KEMUNGKINAN PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK DI BPK PENABUR KPS JAKARTA

KEMUNGKINAN PENGEMBANGAN PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK DI BPK PENABUR KPS JAKARTA
Oleh : Drs. Maman Surahman
Makalah sebagai laporan dari kegiatan Temukarya Pengembangan Disain Perpustakaan Elektronik, yang diselenggarakan oleh PUSTEKKOM Dikbud bekerjasama dengan IDLN (Indonesian Distance Learning Network) di Hotel Griya Astoeti, Cisarua, Bogor, 22- 26 Februari 1999.
Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi yang begitu cepat telah mempengaruhi segala aspek kehidupan manusia. Kecepatan memperoleh informasi juga menjadi salah satu ciri dari situasi ini. Tidak hanya kemudahan dalam memperoleh informasi, tapi juga harga atau modal yang mahal yang harus dikeluarkan untuk mendapatkan informasi tersebut.
BPK Penabur KPS Jakarta sebagai suatu institusi yang bergerak dalam bidang pelayanan pendidikan sangat diharuskan untuk membuat dan menyediakan sistem informasi yang baik. Kebutuhan akan informasi sangat dirasakan oleh setiap personalia yang ada di lingkungan BPK Penabur KPS Jakarta, baik pengurus, karyawan dan guru, serta tak terkecuali siswa sebagai peserta didik. Siswa sebagai salah satu aset institusi yang penting haruslah mendapatkan prioritas dalam mendapatkan informasi terutama yang berkaitan dengan kegiatan belajar mereka.
Sekolah-sekolah BPK Penabur KPS Jakarta yang tersebar di berbagai komplek merupakan bagian dari suatu sistem informasi. Kegiatan belajar mengajar sebagai suatu proses komunikasi akan berjalan dengan baik jika ditunjang dengan unsur-unsur komunikasi yang baik pula, seperti sumber informasi, saluran informasi, dan penerima informasi. Perpustakaan sebagai salah satu sumber informasi akan sangat bermanfaat jika ternyata mampu menyediakan berbagai pesan yang dibutuhkan oleh user (pengguna), guru, siswa, karyawan sekolah, dan lain-lain. Penyediaan informasi yang lengkap melalui perpustakaan sekolah akan sangat membantu siswa dalam proses belajarnya. Selain itu gurupun dapat memanfaatkan perpustakaan terutama untuk memperoleh sumber-sumber pengetahuan baru yang sangat berguna bagi peningkatan kemampuannya,
Pepustakaan yang berada di setiap sekolah dan tersebar di berbagai komplek merupakan aset yang sangat penting pula. Hanya kondisi perpustakaan yang ada saat ini masih bersifat konvensional. Tanpa kehadiran (user) pengguna di perpustakaan, informasi dari bahan pustaka tidak dapat diperoleh pengguna. Artinya pengelolaan dan pelayanan perpustakaan masih bersifat manual. Dengan perkembangan teknologi informasi yang terjadi dewasa ini, perpustakaan dapat diubah dalam segi penyediaan informasi, pengelolaan serta pelayanannya melalui perangkat elektronis yaitu komputer. Ini yang biasa disebut dengan elektronic library atau perpustakaan elektronik. Kecepatan dan kemudahan memperoleh informasi akan menjadi ciri sebuah perpustakaan elektronik, sehingga akan menghilangkan hambatan waktu, jarak dan ruang atau tempat. Hal ini merupakan perkembangan yang lebih jauh setelah teknologi informasi terutama internet telah menjadi pilihan di lingkungan institusi BPK Penabur KPS Jakarta. Namun sejauh mana dan persyaratan-persyaratan apa saja yang harus ada untuk sebuah perpustakaan elektronik baru merupakan sebuah pemikiran yang mudah-mudahan suatu saat akan terwujud. Mengenai apa dan bagaimana perpustakaan elektronik serta persyaratan apa yang harus ada, pengelolaan serta pelayanan yang bagaimana dalam sebuah perpustakaan elektronik akan diuraikan pada bahasan berikutnya. Selanjutnya berbagai kemungkinan membuat dan menyelenggarakan perpustakaan elektronik di lingkungan BPK Penabur KPS Jakarta serta upaya-upaya apa saja yang akan dilakukan sehubungan dengan hal ini akan menjadi bahasan serta kajian bersama dengan berbagai pihak yang terlibat dalam penyediaan informasi di lingkungan BPK Penabur KPS Jakarta. Semoga uraian dalam makalah ini akan bermanfaat bagi perkembangan BPK Penabur KPS Jakarta di masa yang akan datang, dan makalah ini juga sebagai laporan dari kegiatan Temukarya Pengembangan Disain Perpustakaan Elektronik yang telah dilaksanakan dan kebetulan penulis adalah salah satu peserta dari kegiatan tersebut.
Lebih Jauh Tentang Electronic Library (Perpustakaan Elektronik)
Electronic Library atau perpustakaan elektronik atau juga dikenal dengan perpustakaan maya adalah sebuah sistem informasi yang terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), pengelolaan, pelayanan serta penyediaan (akses) informasinya dilakukan dengan menggunakan perangkat elektronis yang berupa komputer. Jika dalam perpustakaan konvensional, bahan-bahan pustaka tersimpan dalam rak-rak penyimpanan dengan kodifikasi (DDC = Dewey Decimal Classification), tersedia meja/laci katalog untuk penelusuran bahan pustaka, ada bagian sirkulasi, ada ruang baca, dan lain-lain. Dalam perpustakaan elektronik, komponen-komponen tersebut tetap ada dalam pengertian tersedia tetapi tidak hadir dalam bentuk fisik (disebut maya) yang umumnya ada dalam perpustakaan konvensional. Perpustakaan elektronik merupakan provider atau penyedia informasi, transaksi atau layanan informasinya bersifat elektronik, serta menyediakan bahan-bahan pustaka (item) selain dalam bentuk data elektronik juga dalam bentuk yang lain seperti yang umumnya ada dalam perpustakaan konvensional.
Perpustakaan elektronik merupakan salah satu alternatif dalam menyediakan sumber informasi untuk kegiatan pembelajaran jarak jauh (distance learning), mengingat user atau pengguna perpustakaan berada di tempat yang tidak diketahui keberadaannya. Ini dimungkinkan dengan adanya teknologi internet yang sudah berkembang dengan sangat pesat dewasa ini.
User dalam memperoleh informasi, selain menggunakan saluran elektronis seperti melalui komputer dan telepon juga dapat memperolehnya melalui layanan lain seperti melalui jaringan layanan pos atau user juga bisa datang langsung ke tempat di mana sumber informasi tersebut berada.
Dalam perpustakaan konvensional, organisasi perpustakaan biasanya terdiri dari kepala perpustakaan, bagian/divisi pengadaan, bagian pengolahan, bagian sirkulasi, bagian referensi, dan lain-lain. Pada perpustakaan elektronik bagian atau divisi umumnya masih seperti perpustakaan konvensional. Tetapi untuk sebuah perpustakaan elektronik, divisi atau bagian yang minimal harus ada adalah bagian yang mengurus tentang hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak), divisi pengadaan, dan divisi/bagian pelayanan. Yang membedakan kedua perpustakaan itu adalah sifat pekerjaan dari masing-masing bagian/divisi yang ditanganinya. Untuk perpustakaan elektronik sesuai dengan ciri dari perpustakaan elektronik itu sendiri yang menyediakan data dan pelayanan elektronik, maka fungsi dari masing-masing bagianpun tidak akan terlepas dari perangkat elektronik.
Untuk lebih memberikan gambaran lebih jelas lagi, perpustakaan elektronik sebagai suatu sistem informasi, bagaimana keterkaitan dan hubungan yang terjadi antar komponen dalam sebuah perpustakaan elektronik dapat digambarkan seperti berikut ini :
Identifikasi data dan informasi yang dibutuhkan
Umumnya dalam pengembangan sebuah perpustakaan elektronik selalu bertitik tolak dari kondisi atau keadaan suatu perpustakaan konvensional. Ini disebabkan terutama dalam hal penyediaan data yang dibutuhkan oleh sebuah perpustakaan elektronik. Data yang umumnya tersedia dalam perpustakaan konvensional, mengalami perubahan format yaitu didisain kedalam format elektronik yang harus memiliki standar internasional sehingga dapat diakses oleh semua mesin pengakses (komputer).
Data yang berhubungan dengan item pustaka (bahan pustaka) dapat dibuat identifikasinya seperti berikut ini :
• Buku
• Majalah/buletin/jurnal
• Juklak/juknis/form/SK.
• Modul
• Kertas kerja/laporan penelitian
• Kliping
• Brosur
• Referensi
• Audio visual
Sedangkan informasi yang dibutuhkan dari data-data di atas dapat dibuat kodifikasi atau penggolongan sesuai dengan kebutuhan atau yang berlaku di dalam perpustakaan pada umumnya, seperti :
• Karya umum (bibliografi, ensiklopedi umum, jurnal, penerbitan dan surat kabar, dll.)
• Filsafat dan psikologi
• Agama
• Ilmu-ilmu sosial (pendidikan, statistik, politik, ekonomi & manajemen, dll.)
• Bahasa
• Ilmu-ilmu murni (Pasti/Alam)
• Ilmu-ilmu terapan (Teknologi)
• Kesenian, hiburaan, olahraga
• Kesusasteraan
• Sejarah umum dan geografi
Dalam mengembangkan perpustakaan elektronik, selain data item pustaka seperti yang telah diuraikan di atas, masih perlu dibuat informasi data mengenai keanggotan, transaksi, jenis-jenis layanan (public service) yang akan diberikan, juga data mengenai statistik layanan perpustakaan elektronik.
• Data yang berhubungan dengan keanggotaan, ini meliputi tipe / jenis keanggotaan serta biodata keanggotaannya. Tipe keanggotaan adalah bersifat terdaftar atau tidak terdaftar, individu atau atas nama instansi. Karakteristik dari anggota atau user, misalnya : siswa, mahasiswa, guru/dosen, karyawan departemen, peserta diklat, atau masyarakat umum. Sedangkan biodata yang dibutuhkan adalah seperti; nama, nomor ID, instansi/kantor, alamat rumah/kantor, kota, kode pos, telepon serta fax rumah/kantor, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan.
• Data yang berhubungan dengan transaksi perpustakaan dimaksudkan adalah data yang berhubungan dengan sirkulasi misalnya tanggal peminjaman, tanggal pengembalian, denda, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan.
• Data yang berhubungan dengan public service, yang dimaksud adalah data mengenai promosi serta pengembangan sumber daya manusia baik bagi user (anggota) maupun bagi pengelola perpustakaan elektronik itu sendiri, konsultasi, seminar, pelatihan, kemudahan memperoleh materi dari item pustaka misalnya bisa dibeli, dicopy, diantar, atau melalui fasilitas download melalui internet, e-mail, dan lain-lain. Sedangkan data yang berhubungan dengan pengembangan sumberdaya manusia untuk kebutuhan seminar/pelatihan seperti : nama kegiatan, waktu dan tempat kegiatan, jadwal acara, sponsor, biaya, dan lain-lain.
• Data yang berhubungan dengan statistik adalah data yang bersifat output seperti data jumlah pengunjung, jumlah item yang dipinjam, jumlah item yang paling banyak dicari, jumlah item yang dicari tetapi tidak ada, dan lain-lain. Data ini dapat digunakan untuk membuat suatu laporan secara periodik atau berkala, misalnya grafik pengunjung (visitor), grafik peminjaman item pustaka, dan lain-lain.
Struktur data dan standar kepustakaan
Dari uraian dan identifikasi data di atas tadi, maka selanjutnya dibuatlah struktur dari masing-masing data ke dalam format pembuat database. Pada bagian ini prosesnya akan memakan waktu yang cukup banyak, karena akan melalui langkah-langkah yang berurutan yang harus dilakukan. Pekerjaan dimulai dengan pembuatan lembar kerja (worksheet), pengisian lembar kerja yaitu pemindahan semua data yang akan dibuat databasenya ke lembar ini, selanjutnya yang terakhir adalah pemasukan (input) ke dalam mesin (komputer) pembuat database. Ini semua bisa dilakukan setelah perangkat lunak (software) dipilih sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini disajikan struktur database yang dirancang untuk kebutuhan katalog elektronik untuk item pustaka (klas) untuk jenis buku, maka field-field untuk database yang harus tersedia adalah sebagai berikut :
• Nomor panggil/ Nomor klas
• Nomor ISBN
• Nama pengarang
• Judul
• Impresum (tempat terbit, penerbit, dan tahun terbit)
• Kolasi (jumlah halaman, ilustrasi, dimensi)
• Keterangan seri
• Catatan (umum, biblioggrafi, isi)
• Tajuk subyek
• Tajuk tambahan
• Sumber/lokasi
• Keyword (kata kunci)
• Abstark
Untuk item klas selain bahan cetakan dapat dibuat field-field database sesuai dengan karakteristik masing-masing bahan pustaka, seperti untuk audio visual field database yang dibutuhkan adalah :
• Nomor panggil/ Nomor klas
• Sutradara/penanggungjawab program
• Produser
• Judul
• Durasi (waktu putar)
• Copyright/hak cipta
• Sumber/lokasi
• Deskripsi fisik
• Seri
• Catatan
• Tajuk subyek
• Tajuk tambahan
• Keyword (kata kunci)
• Abstrak
Pelayanan
Dalam perpustakaan konvensional bagian sirkulasi adalah bagian yang paling bertanggung jawab terhadap proses penggunaan bahan pustaka. Pemakai (user) akan selalu melewati bagian ini untuk kebutuhan peminjaman dan permintaan salinan materi pustaka. Di bagian ini akan ditemui data mengenai jumlah pengunjung, jumlah koleksi yang dipinjam, jumlah koleksi yang paling banyak/sering dipinjam, jumlah koleksi yang belum kembali, data mengenai anggota yang mendapat denda, dan sebagainya. Pada perpustakaan elektronik hal-hal seperti ini tetap ada, hanya tidak akan tampak hiruk-pikuk seperti pada perpustakaan konvensional. Fungsi ini akan ditemukan di dalam perpustakaan elektronik pada bagian atau divisi statistik.
Pada proses pelayanan yang digambarkan di atas ada sesuatu yang selalu dilalui oleh pemakai (user) yaitu yang disebut user interface. User interface merupakan jembatan antara user dengan sistem yang dijalankan sebuah perpustakaan elektronik. Proses dimulai dengan pertanyaan user, apa yang akan dilakukan user dan darimana user akan memulainya. Pada tingkat ini pengalaman dan pengetahuan user akan membantu proses interaksi antara user dengan sistem yang dijalankan oleh sebuah perpustakaan elektronik. Kondisi user dapat dibedakan antara yang sudah melek komputer atau mengerti tentang katalog dan user yang buta komputer serta belum memahami katalog.
Dalam proses pencarian dan penelusuran informasi memang ada user yang sungguh-sungguh mencari sesuatu informasi, tetapi terkadang ada user yang hanya sekedar browsing untuk mengetahui berbagai fasilitas layanan yang diberikan. Untuk itu sistem yang dijalankan oleh sebuah perpustakaan elektronik harus dapat memberikan petunjuk dan informasi yang lengkap sebagai alat bantu (help). Berbagai program bantu saat ini banyak ditemui dalam bentuk quick tour. Yang harus disadari adalah bahwa suatu sistem yang dijalankan tidak mungkin akan menjawab semua kebutuhan user, untuk itu sebuah search engine yang baik harus meyediakan berbagai alternatif penelusuran misalnya hanya dengan memasukkan sebuah kata kunci (keyword).
Pada pembahasan data dan informasi yang dibutuhkan di atas telah disinggung mengenai data-data untuk public service, maka pada pembahasan mengenai pelayanan akan dibahas mengenai berbagai fasilitas yang mungkin perlu disediakan seperti terlihat pada bagan di bawah ini :
Jaringan dan sistem pengamanan
Sebuah jaringan yang baik akan menentukan sebuah sistem informasi berjalan dengan baik pula. Di sini belum dibicarakan mengenai perangkat keras dan perangkat lunak yang akan mendukung jaringan dalam suatu sistem informasi. Jaringan akan dibentuk sesuai dengan kebutuhan dan tentunya menyangkut anggaran biaya yang tersedia disamping kemauan institusi yang bersangkutan. Pada bagian ini akan diinformasikan sebatas pada hal-hal yang berhubungan dengan aspek pengamanan jika mau mengembangkan sebuah perpustakaan elektronik. Pengamanan mencakup lingkup pengamanan data yang berupa pengamanan data elektronik, fasilitas fisik, dan prosedur kerja.
Pengamanan data elektronik mencakup disemua aspek seperti pada bagan di atas. Pada sistem yang dijalankan oleh sebuah perpustakaan elektronik hanya yang berwenang yang memiliki akses ke dalam data dengan fasilitas fastword yang dimilikinya. Campur tangan bagian lain yang bukan wewenangnya akan menjadikan keamanan data kurang dapat dijamin dengan baik.
Pengamanan yang berhubungan dengan fasilitas fisik akan menjadikan sistem dan jaringan akan terpelihara dengan baik, dimana di dalamnya tersimpan data. Ini merupakan pengamanan terhadap seluruh investasi biaya yang telah dikeluarkan untuk menjalankan sebuah perpustakaan elektronik.
Sedangkan pengamanan yang berhubungan dengan prosedur kerja seperti terlihat pada bagan di atas berlaku untuk pengelola sebuah perpustakaan elektronik. Ini terkait dengan manajemen yang akan dijalankan oleh perpustakaan elektronik tersebut. Dalam menjalankan perpustakaan elektronik akan banyak menemukan permasalahan hukum terutama dengan masalah hak cipta (copyright) yang hingga saat ini menjadi masalah yang terkadang kurang mendapat perhatian yang serius. Untuk ini perlu ditetapkan kode etik dan hukum untuk mengantisipasi langkah ke depan.
Pengembangan sumber daya manusia
Pengembangan sebuah perpustakaan elektronik sangan membutuhkan sumber daya manusia yang handal dan teruji. Ini akan mencakup berbagai disiplin ilmu, seperti terlihat pada daftar berikut ini :
• Analis sistem (tim multidisiplin)
• Software engineer
• Programer
• Database administrator
• Network administrator
• Teknisi
• Operator
Seseorang yang mempunyai latar belakang pendidikan perpustakaan belum cukup handal untuk mengembangkan sebuah perpustakaan elektronik. Untuk menjadi seorang analis sistem, seorang pustakawan harus melengkapi dirinya dengan kemampuan di bidang komputer. Inipun harus ditunjang oleh beberapa ahli dari disiplin ilmu yang lain, seperti ahli komunikasi, ahli teknologi pendidikan, dan lain-lain.
Kondisi Umum Perpustakaan Sekolah BPK Penabur KPS Jakarta
Sekolah-sekolah BPK Penabur KPS Jakarta yang tersebar di berbagai kompleks memiliki perpustakaan sendiri-sendiri. Dari data yang dikeluarkan bagian pendidikan, mulai jenjang SD hingga SLTA tidak semua sekolah memiliki perpustakaan dengan kategori baik. Masih ada beberapa sekolah yang memiliki perpustakaan dengan kategori kurang. Ini sesuai dengan perkembangan tiap-tiap sekolah yang ditinjau dari segi sarana dan perkembangan sumber daya manusianya. Untuk sekolah yang memiliki perpustakaan yang baik terutama jenjang SLTP dan SLTA, perlu ditinjau kembali sarana dan fasilitas yang tersedia di masing-masing perpustakaannya. Ini diperlukan terutama untuk mengetahui mengenai jumlah koleksi, sistem penyimpanan data, statistik, dan lain-lain.
Berangkat dari kondisi umum perpustakaan sekolah-sekolah BPK Penabur KPS Jakarta yang masih bersifat konvensional, dipilih beberapa sekolah unggulan yang memiliki kemungkinan untuk pengembangan perpustakaannya. Yang cukup menggembirakan adalah bahwa hingga saat ini perpustakaan untuk jenjang SLTP dan SLTA sudah dilakukan komputerisasi administrasi perpustakaan. Setiap perpustakaan sudah memiliki database yang tersimpan di komputer masing-masing perpustakaan, seperti data koleksi, data anggota, dan data sirkulasi. Sekolah-sekolah yang sudah memiliki akses ke internet SLTPK 2, SMUK 1, dan SMUK 3. Kompleks sekolah yang sudah ada jaringan lokal (LAN) seperti kompleks Tanjung Duren, kompleks Kelapa Gading, dan Sunrise Garden. Ini sudah merupakan modal awal untuk tahap pengembangan sebuah perpustakaan elektronik.
Upaya-upaya Kearah Pengembangan Perpustakaan Elektronik
Mendisain data elektronik :
• Langkah yang pertama adalah menata kembali disain Home Page BPK Penabur yang sudah online, kemungkinan dimasukkannya komponen perpustakaan yang bisa diakses melalui internet.
• Pengembangan majalah elekronik yang saat ini sudah berada di Home Page BPK Penabur dan sudah dapat diakses melalui internet seperti Berita Penabur, Karya Wiyata, Widya Warta, dan Jelajah.
• Pengembangan program CAI untuk jenjang SMU yang saat ini sudah ada seperti CAI Fisika dan Matematika untuk dilanjutkan dengan bidang studi yang lain. Ini cukup memungkinkan karena di semua sekolah jenjang SMU sudah memiliki fasilitas untuk presentasi multimedia.
• Pembuatan database katalog dari koleksi (item pustaka) sebagai katalog elektronik di seluruh perpustakaan sekolah BPK Penabur KPS Jakarta sebagai upaya pengembangan koleksi perpustakaan.
• Pembuatan resensi bahan pustaka (item pustaka) menjadi data elektronik sebagai informasi awal untuk penelusuran bagi pengguna perpustakaan sebelum memperoleh sumber yang asli di tempat penyimpanan perpustakaan.
Pembuatan jaringan perpustakaan di tingkat kompleks sekolah (intranet):
• Untuk kompleks sekolah yang sudah memiliki jaringan (LAN) seperti kompleks Tanjung Duren, kompleks Sunrise Garden, dan kompleks Kelapa Gading fasilitas jaringan ditambah hingga ke ruang-ruang perpustakaan sekolah yang berada di areal komplek tersebut. Seperti untuk kompleks Tanjung Duren dapat dibuatkan koneksi jaringan dari perpustakaan SMUK 1, perpustakaan SMK 1 dan SMK 2, dan pepustakaan SMFK.
• Untuk sekolah-sekolah yang berada dalam satu kompleks dapat dibuat kumpulan database dari setiap perpustakaan dan ditempatkan pada sebuah server sehinga dapat diakses oleh pemakai di kompleks tersebut.
Upaya akhir dari pengembangan perpustakaan elektronik adalah terbentuknya jaringan perpustakaan di lingkungan BPK Penabur KPS Jakarta. Jika ini terealisasi maka berbagai manfaat akan diperoleh dari upaya-upaya ini, seperti :
Bagi Siswa :
• Penyediaan sumber-sumber pengetahuan untuk pengerjaan tugas-tugas bidang studi.
• Kemudahan informasi melaui internet
• Kemudahan informasi dari koleksi buku (item pustaka) yang ada di perpustakaan antar sekolah BPK Penabur KPS Jakarta
• Dapat langsung mencetak materi yang dibutuhkan dari sumber tersebut.
Bagi Guru :
• Dapat meningkatkan wawasan pengetahuan guru bidang studi, akses ke internet, akses ke resensi buku (koleksi perpustakaan), dan lain-lain.
• Mempermudah guru dalam mendisain media pembelajaran dengan tersedianya sumber-sumber materi yang mudah diperoleh melalui komputer.




MENGERTI PERPUSTAKAAN (PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI)
Rabu, 5 November 2008 by Ajick | Artikel Perpustakaan

OLEH: Tri Hardiningtyas
PENGANTAR
Perpustakaan pada umumnya sebagai tempat tumpukan buku yang siap dibaca oleh siapa saja yang berkunjung ke perpustakaan. Para pengunjung perpustakaan datang langsung memilih buku yang dikehendaki, dan membacanya. Begitulah gambaran seseorang jika membayangkan sebuah perpustakaan. Sebenarnya, kegiatan seseorang datang dan membaca di perpustakaan merupakan peristiwa transfer informasi antara pembaca dan koleksi (isi koleksi). Melalui isi koleksi, para pembaca/penikmat koleksi telah mendapatkan ‘kelebihan-kelebihan’ informasi yang dapat ditransfer dalam bentuk kemasan sesuai yang dikehendaki. Kelebihan-kelebihan tersebut dapat berupa informasi tertulis (dapat berupa karya tulis), informasi lisan (tukar pikiran dengan seseorang), pengayaan pengetahuan (aktualisasi diri), hiburan (kenikmatan/ kesenangan/hobi), dan yang pasti setiap pembaca mempunyai tujuan atas bacaan yang dinikmati.
Dalam kehidupan kampus ( perguruan tinggi ), perpustakaan dianggap sebagai jantungnya universitas. Jadi, apabila sebuah universitas tidak punya perpustakaan, universitas tersebut dianggap mati. Kenyataannya tidaklah demikian, hal ini dikarenakan peran perpustakaan perguruan tinggi hanyalah sebagai penunjang dalam melaksanakan tri darma perguruan tinggi. Sebagaimana disebutkan dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi, bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi dalam kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat (PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI: BUKU PEDOMAN, 2004:1-9). Oleh karena itu, istilah jantung universitas dirasakan kurang pas dengan tugas yang diemban. Mungkin lebih pas jika diumpakan sebagai kaki tangan universitas. Pada kenyataannya, kami selaku pelaksana dari tugas perpustakaan sering mendapat informasi bahwa seorang mahasiswa bisa lulus tanpa harus ke perpustakaan. Kenyataan ini patut kita syukuri, karena melalui perkembangan teknologi informasi inilah jalan mendapatkan berbagai informsi bagi para pemakai informasi jadi begitu lancar dan mudah. Tidaklah mengherankan, pesatnya perkembangan teknologi informasi menyebabkan kecilnya peran perpustakaan universitas bagi sivitas akademinya.
Saat sekarang, arus informasi sudah tidak berbatas oleh adanya buku atau informasi dalam berbagai kemasan fisik (misalnya bentuk cetak), akan tetapi cara perolehan informasi sekarang ini tanpa batas. Pada saatnya nanti, tidak perlu adanya buku-buku (berbagai koleksi perpustakaan dalam bentuk fisik) di sebuah perpustakaan. Perpustakaan masa depan adalah perpustakaan maya. Segala kemasan informasi telah dituangkan dalam perbagai program komputer dan bisa diakses oleh semua orang dari tempat mana pun tanpa harus ke perpustakaan. Namun, mewujudkan model perpustakaan maya untuk universitas di Indonesia sekarang ini bukanlah hal yang mudah.
Pada kesempatan ini, penulis ingin berbagi pemahaman tentang peran perpustakaan kepada para penikmat perpustakaan. Mengapa perpustakaan perlu dimengerti, dipahami. Begitu pentingkah seseorang memahami perpustakaan, apa saja peran perpustakaan.
Pemahaman tentang peran perpustakaan perlu kiranya dimengerti terlebih dahulu, agar dapat memanfaatkan perpustakaan dengan maksimal. Tidak setiap pengunjung perpustakaan mengerti tentang perpustakaan. Hal ini dikarenakan pemahaman mereka (para pengunjung) sebagaimana telah disebutkan di atas, hanya sebatas tempat meminjam dan membaca buku atau koleksi yang disajikan oleh suatu perpustakaan. Padahal, terdapat sekian banyak informasi dan manfaat yang bisa diperoleh melalui perpustakaan. Diharapkan, melalui artikel yang singkat ini, pemahaman tentang perpustakaan semakin luas sehingga dapat memanfaatkan perpustakaan dengan optimal.
PERISTILAHAN YANG DIPAKAI
Pengertian perpustakaan di sini, maksudnya perpustakaan yang ada di suatu perguruan tinggi, universitas, institut, dan perguruan tinggi sejenis dalam rangka pelaksanaan tri darma perguruan tinggi.
Peran perpustakaan yaitu segala fungsi perpustakaan perguruan tinggi sebagaimana yang disebutkan dalam buku pedoman perpustakaan untuk perguruan tinggi. Adapun tugas (kewajiban) yang harus dilakukan perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan koleksi, mengolah dan merawat bahan perpustakaan, memberi layanan, serta melaksanakan administrasi perpustakaan (PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI: BUKU PEDOMAN, 2004:3).
Penikmat perpustakaan adalah para pengguna/pemakai perpustakaan perguruan tinggi sebagai almamaternya.
Paham artinya mengerti, sementara mengerti yang dimaksudkan yakni memahami sesuatu dengan benar.
PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
Dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi disebutkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi dalam kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat. Dalam rangka menunjang kegiatan tri darma tersebut, maka perpustakaan diberi beberapa fungsi di antaranya; fungsi edukasi, sumber informasi, penunjang riset, rekreasi, publikasi, deposit, dan interpretasi informasi ( 2004:3-4).
Demikian luasnya fungsi perpustakaan bagi para pemakainya (sivitas akademik). Pada kenyataannya, tugas dan fungsi tersebut di atas belum dapat dilakukan dengan optimal oleh pihak perpustakaan. Hal ini dikarenakan berbagai kendala yang terkadang sulit dipecahkan misalnya dalam pemenuhan kebutuhan sumberdaya manusia dan sarana dalam pelaksanaan tugas. Adanya aturan-aturan panjang dalam rangka pengadaan sumberdaya manusia atau peralatan perpustakaan. Selain itu, perbandingan antara pemakai yang dilayani dengan petugas yang ada belum sesuai. Petugas dengan kualifikasi pendidikan selain ilmu perpustakaan, kadang kurang pas ditempatkan di perpustakaan, atau mutasi petugas yang tidak berkenaan dengan peran perpustakaan. Akibatnya, peranan sebagai pelayan perpustakaan dijalankan dengan ‘semau gue’; karena kurangnya penghayatan/pemahaman tentang perpustakaan. Akhirnya pelayanan yang diberikan kurang ikhlas/sabar. Padahal, peran petugas (dalam hal ini pustakawan) sangatlah menentukan berfungsi tidaknya sebuah perpustakaan. Asumsi kita, apabila pengguna perpustakaan mau menggunakan perpustakaan lebih dari sekali, maka dapat diartikan bahwa perpustakaan berfungsi dalam menjalankan tugasnya, dan pengguna paham peran perpustakaan untuk kepentingannya.
Perpustakaan perguruan tinggi juga sering disebut sebagai perpustakaan khusus. Hal ini dikarenakan perpustakaan perguruan tinggi pada umumnya khusus melayani sivitas akademik masing-masing. Di samping itu, koleksi yang dimiliki perpustakaan perguruan tinggi pun khusus untuk konsumsi mahasiswa maupun dosen. Bila dibandingkan dengan pepustakaan umum, maka perpustakaan perguruan tinggi memiliki kelebihan berupa hasil-hasil karya para sivitas akademik.
MENGERTI PERPUSTAKAAN : UPT PERPUSTAKAAN UNS
Sebuah perpustakaan dapat berperan dan berfungsi bagi pemakainya dengan beberapa syarat tertentu. Syarat-syarat tersebut meliputi; adanya koleksi, sistem/aturan yang digunakan, ruangan/tempat berlangsungnya kegiatan, ada petugas/pustakawan, dan pemakai, serta mitra kerja (Sutarno NS., 2006: 10-11). Segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan tentu memerlukan semacam wadah agar dapat melakukan kegiatan tersebut sesuai tujuan yang ingin dicapai oleh penyelenggara kegiatan. Dalam hal ini, perpustakaan bertujuan memenuhi kebutuhan informasi bagi pemakainya. Petugas menerjemahkan kemasan informasi dalam bentuk wakil koleksi (katalog koleksi) sehingga pemakai dapat menggunakan informasi yang dibutuhkan.
Kita berkenalan dengan salah satu perpustakaan perguruan tinggi, dengan contoh UPT Perpustakaan UNS. Dalam rangka mencapai tujuan dari perguruan tinggi, maka UPT Perpustakaan UNS tidak boleh menyimpang dari visi dan misi lembaga induk. Visi yang dijalankan yakni menjadikan UPT Perpustakaan UNS sebagai pusat layanan informasi yang profesional dalam memberikan pelayanan kepada pengguna. Misi yang dilakukan adalah memenuhi kebutuhan informasi untuk menunjang proses belajar mengajar, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat di lingkungan Universitas Sebelas Maret khususnya dan masysarakat pada umumnya.
Tugas UPT PERPUSTAKAAN UNS sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 0201/01995 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Sebelas Maret, tugas UPT Perpustakaan adalah memberikan layanan bahan pustaka untuk keperluan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Adapun fungsi dari UPT PERPUSTAKAAN UNS yaitu fungsi edukasi, sumber informasi, penunjang riset, rekreasi, publikasi, deposit, dan interpretasi informasi (2004:3-4).
Syarat-syarat berfungsinya sebuah perpustakaan seperti disebutkan di atas, yakni adanya koleksi, sistem/aturan yang digunakan, ruangan/tempat berlangsungnya kegiatan, ada petugas/pustakawan, dan pemakai, serta mitra kerja. UPT Perpustakaan UNS mempunyai beragam fasilitas, seperti; ruang baca, taman baca, komputer (OPAC untuk Penelusuran Informasi bahan pustaka), kantin, layanan fotokopi, internet, locker (tempat tas), individual study room (ruang belajar mandiri), ruang koleksi, mushola, serta ruang seminar.
Dalam rangka meningkatkan kualitas layanan, UPT Perpustakaan UNS terus berupaya meningkatkan jumlah koleksi buku, juga berlangganan jurnal elektronik. Koleksi buku saat ini telah mencapai 59.590 judul berjumlah 170.123 eksemplar. Selain itu, juga menerapkan otomasi sistem layanan. Saat ini, UPT Perpustakaan UNS bekerja sama dengan UPT Komputer mengembangkan Program UNSLA (UNS Library Automation). Akses layanan penelusuran informasi ilmiah melalui CD-ROM terus ditingkatkan, juga membuka layanan bibliografi melalui jaringan internet (telnet), serta menyediakan layanan digital library yang memuat dan menyimpan semua dokumen yang dihasilkan oleh sivitas akademika UNS dalam bentuk digital, dan pelayanan melalui jaringan on-line antara perpustakaan pusat dengan perpustakaan fakultas atau unit kerja yang lain. UPT Perpustakaan UNS sampi saat ini mempunyai staf sejumlah 32 orang, dan tidak semuanya menjadi pustakawan.
Fungsi utama perpustakaan perguruan tinggi adalah pendukung proses belajar-mengajar di perguruan tinggi (Irma Elvina, 2005:25-30). Demikianlah yang selalu kita baca, dengar, dan amalkan dalam menjalankan tugas. Lebih jelasnya biasa diuraikan ke dalam beberapa fungsi; yaitu fungsi edukasi , sumber informasi, penunjang riset, memberikan sarana rekreasi, fungsi publikasi, fungsi deposit, dan interpretasi informasi. Mari kita pahami fungsi yang bagaimana yang dimaksudkan dengan mendukung proses belajar mengajar di perguruan tinggi.
Fungsi edukasi yang dimaksudkan yaitu peran serta dalam mendidik para pemakai memanfaatkan perpusatkaan. Perpustakaan ikut membantu mencerdaskan para pemakainya melalui informasi yang disajikan. Ada istilah ‘autodidak’ yaitu seseorang bisa menjadi ahli bidang tertentu dengan belajar sendiri. Salah satunya yakni dengan membaca, meniru, merekam, mempraktikkan seperti aslinya, sesuai kemampuannya dalam memahami informasi. Hal ini tak akan terjadi tanpa ada transformasi informasi antara pemakai informasi dengan koleksi atau informasi yang digunakan.
Fungsi sebagai sumber informasi, diharapkan perpustakaan menjadi tujuan utama mencari informasi sesuai keinginan pemakai. Memang tidak ada perpustakaan yang dapat memenuhi semua kebutuhan informasi pemakai. Meskipun demikian, perpustakaan dapat memberikan arahan ke mana sebaiknya mencari informasi yang dibutuhkan.
Salah satu tri darma yang memerlukan peran perpustakaan adalah penelitian. Sesuai tugas sebagai penunjang riset bagi sivitas akademik, maka perpustakaan menyajikan berbagai informasi yang berhubungan dengan riset yang akan sedang atau sudah dilakukan. Sivitas akademik sekaligus juga para peneliti yang membutuhkan gambaran tentang berbagai riset yang telah dilakukan atau diterapkan. Informasi yang diperoleh melalui perpustakaan dapat mencegah terjadinya duplikasi penelitian. Kecuali penelitian yang akan sedang dilakukan merupakan penelitian yang berkelanjutan. Oleh karena itu, melalui fungsi riset diharapkan karya-karya penelitian yang dilakukan oleh sivitas akademik semakin berkembang. Hal yang perlu diperhatikan, riset yang selama ini telah dilakukan oleh sivitas akademik, tidak dapat langsung dinikmati melalui peran perpustakaan. Jarang pihak perpustakaan menerima karya ilmiah hasil riset sivitas akademik, kecuali tugas akhir atau skripsi sebagai syarat wisuda para mahasiswa. Sementara hasil riset para doktor atau tenaga edukatif jarang kami terima. Ada kemungkinan disebabkan keberadaan lembaga penelitian yang telah berperan sebagai penampung karya-karya riset sivitas akademik.
Sehubungan dengan fungsi rekreasi, maka fungsi perpustakaan dalam memberikan sarana rekreasi yakni berupa koleksi yang menghibur/menyenangkan pembaca. Informasi yang berkaitan dengan kesenangan seperti bacaan humor, cerita perjalanan hidup seseorang, berkebun, membuat kreasi ketrampilan, maupun informasi yang dapat membangkitkan semangat pemakai informasi dalam menjalani hidup bersosial. Fungsi rekeasi perpustakaan masih jarang dimengerti, ada kemungkinan kurang pahamnya para pemakai perpustakaan.
Fungsi perpustakaan dalam rangka penyebaran informasi bisa disebut publikasi informasi. Publikasi yang dimaksudkan yaitu ikut serta menyebarluaskan informasi hasil karya pemakai perpustakaan; seperti karya tulis atau hasil riset dari sivitas akademik. Fungsi publikasi sangat menguntungkan sivitas akademik. Selama ini, sivitas akademik terutama tenaga edukatif memanfaatkan fungsi ini dikarenakan urusan kenaikan pangkat maupun jabatan. Sangat disayangkan, hasil-hasil karya tulis sivitas akademik yang telah menempuh pendidikan lanjut maupun pengukuhan sebagai doktor, guru besar dan sebagainya jarang ditemukan di perpustakaan. Padahal fungsi publikasi ini dapat dimaksimalkan sebagai media komunikasi informasi, agar hasil karya sivitas akademik dikenal dan dimanfaatkan oleh berbagai pihak.
Selanjutnya adalah fungsi deposit perpustakaan. Sesuai arti kata deposit yakni menyimpan, maka perpustakaan merupakan tempat menyimpan informasi yang dibutuhkan oleh para pemakai. Fungsi penyimpanan yang dimaksudkan menyimpan informasi yang telah dikemas dalam berbagai bentuk kemasan. Pada umumnya orang mengenal perpustakaan sebagai tempat menyimpan buku, akan tetapi perkembangan saat ini, informasi dapat dikemas dalam bentuk CD atau VCD. Boleh dikatakan juga bahwa perpustakaan sebagai tempat arsip berbagai karya. Jadi semestinya, perpustakaan menampung segala hasil karya pemakai perpustakaan. Sebagaimana peraturan serah simpan karya cetak yang memang belum diterapkan secara optimal.
Interpretasi informasi merupakan salah satu fungsi perpustakaan dengan maksud ikut serta memberikan pemahaman tentang koleksi yang dimiliki. Perpustakaan diharapkan dapat menejemahkan isi setiap koleksi yang ada. Setiap informasi yang diperoleh perpustakaan diterjemahkan dengan menyajikan berbagai alternatif subjek dalam bentuk katalog. Jenis katalog yang ditawarkan kepada pemakai sangat tergantung kepada kebijakan setiap perpustakaan. Semakin banyak jenis katalog yang ditawarkan, pemakai akan semakin leluasa mencari informasi yang diinginkan. Di samping itu, informasi dapat diperkenalkan dengan cara meresensi sebuah karya. Namun cara ini dirasa kurang efisien dikarenakan cepatnya informasi berkembang dan berubah. Pihak perpustakaan pun terhalang oleh waktu, tenaga, pikiran yang harus digunakan untuk meresensi koleksi satu per satu. Dimungkinkan jika yang diterjemahkan hanya beberapa koleksi yang dianggap akan laris digunakan. Pada akhirnya, setiap perpustakaan selalu ingin memuaskan pemakai, dan berharap pemakai akan kembai dan kembali berkunjung ke perpustakaan disebabkan kemudahan dan ketepatan informasi yang sesuai.
PENUTUP
KESIMPULAN
Setiap pengunjung perpustakaan merupakan penikmat perpustakaan, dan secara tidak langsung mengetahui kegunaan perpustakaan. Sesudah melakukan kegiatan di suatu perpustakaan, pengunjung mendapatkan sesuatu yang langsung dirasakan maupun secara tidak langsung bermanfaat untuk dirinya. Adapun kenikmatan yang diperoleh akan ditularkan kepada orang lain atau dinikmati sendiri amatlah tergantung kepada pribadi seseorang. Seseorang yang berkunjung ke perpustakaan lebih dari sekali, dapat diartikan orang tersebut paham dan mengerti fungsi perpustakaan bagi dirinya
SARAN
Berlangsungnya kegiatan di sebuah perpustakaan sangat tergantung dari berbagai unsur yang saling berkaitan sehingga bermanfaat untuk banyak pihak. Koleksi, tenaga, tempat, sistem, dan peralatan bersatu dalam kesepakatan untuk menyajikan informasi sesuai permintaan dengan optimal.
DAFTAR PUSTAKA
Peran perpustakaan dan pustakawan sebagai agen perubahan; oleh Irma Elvina, hal. 25-30 dalam Perkembangan Perpustakaan di Indonesia. Penyunting: Janti G.Sujana, Yuyu yulia, dan Badollahi Mustafa. Bogor: IPB Press, 2005
PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI: BUKU PEDOMAN. Jakarta: DEPDIKNAS RI, 2004
Sutarno NS. Manajemen Perpustakaan: suatu pendekatan praktis. Jakarta: Sagung Seto, 2006





Koleksi adalah kumpulan buku atau bahan literatur lainnya yang terdiri dari satu subjek atau lebih, atau bahan literatur yang sejenis atau lebih dari satu jenis, yang dikoleksi oleh seseorang maupun organisasi (Prytherch, 1990 :174).