antar perpustakaan yang efisien. Dengan tersedianya fasilitas seperti itu, pertukaran informasi bibliografi akan lebih mudah dan lebih cepat dapat dilakukan baik pertukaran secara online maupun offline.

3) Pelayanan baru

Suatu sistem perpustakan berbasis komputer menawarkan sejumlah pelayanan ekstra dengan sedikit usaha ekstra. Jenis-jenis pelayanan yang selama ini sulit untuk dilakukan dengan sistem manual, tidak lagi menjadi masalah. Sebagai contoh, lama waktu peminjaman yang fleksibel untuk berbagai kategori pengguna dan fasilitas reservasi dapat dengan mudah dilakukan.

Cantuman bibliografi koleksi dalam pangkalan data komputer dapat dengan mudah digunakan atau dimanipulasi untuk menghasilkan berbagai jenis produk dalam bentuk daftar dan bibliografi. Daftar-daftar tersebut dapat diurut sesuai dengan kebutuhan, seperti berdasarkan subjek atau klasifikasi, yang kemudian dapat disebarluaskan kepada pihak yang membutuhkan dalam rangka untuk meningkatkan pendayagunaan koleksi perpustakaan.

4) Peningkatan Moral Staf dan Kepuasan Kerja

Satu alasan dalam pengembangan sistem berbasis komputer adalah bahwa pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya klerikal, rutinitas dan berulang-ulang dapat dilakukan dengan lebih akurat, lebih cepat dan dengan pengawasan yang lebih baik dibandingkan dengan sistem manual. Dengan memebrikan pekerjaan seperti itu untuk dilakukan oleh komputer, sistem dapat menawarkan kepada staf untuk melakukan tugas-tugas lain, seperti misalnya membimbing pengguna tentang cara penggunaan perpustakaan dan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh para pengguna.
5) Peningkatan Informasi Manajemen

Sistem perpustakaan berbasis komputer dapat dengan mudah menghasilkan berbagai jenis statistik. Jumlah buku yang dipinjamkan kepada kategori pengguna tertentu dan biaya rata-rata sebuah buku merupakan dua contoh dari pelayanan yang semakin baik, baik bagi staf perpustakaan maupun para pengguna perpustakaan. Dengan informasi seperti itu, pengambilan keputusan manajemen dapat dilakukan secara lebih efisien dan efektif.

3.2 Kebutuhan Umum

Setelah meninjau beberapa alasan untuk mengembangkan sistem kerumahtanggaan perpustakaan berbasis komputer, berikut ini akan diuraikan beberapa kebutuhan pengembangan sistem perpustakaan yang bersifat umum.

1) Sistem Modular

Pendekatan modular akan lebih mudah diterima dan diaplikasikan untuk sistem yang baru dibandingkan dengan sistem terpadu (total system), misalnya dengan membangun secara bertahap subsistem untuk pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi dan seterusnya.

Alasannya antara lain:
a) Banyak perpustakaan belum memiliki pengalaman yang berkaitan dengan automasi
b) Untuk menghindarkan biaya awal yang cukup mahal pada waktu yang bersamaan
c) Fleksibilitas, dan
d) Untuk menghindarkan trauma bagi staf karena perubahan sistem secara keseluruhan pada waktu yang bersamaan.

Disamping itu, cara demikian dapat pula membuka peluang untuk perluasan pemanfaatn komputer untuk menampung tambahan tugas-tugas baru.

2) Pengembangan Sistem

Pengembangan suatu sistem kerumahtanggaan berbasis komputer sebaiknya dilakukan dalam suatu bentuk kerjasama antara staf perpustakaan dengan staf pusat komputer atau perusahaan pembuat perangkat lunak komputer. Kerjasama seperti itu memiliki beberapa keuntungan antara lain:

a) Keterlibatan staf perpustakaan selama pengembangan sistem, mampu mengatisipasi masalah yang mungkin timbul dalam pengimplementasian perubahan
b) Kesempatan seperti itu memberikan pengetahuan dan tanggung jawab yang lebih besar kepada staf perpustakaan, dan diharapkan mereka mampu melakukan evaluasi dalam pengoperasian yang sesungguhnya dan melakukan pengembangan dan penyempurnaan yang berkelanjutan.

3) Antarmuka Penguna (User Interface)

Suatu sistem sebaiknya dirancang menjadi sistem yang akrab dengan penguna (user friendly). Untuk itu, sistem tersebut harus memiliki tampilan layar yang bagus, pesan kesalahan (error message) dan bantuan (help) dengan kualitas yang baik. Hal ini tidak hanya berkaitan dengan cara bagaimana perintah ditampilkan di layar, tetapi juga mencakup keseluruhan interaksi antara pengguna dengan program.

Dua gaya interaksi utama dapat dibuat antara lain menu driven dan command driven. Alasannya adalah bahwa staf perpustakaan yang akan menggunakan sistem tersebut mungkin memiliki tingkat pengetuhuan yang berbeda-beda; dan suatu sistem baru biasanya diharapkan sebagai embrio untuk pengembangan suatu katalog komputer (OPAC) bagi pengguna perpustakaan pada masa yang akan datang. Untuk pengentrian data, diperkirakan lebih cocok dengan menggunakan formulir isian (form filling).

Disamping hal yang disebutkan di atas, hal yang terpenting untuk perpustakaan di Indonesia adalah semua dialog (tampilan layar, bantuan dan pesan) dibuat dalam Bahasa Indonesia. Ini karena pada umumnya paket perangkat lunak perpustakaan yang tersedia dipasaran adalah menggunakan Bahasa Inggris.

4) Keamanan Akses

Keamanan akses (security of access) adalah suatu yang harus tercakup dalam suatu sistem baru yang dikembangkan. Berbagai tingkatan akses sebaiknya disediakan. Dalam suatu sistem yang menggunakan local area network (LAN), masalah keamanan menjadi lebih kompleks, dimana kemungkinan pengguna yang berkompeten untuk membaca dan meremajakan file, memberitahukan rahasia tersebut kepada orang lain yang tidak berhak.

Oleh karena itu password juga harus digunakan untuk membatasi akses. Password tersebut harus dapat diganti secara teratur untuk menghindarkan jangan sampai jatuh ke tangan yang tidak berhak.

Disamping itu, sistem tersebut juga harus dapat mengunci penggunaan file untuk fungsi-fungsi tertentu. Sebagai contoh, penggunaan pangkalan data katalog bagi mereka yang bukan ditugasi untuk memelihara file tersebut, harus dibatasi hanya untuk temu-balik saja.

5) Jaringan Sistem

Sistem kerumahtanggan berbasis komputer yang dikembangkan sebaiknya menggunakan LAN. Sistem seperti itu, memungkinkan sejumlah mikrokomputer dapat memanfaatkan sumberdaya sentral yang sama, seperti penggerak disk dan alat pencetak. Sebagai contoh, suatu sistem sirkulasi mungkin memerlukan penggunaan lebih dari satu terminal untuk mengurangi antrian panjang sewaktu jam-jam sibuk, atau untuk memungkinkan pangkalan data katalog dapat digunakan pada beberapa seksi yang berbeda, atau penyediaan beberapa terminal untuk publik pada beberapa tempat atau lantai yang berbeda.



Referensi:

Siregar. A. Ridwan. 1997. Automasi Perpustakaan: Desain Sistem Kerumahtanggaan. Medan: FS Sastra USU.