SISTEM KERUMAHTANGGAAN PERPUSTAKAAN (Pengawasan Sirkulasi dan Statistik)

SISTEM KERUMAHTANGGAAN PERPUSTAKAAN
(Pengawasan Sirkulasi dan Statistik)



Sub Pokok Bahasan

1. Pengawasan Sirkulasi
 Pendaftaran Anggota
 Peminjaman
 Perpanjangan
 Penggembalian
 Penagihan
 Layanan Temu-balik
 Pemesanan (Reservasi)
 Surat Keterangan Bebas Tagihan

2. Statistik

Pengawasan Sirkulasi

Fungsi utama dari pengawasan sirkulasi terdiri dari pendaftaran anggota (keanggotaan), peminjaman, perpanjangan, pengembalian, penagihan, layanan temu-balik, pemesanan (reservasi) dan pembuatan surat keterangan bebas dari tagihan.

2.3.1 Pendaftaran Anggota

Untuk dapat meminjam bahan pustaka, seorang pengguna perpustakaan harus memiliki kartu tanda anggota (KTA). Untuk mendapatkan kartu tersebut, ia harus mendaftarkan diri sebagai anggota dengan mengisi kartu (formulir) registrasi dan menunjukkan kartu identitas (id card) seperti kartu tanda penduduk, paspor, dsb.
Dalam prosedur pendaftaran anggota, seseorang datang ke kaunter (meja) sirkulasi. Ia diminta untuk mengisi kartu registrasi yang mengidentifikasi nama, kategori pengguna, alamat dan nomor telepon.

Seorang petugas sirkulasi melakukan verifikasi terhadap data yang diisi dengan kartu identitas. Jika pemohon layak menjadi anggota, petugas sirkulasi memproduksi KTA untuk yang bersangkutan dan kemudian memfile kartu registrasi (Lihat Gambar 2.8).


2.3.2 Peminjaman

Jika seorang ingin meminjam bahan pustaka, ia datang ke kaunter sirkulasi dan membawa bahan pustaka yang akan dipinjam (untuk sistem terbuka). Seorang petugas sirkulasi melakukan verifikasi terhadap bahan pustaka dan KTA peminjam. Ia kemudian mengambil kartu buku dari kantong kartu buku. Setelah membuat catatan transaksi, bahan pustaka dipinjamkan kepada peminjam sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan.

Kartu buku mengidentifikasi peminjam melalui nama dan nomor anggota; dan bahan pustaka dengan nomor panggil, nomor registrasi bahan pustaka (accesion number), judul singkat dan pengarang, dan tanggal harus kembali. Kartu buku difile sedemikian rupa sehingga dapat diakses melalui nomor panggil (Lihat Gambar 2.9).

2.3.3 Perpanjangan

Layanan perpanjangan pinjaman biasanya tersedia bagi peminjam. Peminjam dapat memperpanjang jangka waktu pinjamannya kecuali jika anggota yang lain memesan bahan pustaka tersebut melalui layanan reservasi.
Perpanjangan biasanya dilakukan dengan membawa bahan pustaka ke kaunter sirkulasi atau melalui lewat telepon. Setelah membubuhkan tanggal kembali yang baru pada lembar tanggal kembali pada bahan pustaka dan kartu buku, bahan pustaka diberikan kembali kepada peminjam, dan kemudian kartu buku di file kembali. Jika bahan pustaka terlambat diperpanjang, peminjam diminta untuk membayar denda (Lihat Gambar 2.10).








2.3.4 Penggembalian

Untuk memroses pengembalian sebuah bahan pustaka, petuas sirkulasi harus mencari kartu buku yang difile berdasarkan nomor panggil dan subsusunan tanggal kembali. Kartu buku tersebut kemudian dimasukkan kembali ke dalam kantong kartu buku, dan bahan tersebut siap untuk dikembalikan ke dalam rak. Jika suatu bahan terlambat dikembalikan, maka petugas sirkulasi menagih denda untuk keterlambatan (Lihat Gambar 2.11).

2.3.5 Penagihan
Bahan pustaka yang terlambat dikembalikan lebih dari satu minggu ditagih dengan mengirimkan surat tagihan ke alamat peminjam atau diumumkan pada papan pengumuman. Dalam surat tagihan disebutkan informasi ringkas tentang bahan pustaka yang ditagih (Lihat Gambar 2.12).
2.3.6 Layanan Temu-balik

Jika seornag pengguna perpustakaan tidak menemukan bahan pustaka yang diperlukannya di rak tetapi bahan tersebut tercantum di dalam File Katalog, maka ia dapat meminta petugas sirkulasi untuk melakukan temu-balik. Petugas kemudian melakukan temu-balik dalam File Pinjaman dan kemudian memberitahu pengguna kapan bahan tersebut akan dikembalikan. Jika tidak ditemukan di dalam File Pinjaman, maka petugas sirkulasi membuat catatan untuk dicek kemudian, dan pengguna akan diberitahu kemudian setelah bahan tersebut ditemukan kembali (Lihat Gambar 2.13).
2.3.7 Pemesanan (Reservasi)

Bahan pustaka yang sedang dalam status dipinjam, dapat dipesan (reserved) oleh seorang pengguna yang lain. Pengguna diminta untuk mengisi kartu reservasi dimana dicatat data tentang bahan yang dipesan

















dan data tentang pemesan. Jika sebuah bahan yang dipesan dikembalikan, maka petugas sirkulasi akan menyimpan bahan tersebut

dengan memasukkan kartu reservasi ke dalamnya untuk jangka waktu tertentu. Petugas dapat memberitahu si pemesan melalui telepon, mengirimkan kartu pos atau menunggu sampai dengan batas waktu yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Sebuah bahan pustaka yang sedang dipesan tidak dapat diperpanjang.

2.3.8 Surat Keterangan Bebas Tagihan

Beberapa perpustakaan, khususnya perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan instansi menetapkan suatu peraturan bahwa setiap anggota yang akan meninggalkan sekolahnya atau instansinya, diharuskan untuk mengambil surat keterangan yang menyatakan bahwa yang bersangkutan bebas dari semua tagihan perpustakaan, termasuk denda yang belum dibayar.

Untuk mendapatkan surat seperti itu, seorang pengguna datang ke kaunter sirkulasi dan diminta untuk mengisi formulir. Seorang petugas sirkulasi kemudian melakukan verifikasi dengan memeriksa File Peminjam (Lihat Gambar 2.14).
2.4. Statistik

Sistem kerumahtanggaan perpustakaan pada umumnya mengumpulkan statistik untuk kegunaan sebagai informasi manajemen antara lain jumlah perolehan bahan pustaka baru, jumlah anggota, pengunjung perpustakaan, bahan pustaka yang dipinjamkan kepada pengguna dsb.










Referensi:

Siregar. A. Ridwan. 1997. Automasi Perpustakaan: Desain Sistem Kerumahtanggaan. Medan: FS Sastra USU.