TEKNOLOGI DAN PERPUSTAKAAN

TEKNOLOGI DAN PERPUSTAKAAN
Oleh: Moh Hasbi Asngari
1
Perpustakaan merupakan unit kerja yang berkaitan langsung dengan
proses penyebaran informasi. Peran perpustakaan sebagai penyebar informasi
berkembang seiring dengan kebutuhan manusia akan informasi. Kegiatan di
perpustakaan merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang
berkembang dengan pesat.
Perpustakaan mempunyai berbagai koleksi yang terdiri dari berbagai
format. Seringkali untuk memudahkan pengolahan maka pustakawan
menggunakan bantuan teknologi. Teknologi yang paling umum digunakan adalah
komputer. Teknologi diharapkan menjadi salah satu sarana yang efektif untuk
memperlancar kegiatan dan pelayanan perpustakaan. Teknologi dapat digunakan
untuk membentuk suatu sistem informasi perpustakaan yang terdiri dari perangkat
keras (hardware), perangkat lunak (software) dan sumber daya manusia (SDM)
yang diorganisasikan dengan aturan tertentu untuk mengolah data menjadi
informasi.
Seiring perkembangan zaman, ketika kebutuhan perpustakaan tidak
hanya menyangkut program Ms Word ataupun Ms Excel maka dibangunlah
software-software perpustakaan untuk mengatasi segala kesulitannya. Software
perpustakaan dikembangkan untuk menjawab kebutuhan perpustakaan akan
layanan-layanan yang membutuhkan penanganan yang lebih spesifik. Walaupun
dapat diartikan sebagai alat pendukung pekerjaan, namun komputer beserta
software didalamnya lebih banyak dimanfaatkan oleh pustakawan sebagai alat
pokok bekerja. Ini menimbulkan pengertian baru didalam dunia perpustakaan,
yaitu otomasi perpustakaan.
Lebih jauh mengenai otomasi perpustakaan, maka tidak dapat dilepaskan
dari penggunaan istilah sistem informasi perpustakaan. Alter (1992) sebagaimana
1
Alumni D3 Ilmu Perpustakaan dan Informasi
2
Page 3
dikutip oleh Kadir (2003) menjelaskan bahwa sistem informasi adalah kombinasi
antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang
diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
Untuk melakukan otomasi perpustakaan setidaknya diperlukan tiga
komponen utama, yaitu:
1. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras atau hardware merupakan komponen fisik yang dapat
dilihat dan dirasakan (Yuhefizar, 2003). Perangkat keras yang dimaksud
adalah peralatan elektronik yang digunakan untuk memperlancar kerja
pustakawan, yaitu komputer beserta alat-alat pendukung lainnya.
Sistem kerja komputer dilengkapi dengan bagian input device dan
output devices.
a) Input Device
Input device menyediakan sarana untuk pengiriman informasi
kedalam sistem komputer sehingga harus memiliki kemampuan untuk
mengonversi karakter-karakter yang diinginkan kedalam kode-kode biner
yang perlu (Qalyubi, 2003: 374). Sarana input device yang termasuk
dalam kategori ini dan biasanya digunakan di perpustakaan antara lain:
Keyboard, mouse, barcodes, dan scanner.
b) Output Device
Output device digunakan untuk menampilkan hasil pengolahan
data baik berupa video, audio maupun dokumen tercetak. Sarana yang
termasuk dalam output device dan biasanya digunakan di perpustakaan
antara lain: Monitor, printer, dan speaker.
2. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak atau software merupakan program-program komputer
yang berguna untuk menjalankan suatu pekerjaan sesuai dengan yang
dikehendaki. Program tersebut ditulis dengan bahasa khusus yang dimengerti
oleh komputer (Yuhefizar, 2003).
Software mengalami perkembangan yang begitu pesat seiring dengan
kebutuhan manusia akan alat bantu pekerjaan, begitu juga di bidang
3
Page 4
perpustakaan. Software perpustakaan ada yang dikembangkan dan
didistribusikan secara gratis dan ada yang berbayar. Software perpustakaan
yang telah digunakan antara lain: CDS/ISIS, Openbiblio, Winisis, SIMPUS,
Ganesha Digital Library (GDL), SIPUS V-0.1, dan lain sebagainya.
3. Sumber Daya Manusia (SDM)
Sumber Daya Manusia menjadi salah satu faktor penentu
keberhasilan otomasi di perpustakaan. Pustakawan sebagai pengelola
perpustakaan harus mempunyai kemampuan untuk mengoperasikan teknologi
yang digunakan di perpustakaan sehingga proses pelayanan bagi pemakai
dapat berjalan dengan maksimal. Dengan bertambah majunya sistem informasi
di perpustakaan, pustakawan juga harus mampu memperbaiki teknologi yang
digunakan di perpustakaan jika terjadi kerusakan supaya pelayanan kepada
pemakai tidak terganggu.
Perkembangan yang lebih jauh lagi adalah pembentukan dan perintisan
perpustakaan digital. Perpustakaan digital diartikan sebagai perpustakaan yang
mempunyai koleksi sebagian besar dalam format digital dan informasi yang
disediakan dapat diakses dengan komputer.
Perpustakaan yang ingin mengubah layanannya ke bentuk digital harus
mempertimbangkan berbagai faktor yang dapat menghalangi proses pembangunan
koleksi digital terutama dana yang disediakan. Pengubahan bentuk layanan ini
juga tidak boleh mengganggu hak-hak dan kepentingan pemustaka, terutama
layanan yang sudah berjalan. Secara garis besar pembentukan perpustakaan digital
dapat dilakukan secara bertahap, hingga dicapai kesiapan pustakawan dan
pemustaka sendiri.
Cleveland (1998) sebagaimana dikutip oleh Arif Surachman
menyampaikan bahwa ada tiga metode yang dapat digunakan untuk memproses
pembangunan koleksi digital, yaitu:
1. DIGITASI
Digitasi merupakan proses alih media dari cetak atau analog ke dalam
media digital atau elektronik melalui proses scanning, digital photograph atau
teknik lainnya. Proses digitasi biasanya memerlukan waktu, tenaga, biaya dan
4
Page 5
dituntut adanya tenaga ahli yang cukup menguasai teknik digitasi ini.
Perpustakaan juga perlu menyediakan alat dan sarana bagi proses digitasi ini.
Satu hal yang cukup penting diperhatikan dalam hal proses digitasi adalah
masalah penentuan koleksi atau analisis koleksi. Perpustakaan perlu
melakukan skala prioritas koleksi yang harus digitasi dan tidak, hal ini
dikarenakan tidak semua koleksi dapat dan perlu di alih mediakan.
Ada berbagai hal yang dapat digunakan untuk menjadi pertimbangan
melakukan digitasi koleksi, yaitu antara lain:
a. Kekuatan Koleksi
Kekuatan koleksi sebuah perpustakaan menjadi pertimbangan bagi
perpustakaan itu sendiri untuk melakukan perubahan ke dalam format
digital.
b. Keunikan Koleksi
Apabila perpustakaan hanya mempunyai satu salinan koleksi atau koleksi
langka, maka perlu dipikirkan untuk melakukan digitasi terhadap koleksi
tersebut. Biasanya koleksi-koleksi yang bernilai sejarah, kuno, langka dan
tidak dapat ditemukan di tempat lain menjadi pertimbangan bagi
perpustakaan untuk melakukan digitasi.
c. Prioritas Bagi Komunitas Penggguna
Kebutuhan komunitas juga menjadi prioritas tersendiri bagi perpustakaan
untuk melakukan digitasi koleksinya. Misal adanya kebutuhan kurikulum
dari universitas yang mewajibkan adanya sumber-sumber informasi digital
yang diakses oleh mahasiswa melalui perpustakan.
d. Kemampuan Staff
Perpustakaan juga harus dapat mempertimbangkan bagaimana
kemampuan staff dalam melakukan manajemen koleksi digital, mulai dari
penguasaan terhadap teknologi informasi, bagaimana teknis dan prosedur
digitasi, hingga bagaimana melakukan pengelolaan dan perawatan koleksi
digital hasil digitasi. Hal ini perlu sebagai jaminan kesinambungan
pengelolaan dan perancangan koleksi digital di perpustakaan tersebut.
5
Page 6
2. AKUISISI KARYA DIGITAL ASLI
Membangun koleksi digital juga dapat dilakukan dengan cara
melakukan pengadaan koleksi melalui penyedia koleksi digital atau database
digital baik membeli atau berlangganan. Perpustakaan dapat secara langsung
menghubungi penulis atau penerbit untuk mendapatkan hak akses ke dalam
sumber informasi digital. Melalui database online ini perpustakaan mampu
menyediakan koleksi digital yang dapat diakses oleh pengguna perpustakaan
dalam wilayah area tertentu. Misalnya Ebscohost dan Proquest.
Sayang sekali pengadaan koleksi digital melalui metode ini cukup
‘mahal’ bagi kantong perpustakaan yang mempunyai dana pas-pasan. Sebagai
contoh satu database Ebsco untuk berlangganan per tahun diperlukan dana
sekitar 100 juta. Pendanaan memang merupakan faktor yang cukup
menghambat bagi pengembangan koleksi digital dengan menggunakan metode
berlangganan atau membeli ini.
3. AKSES KE SUMBER EKSTERNAL
Cara atau metode ketiga yang dapat dilakukan adalah dengan
mengakses ke sumber lain yang tidak tersedia secara internal. Hal ini bisa
dilakukan dengan membuka link atau jaringan ke server yang disediakan oleh
rekanan, penerbit atau institusi lain yang mungkin mempunyai kesepakatan
dengan perpustakaan. Selain tentunya kita dapat juga menyediakan akses ke
sumber eksternal yang disediakan secara gratis.
Hal ini banyak juga dilakukan oleh perpustakaan-perpustakaan yakni
memberikan fasilitas link ke sumber-sumber informasi penting yang
disediakan secara gratis dan sesuai dengan kebutuhan pengguna yang
dilayaninya. Penggunaan metode ini sebetulnya cenderung lebih murah akan
tetapi mempunyai kelemahan tingkat ketergantungan yang tinggi kepada
penyedia informasi digital tersebut.
6
Page 7
Dalam membangun sistem otomasi perpustakaan yang baik, perlu
diperhatikan adanya sistem yang saling terintegrasi. Misalnya dimulai dari sistem
pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali
bahan pustaka, sistem sirkulasi, keanggotaan, pengaturan denda, sistem laporan
dan lebih sempurna apabila dilengkapi dengan barcode maupun pengaksesan data
berbasis web dan internet. Tentunya untuk mewujudkan hal ini diperlukan peran
serta dari semua pihak dan yang terpenting adalah kemauan dari pengelola
perpustakaan sendiri.
DAFTAR PUSTAKA
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Edisi 1. Yogyakarta: Andi.
Qalyubi, Shihabuddin. 2003. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi.
Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab.
Surachman, Arif. Membangun Koleksi Digital diambil dari http://
www.arifs.staff.ugm.ac.id/myblog/, Pada tanggal 16 Oktober 2008.
Wahono, Romi Satria. 2006. Teknologi Informasi untuk Perpustakaan:
Perpustakaan Digital dan Sistem Otomasi Perpustakaan.