PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS PANCA BUDI MEDAN

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan ilmu pengetahuan dan informasi dalam bentuk buku mengharuskan pustakawan bekerja keras untuk melaksanakan pemilihan atau menyeleksi buku dalam kegiatan pengadaan di perpustakaan. Pustakawan harus mampu menyediakan buku-buku yang diminati oleh penggunanya, terutama yang berhubungan dengan pendidikan dan keilmuan karena perpustakaan bertindak selaku penyimpan ilmu pengetahuan dan berperan dalam proses transformasi pengetahuan dan informasi. Perpustakaan dikatakan berhasil jika dapat memenuhi kebutuhan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai. Keberhasilan perpustakaan dalam memberikan layanan tidak terlepas dari kegiatan pelayanan informasi.
“Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unit pelaksana teknis (UPT) perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpum, mengolah, merawat, dan melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya. Kelima tugas tersebut dilaksanakan dengan tata cara, administrasi, dan organisasi yang berlaku bagi penyelenggaraan sebuah perpustakaan. Yang disebut perguruan tinggi ialah meliputi universitas, institut, sekolah tinggi, akademik, politeknik, dan perguruan tinggi lain yang sederajat”. ( Qalyubi dkk., 2003:10).
Dalam defenisi lain menjelaskan bahwa Perpustakaan perguruan tinggi memiliki fungsi turut mendukung terlaksananya Tri Darma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengelola, merawat, dan melayankan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya ( Septiantono : 2003 ).
Perpustakaan pada dasarnya merupakan sebuah lembaga untuk mengumpulkan, merawat, menyimpan, mengatur dan melestarikan bahan-bahan perpustakaan yang berupa rekaman hasil pemikiran dan temuan penelitian serta ungkapan cipta karya manusia untuk selanjutnya didayagunakan sebagai bahan informasi kepada masyarakat. Agar perpustakaan mampu berfungsi sebagai sarana pelestarian hasil budaya bangsa dan sebagai sumber informasi bagi pendidikan, penelitian, dan penerapan ilmu dan teknologi perlu pembinaan di seluruh aspeknya.
Suatu perguruan tinggi dikatakan baik apabila sarana perguruan tinggi tersebut dapat menunjang program perguruan tinggi yang bersangkutan. Salah satu dari sarana tersebut adalah perpustakaan.
Untuk memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan terhadap bahan pustaka, perlu diadakan pengadaan bahan pustaka yang terencana dan terarah sesuai dengan kubutuhan pengguna perpustakaan yang dilayani. “Pengadaan merupakan konsep yang mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi” (Sulistyo-Basuki, 1991:27). Pengadaan bahan pustaka tidak terlepas dari pembinaan koleksi yang merupakan salah satu kegiatan pelayanan teknis yang dilakukan perpustakaan dalam upaya meningkatkan kualitas perpustakaan dan mutu pelayanan informasi kepada pengguna. Perpustakaan harus mampu mendukung segala kebutuhan informasi pada bidang studi yang menjadi bidang pengadaannya.
Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu bagian yang penting dalam suatu perpustakaan. Tanpa pengadaan bahan pustaka, suatu perpustakaan tidak bisa dikatakan sempurna. Untuk itu, pengadaan sangat dibutuhkan pada suatu perpustakaan karena melalui proses pengadaan kita bisa mengetahui berasal dari mana saja bahan pustaka yang dimiliki, serta berapa banyak jumlah koleksi yang dimiliki oleh suatu perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu bidang kegiatan perpustakaan yang mempunyai tugas mengadakan dan mengembangkan semua jenis koleksi bahan pustaka.
Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah perpustakaan yang terdapat di lingkungan perguruan tinggi yang digunakan untuk mahasiswa dan dosen di lingkungannya. Dalam hal pengadaan koleksi bahan pustaka, perpustakaan sering mengalami berbagai kendala, misalnya dalam pemilihan koleksi, keterbatasan dana, pemanfaatan koleksi dan sebagainya. Oleh karena itu, perpustakaan harus mengadakan koleksi perpustakaan secara cermat agar dana yang tersedia dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya dan dapat dirasakan oleh civitas akademika. Dalam mengadakan koleksi pada Perpustakaan Perguruan Tinggi, perlu dikerjakan oleh pihak perpustakaan secara profesional.
Berdasarkan uraian diatas, yang menjadi permasalahan dalam penulisan kertas karya ini adalah apakah bahan pustaka yang diadakan tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna, serta bagaimana cara kerja pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan.
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka penulis memberi judul “PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS PANCA BUDI MEDAN” pada kertas karya ini.

1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana mekanisme dan prosedur pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan.
2. Untuk mengetahui jenis koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas Paca Budi Medan.
3. Untuk mengetahui kendala atau hambatan yang dihadapi dalam proses pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan.

1.3 Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup dalam penulisan kertas karya ini yaitu membahas tentang mekanisme dan prosedur pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan Panca Budi Medan. Pembahasannya mencakup koleksi perpustakaan, sistem pengadaan bahan pustaka, inventarisasi bahan pustaka dan proses seleksi bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan.







1.4 Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan kertas karya ini, metode pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut:
a. Studi Kepustakaan ( Library Research)
Data diperoleh dengan cara mempelajari berbagai literatur dan sumber bacaan yang relevan dengan penulisan kertas karya ini.
b. Observasi
Data diperoleh melalui observasi ke Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan. Terutama pada bagian pengadaan bahan pustaka, serta mengadakan wawancara yang terstruktur dengan pustakawan.

































BAB II
TINJAUAN TEORITIS

2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan penyebar informasi di lingkungan universitas yang memiliki fungsi penting bagi lembaga induknya ataupun bagi para penggunanya. Maka dari itu suatu perpustakaan perguruan tinggi harus mampu melaksanakan fungsi-fungsi tersebut untuk mencapai kesesuaian antara perguruan tinggi dengan fungsi perpustakaan tersebut.

2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut pendapat Sulistyo-Basuki (1991:51), perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya.

Selain pendapat Sulistyo-Basuki diatas mengenai perpustakaan perguruan tinggi, pendapat lain menyebutkan bahwa Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademik, perpustakaan sekolah tinggi (Sjahrial-Pamuntjak, 2000:5).

Dari kedua pendapat di atas penulis menyimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan suatu unit kerja yang dilaksanakan pada sebuah ruangan yang merupakan bagian sebuah gedung itu sendiri yang mempunyai tugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan untuk melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

2.1.2 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Tugas perpustakaan tinggi yaitu mengikuti perkembangan kurikulum yang ada karena apabila bahan pustaka yang ada di perpustakaan informasinya tidak mengikuti perkembangan zaman, maka pengguna perpustakaan akan jarang berkunjung ke perpustakaan. saat ini perkembangan informasi begitu cepatnya berubah, maka dari itu suatu perpustakaan harus mampu mengikuti perkembangan kurikulum yang ada agar pengguna bisa sesering mungkin berkunjung ke perpustakaan.
Adapun yang menjadi tugas dari perpustakaan perguruan tinggi yaitu :
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahanbahan yang dibutuhkan untuk pengajaran.
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam rangka studinya.
3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi para peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.

2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara umum fugsi perpustakaan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakannya. Baik bagi civitas akademika maupun pengguna di luar kampus. Perpustakaan juga dapat berfungsi sebagai pusat belajar mengajar maupun sebagai pusat penelitian bagi mahasiswa dan dosen.
Fungsi perpustakaan perguruan tinggi meliputi :
1. Pusat pelestarian ilmu pengetahuan
2. Pusat belajar
3. Pusat pengajaran
4. Pusat penelitian
5. Pusat penyebaran informasi

Menurut Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3), fungsi perpustakaan perguruan tinggi yaitu :
(1) Fungsi edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar bagi civitas akademika, oleh karena itu koleksi-koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.


(2) Fungsi informasi
Perpusatakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
(3) Fungsi riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya penelitian yang dapat dipublikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.
(4) Fungsi rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreatifitas serta minat pengguna perpustakaan.
(5) Fungsi publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni civitas akademika dan staf non-akademika
(6) Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tinggi.
(7) Fungsi interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambahan terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.

Dari kedua pendapat di atas penulis menyimpulkan bahwa fungsi dari perpustakaan perguruan tinggi adalah memberikan layanan informasi kepada sivitas akademika dalam rangka mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang mencakup pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

2.1.4 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut Sulistyo-Basuki (1991 : 52), tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut :
a. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. seiring pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.
b. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar.
c. Menyediakan ruangan belajar untuk pemakai perpustakaan.
d. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai.
e. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri lokal.
Perpustakaan Nasional RI (1996:6), mengatakan tujuan perpustakaan perguruan tinggi ialah untuk menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
1. Dharma pertama yaitu pendidikan dan pengajaran dilaksanakan dengan cara mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan informasi bagi mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikulum yang berlaku.
2. Dharma yang kedua yaitu penelitian, dilakukan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan informasi bagi peneliti.
3. Dharma yang ketiga yaitu pengabdian kepada masyarakat, diselenggarakan melaui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan informasi bagi masyarakat.

Dari kedua pendapat di atas, penulis menyimpulkan bahwa tujuan dari perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan di lingkungan lembaga tinggi, yang bukan hanya untuk mahasiswa saja, tetapi juga untuk dosen dan para staf yang berada di lembaga tinggi tersebut. Serta memberikan jasa informasi untuk mendukung, mempelancar dan mempertinggi kualitas program kegiatan perguruan tinggi tempatnya bernaung.

2.2 Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka
Hal yang terpenting untuk mewujudkan peran perpustakaan yang perlu diperhatikan adalah koleksi yang dimiliki perpustakaan tersebut. Karena koleksi harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan penggunanya. sedangkan adanya koleksi harus lewat proses pengadaan bahan pustaka yang diadakan di perpustakaan. Setiap bahan pustaka yang bakan diadakan oleh suatu perpustakaan biasanya dilakukan seleksi terlebih dahulu. Penyelesaian merupakan faktor yang penting, maka diperlukan suatu kemampuan dan keahlian serta pengalaman agar suatu perpustakaan selalu berupaya untuk menyajikan informasi yang dapat memuaskan penggunanya.
Tugas-tugas yang dilaksanakan oleh suatu perpustakaan adalah :
1. Layanan Teknis, yang terdiri dari :
 Pengadaan
 Pengolahan
 Pemeliharaan
2. Layanan Pemakai yang terdiri dari :
 Sirkulasi
 Referensi
 Audio Visual
 Terbitan Berseri
3. Layanan Administrasi, yang terdiri dari :
 Kesekretariatan
 Personalia
 Keuangan

Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu bidang kegiatan perpustakaan yang mempunyai tugas mengadakan dan mengembangkan semua jenis koleksi bahan pustaka. pengadaan bahan pustaka mencakup hal-hal yang perlu dilakukan setelah kita menentukan pilihan buku.
Menurut Sutarno (2006:174), pengadaan atau akusisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi.
Beberapa pengertian pengadaan yang dikemukakan oleh para ahli antara lain.
1. Menurut Lasa HS, (1998:2) Pengadaan adalah suatu tugas, pekerjaan, bagian, seksi disuatu perpustakaan yang berwenang dan bertugas mengadakan bahan pustaka bentuk buku maupun non buku.
2. Menurut pendapat Sumantri, (2002:29) pengadaan bahan pustaka atau koleksi adalah proses menghimpun dan menyeleksi bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi, hendaknya koleksi harus relevan dengan minat dan kebutuhan peminjam serta lengkap dan aktual.
3. Menurut Darmono, (2001:57) Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi akhirnya akan bermuara pada kegiatan pengadaan bahan pustaka.
4. Menurut Sulistyo-Basuki, (1991:27) bahwa pengadaan merupakan konsep yang mengacu pada prosedur sesudah kegiatan pemilihan untuk memperoleh dokumen, yang digunakan untuk mengembangkan dan membina koleksi atau himpunan dokumen yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi serta mencapai sasaran unit informasi.
5. Menurut Soeatminah, (1992:71) pengadaan yaitu suatu proses penghimpunan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan.

Dari uraian pengadaan bahan pustaka yang dikemukakan oleh para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa pengadaan bahan pustaka adalah rangkaian kegiatan untuk menghimpun dan menyeleksi bahan pustaka yang sekaligus berdasarkan peraturan kebijakan pengadaan bahan pustaka sehingga dapat memenuhi bahan pustaka yang diminati para penggunanya.
Pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan perguruan tinggi adalah merujuk kepada pelayanan teknis. Hal ini disebabkan karena tugas utama dari perpustakaan adalah menyajikan dan menyebarluaskan informasi kepada seluruh civitas akademika di perguruan tinggi. Untuk melakukan tugas tersebut maka perpustakaan hendaklah didukung oleh bahan pustaka yang tepat, lengkap, dan selalu up to date sesuai dengan kebutuhan penggunanya.
Bagi perpustakaan yang baru dibentuk atau didirikan, kegiatan pengadaan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria koleksi perpustakaan dan pembentukan koleksi awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada. Yang menjadi tolak ukur kegiatan pembinaan dan pengembangan koleksi selanjutnya.

2.3 Sistem Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan bahan pustaka buku mencakup : a) perolehan bahan buku melalui pembelian, b) pembayaran atau tanda terima pembayaran, c) memelihara catatan-catatan yang berhubungan dengan pengadaan
Sistem pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan dapat dilaksanakan dengan cara :
1. Pembelian
2. Hadiah/Sumbangan
3. Tukar menukar
4. Penerbitan Sendiri
5. Titipan

2.3.1 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pembelian
Setelah melakukan pembelian bahan pustaka, proses selanjutnya yaitu pemesanan bahan pustaka. Pemesanan bahan bahan pustaka/buku dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain yaitu :
1. Melalui toko buku
2. Melalui penerbit, baik penerbit dalam negeri maupun luar negeri
3. Melalui agen buku, baik agen dari dalam maupun agen luar negeri.

1. Pembelian Buku Melalui Toko Buku
Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah dana pembelian relativ kecil, baik yang berasal dari sumber dana sendiri maupun sumber dana lain yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan yang khusus.
Kekurangan yang sering ditemui dalam pembelian buku yang dilakukan melalui toko buku adalah bahwa tidak semua subjek atau judul buku yang dibutuhkan perpustakaan tersedia di toko buku. Sementara itu toko buku tidak selalu terdapat di setiap kabupaten. Bagi buku terbitan luar negeri kesulitan ini ditambah dengan waktu pemesanan yang lama. Keuntungan atau kemudahannya adalah kita dapat melakukan efisiensi atau penghematan dari segi biaya, waktu, dan tenaga.

Cara pemesanan bahan pustaka/ buku melaui toko buku yaitu :
1. Setelah diadakan verifikasi, petugas pengadaan mempersiapkan kartu pesanan yang dibuat dengan jumlah rangkap, misalnya dalam rangkap 3 dimana 2 rangkap disusun dalam daftar pesanan dan 1 rangkap disisipkan dalam katalog. Kartu pesan yang disisipkan dalam katalog akan memudahkan pengecekan lembar permintaan.


Gambar-1. Contoh Kartu Pesanan




Sumber : Yulia, 1993:45






2. Buat daftar pesanan yang membuat judul-judul pesanan yang diambil dari kartu-kartu pesanan di atas, disusun menurut abjad pengarang. Jika dana terbatas, tentukan prioritasnya.


No Pengarang Judul Tahun Penerbit Jlh eks Harga Pemesanan




Sumber : Yulia, 1993:45

3. Tentukan toko buku terlengkap yang ada di kota dimana perpustakaan berada.
4. Daftar pesanan yang telah dibuat, diserahkan pada petugas toko buku untuk mendapatakan layanan.
5. Lakukan pembayaran (dengan uang tunai atau cek), sebesar jumlah pembeliannya, dan mintakan bukti pembayaran beserta faktur pembeliannya.
6. Beritahu pada pemesan, bahwa buku-buku yang dipesan telah datang.
7. Untuk judul buku yang tidak bisa dibeli dari toko tersebut, perlu dicarikan pada toko lain yang berada di kota tersebut.

2. Pembelian Buku Melalui Penerbit
Pemesanan buku dapat juga dilakukan melalui penerbit, baik itu penerbit dalam negeri maupun penerbit luar negeri.
Menurut Yulia, (1993:46), “defenisi penerbit adalah suatu perusahaan yang mengambil naskah pengarang, mengeditnya dan memperosesnya dalam bentuk buku.”
Pemesanan buku secara langsung melalui penerbit, biasanya hanya dilakukan jika judul-judul yang kita butuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit tersebut. Sebagai contoh, bila ada sekumpulan judul buku yang kita tahu diterbitkan oleh penerbit PT. Gramedia, maka pengadaannya dapat dilakukan langsung pada penerbit.
Dengan demikian penerbit hanya dapat melayani pesanan-pesanan perpustakaan secara terpisah, yaitu terbatas pada judul-judul yang diterbitkan penerbit tersebut. Adakalanya terdapat penerbit yang menjadi eksportir dan juga mempunyai toko buku yang menjual buku-bukunya sendiri (misalnya Gramedia).
Cara Pemesanan buku melalui penerbit yaitu :
1. Tentukan penerbit yang dapat melayani pesanan buku perpustakaan.
2. Buatlah daftar pesanan buku-buku yang dikelompokkan menurut penerbitnya.
3. Kirimkan daftar pesanan kepada penerbit yang dituju untuk diperiksa ketersediaan buku-buku tersebut dan harga satuannya. Kemudian penerbit akan mengirim “proforma invoice” yaitu daftar buku yang dilengakapi oleh harganya.
4. Setelah “invoice” Anda terima, periksa dana yang tersedia.
5. Lakukan pembayaran, dapat dilakukan langsung (Jika jarak perpustakaan dengan penerbit dekat), atau dilakukan melalui bank jika lokasi penerbit jauh dari pemesannya.
6. Bukti Pembayaran melalui bank harus Anda kirimkan ke penerbit disertai dengan surat pengantar “proforma invoice”.
7. Fotocopy dari bukti pembayaran melaui bank harus anda simpan dengan baik agar Anda dapat membuktikakan bahwa pembayaran telah Anda lakukan, jika hal ini diperlukan di kemudian hari.

3. Pembelian Buku Melalui Agen Buku
Agen buku memperoleh buku-buku dari penerbit dengan potongan harga, dan menyimpannya dalam gudang yang besar. Kemudian menjualnya kepada toko buku dan perpustakaan. Agen buku memberikan pelayanan yang efisien dan cepat. Pustakawan dapat memesan buku dalam berbagai bentuk cetakan. Agen buku yang besar memilki buku-buku dari beberapa puluh penerbit, baik itu penerbit dalam negeri maupun penerbit luar negeri.
Pustakawan lebih menyukai berhubungan dengan agen buku untuk pembelian buku. Hal ini disebabkan karena :
1) Melalui agen, semua pesanan judul-judul yang berasal dari berbagai penerbit hanya melalui satu jalur.
2) Agen buku tidak hanya menerima pesanan dari pustakawan saja, tetapi lebih dari itu mereka juga menindaklanjuti dengan membantu menyelesaikan masalah yang mungkin timbul dalam transaksi pesan-memesan.
Evaluasi terhadap agen buku oleh pustakawan biasanya memperhatikan beberapa hal, yaitu :
1. Pelayanan ekstra
2. Potongan harga (discount)
3. Waktu pengiriman
4. Pemenuhan pesanan

Saat ini perpustakaan mempunyai beberapa rencana pemesanan yang membantu proses seleksi dan pengadaan secara terus-menerus, yaitu :
1) Sejumlah besar buku0buku dari penerbit atau agen disampaikan ke perpustakaan secara otomatis.
2) Prosedur ini memberikan penghematan uang dan discount tinggi.
3) Pustakawan mendapat kesempatan untuk menilai buku-buku sebelum diterima atau ditolak.
4) Agen atau penerbit mungkin mengirim judul-judul yang tidak disukai untuk direview.

Menurut buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994:54), langkah-langkah pembelian dan pelangganan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut :
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang diusulkan.
2. Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki melalui katalog perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan.
3. Menerima atau menolak usulan.
4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan.
5. Mengirimkan daftar pesanan.
6. Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan.
7. Membayar pesanan/langganan.
8. Menyusun laporan pembelian dan pelangganan.

Prosedur penerimaan bahan perpustakaan yang dibeli atau dilanggan adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya.
2. Mencocokkan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan.
3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan perpustakaan yang tidak sesuai dengan pesanan, cacat, atau rusak disertai dengan permintaan penggantian.
4. Menandatangani tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim.
5. Menandai kepemilikan bahan perpustakaan dengan membubuhkan cap perpustakaan.
6. Membuat berita acara penerimaan.



2.3.2 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Hadiah
Pada perpustakaan kecil, kegiatan pemberian dan penerimaan hadiah merupakan salah satu jenis pekerjaan di perpustakaan. Unit hadiah atau sumbangan bertanggung jawab dalam menyeleksi bahan pustaka yang akan diterima atau yang akan dibeli dengan dana sumbangan. Koleksi bahan pustaka yang diperoleh dari sumbangan/ hadiah sangat penting untuk membangun koleksi perpustakaan. Kadang-kadang penawaran hadiah bahan pustaka harus ditempatkan pada ruangan khusus, terpisahdari koleksi yang sudah ada.
Cara-cara permintaan dan pemberian hadiah dapat dilakukan dengan 2 cara:
1. Hadiah Atas Permintaan
Prosedur perolehan hadiah atas permintaan yaitu:
1. Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya.
2. Perpustakaan menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan kepada pihak lain, baik dalam negeri maupun luar negeri.
3. Daftar permohonan dikirimkan kepada alamat yang dituju disertai surat pengantar.
4. Apabila pihak donor telah mengirimkannya, petugas memeriksa kiriman tersebut dan dicocokkan dengan surat pengantarnya dan mengirimkan ucapan terima kasih.
5. Selanjutnya bahan pustaka diperoses seperti biasa, yaitu inventarisasi dan seterusnya.
2. Hadiah Tidak Atas Permintaan
Prosedur perolehan hadiah tidak atas permintaan yaitu:
1. Bahan pustaka yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar.
2. Perpustakaan menuliskan surat ucapan terima kasih.
3. Bahan pustaka yang diterima ditelusuri dulu apakah subjeknya sesuai dengan tujuan perpustakaan, dan apakah tidak duplikat. Jika bahan pustaka benar-benar telah sesuai dengan segera diproses.
4. Jika bahan pustaka tidak sesuai, disisihkan sebagai bahan pertukaran atau dihadiahkan pada orang lain.

2.3.3 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pertukaran
Pengelolaan pertukaran bahan pustaka di sebagian besar perpustakaan harus dimulai dari keperluan lembaga dari pada keinginan untuk mendukung distribusi bahan-bahan ilmiah. Pertukaran biasanya dibuat secara langsung diantara lembaga-lembaga, tetapi pertukaran yang bersifat internasional mungkin dilakukan secara tidak langsung melalui pusat-pusat pertukaran nasional. Tanggung jawab untuk pertukaran bahan pustaka biasanya dilimpahkan pada bagian pengadaan.
Perpustakaan yang melakukan pertukaran bahan pustaka perlu:
• Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan.
• Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya, misalnya biaya pengiriman, dan biaya pengambilan.
• Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan.
• Mencatat alamat pemesan.
• Menyampaikan bahwa perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga yang memesannya.

Menurut Yulia, (1993:56), pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan antara lain:
1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku.
2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai.
3. Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan, khususnya pada tingkat internasional.

Sumber pertukaran bahan pustaka menurut Yulia, (1993:58), yaitu :
1. Universitas/akademik yang berupa terbitan resmi, disertai atau abstrak bahan pustaka duplikat, terbitan university press, terbitan perpustakaan, reprint, terbitan unit penelitian.
2. Pemerintah; berupa undang-undang, peraturan, lembaran negara, program pemerintah.
3. Organisasi ilmiah dan profesi
4. Perusahan-perusahaan industri.


2.3.4 Pengadaan Bahan Pustaka Dengan Penerbitan Sendiri
Menurut buku pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982:19), penerbitan sendiri mencakup:
1. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada:
 Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan (depository) semua penerbitan lembaga itu.
 Perpustakaan dapat ditunjuk sebagai penyalur dari semua penerbitan lembaga yang bersangkutan.
2. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan koleksi bulletin, manual bibliografi, dan lain-lain.
Penambahan koleksi perpustakaan dengan penerbitan sendiri dapat dilakukan perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan berseri (bulletin), pamphlet, jurnal, indeks, ataupun bibliografi perpustakaan.
Dengan adanya penerbitan sendiri pada suatu perpustakaan, maka akan dapat menambah jumlah koleksi perpustakaannya.

2.3.5 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Titipan
Langkah-langkah penerimaan bahan pustaka dengan cara titipan menurut Soetminah, (1992: 74) adalah sebagai berikut:
1. Pustaka beserta daftarnya diterima, kemudian dicocokkan dan apabila sudah cocok, pustaka dapat langsung diinventaris dan diproses sampai dapat dipinjamkan.
2. Perpustakaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang dilengkapi dengan keterangan, seperti:
a. Pustaka sesuai dengan daftar terlampir dititipkan pada perpustakaan selama jangka waktu .....x......tahun.
b. Pustaka boleh dipinjamkan kepada masyarakat pemakai, maka boleh diperlakukan sama dengan koleksi yang lain.
c. Perpustakaan akan memelihara dan merawat pustaka sebaik-baiknya seperti koleksi yang sama.
d. Apabila ada pustaka rusak, perpustakaan akan memperbaiki. Tetapi apabila hilang, perpustakaan tidak menggantinya.
e. Setelah ketentuan itu disepakati bersama, maka kedua belah pihak menandatanganinya dan masing-masing menyimpan 1 dokumen serah terima.


Suatu Perpustakaan dapat juga menambah jumlah koleksinya dengan cara menerima titipan dari lembaga ataupun perorangan. Dalam hal penitipan bahan pustaka, harus ada kesepakatan antara pihak yang menitip dengan pihak perpustakaan. Bahan pustaka yang dititip hendaknya harus sesuai dengan kubutuhan pengguna perpustakaan. Bahan pustaka yang dititipkan harus memiliki jangka waktu yang lama. Misalnya 5 tahun atau lebih agar tidak merugikan perpustakaan yang dititipi karena besarnya biaya untuk memperosesnya.

2.4 Seleksi Bahan Pustaka
Seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan penting yang perlu dilakukan karena berhubungan dengan mutu perpustakaan yang bersangkutan. Suatu perpustakaan tidak akan ada artinya bila koleksi yang tersedia tidak sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Untuk melakukan seleksi bahan pustaka, terlebih dahulu perlu diketahui jenis bahan pustaka yang terdapat di pasaran, bagaimana ciri-cirinya, mana yang paling cocok untuk dijadikan koleksi perpustakaan.
Kegiatan seleksi bahan pustaka merupakan kegiatan mengumpulkan semua sumber informasi literatur yang akan dipergunakan dalam proses penyeleksian dan penentuan bahan pustaka yang akan diadakan. Sumber-sumber informasi ini seperti : katalog penerbit, bibliografi, bulletin, abstrak, brosur, terbitan baru, dan lain-lain. Sumber informasi yang juga sangat diperlukan adalah yang memuat gambaran tentang buku, harga, dan toko buku yang menyediakan.
Dengan menggunakan daftar desiderata, laporan hasil survey minat pemakai maka diadakanlah penyelesaian bahan pustaka untuk satu periode tahun anggaran atau pengadaan secara insidentil untuk terbitan yang sedang “in” manakala tersedia anggaran, sehingga dapat disajikan kepada pengunjung sesegera mungkin.`

2.4.1 Siapa yang Melakukan Seleksi
Perpustakaan berhak untuk melakukan seleksi bahan pustaka, tergantung dari tipe perpustakaan dan struktur organisasi di setiap perpustakaan. Pada prinsipnya personalia yang dapat melakukan seleksi bahan pustaka mencakup (a) pustakawan; (b) spesialis subjek termasuk guru; (c) toko buku; (d) komisi perpustakaan; (e) anggota lain.

Menurut Yulia, (1993:27), pihak-pihak yang berwenang melakukan seleksi yaitu sebagai berikut:
1. Pada perpustakaan sekolah yang berhak melakukan seleksi adalah kepala sekolah/wakilnya dan guru. Pelajar juga boleh menyarankan.
2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah dewan penasehat / penyantun perpustakaan itu, tokoh masyarakat di sekitar perpustakaan umum itu berada.
3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen. Mahasiswa juga boleh menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.
4. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan institusi dimana perpustakaan itu bernaung, dan orang-orang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan institusi tersebut.

2.4.2 Alat Bantu Seleksi
Ada berbagai jenis alat bantu yang masing-masing mempunyai fungsi tertentu. Secara garis besar alat bantu seleksi dapat dibedakan menjadi 2 kelompok.
1. Alat Bantu Seleksi
Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah bahan pustaka diseleksi, karena informasi yang diberikan dalam alat tersebut tidak terbatas pada data bibliografi, tetapi juga mencakup keterangan mengenai isi bahan pustaka tersebut, dan keterangan lain yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan. Informasi ini dapat diberikan dalam bentuk anotasi singkat saja, bisa berupa tinjauan dengan panjang yang bervariasi.
Contoh alat bantu seleksi antara lain:
 Majalah tinjauan buku/bahan pustaka lain.
 Daftar judul untuk jenis perpustakaan tertentu, subjek tertentu, atau kelompok tertentu.
 Indeks

Alat bantu seleksi menurut http://almaipii.multiply.com oleh Darmono, (2001: 55-56), adalah sebagai berikut:
1. Katalog Penerbit dari berbagai Penerbit
Katalog penerbit berisi informasi buku-buku terbaru dari penerbit dalam dan luar negeri. Informasi yang dikandung biasanya berisi judul, pengarang, tahun terbit, jumlah halaman, harga buku dan sering pula menyertakan anotasi atau deskripsi cakupan isi buku (Darmono, 2001: 55).
2. Tinjauan Buku
Tinjauan buku biasanya dimuat pada majalah ilmiah, surat kabar serta majalah popular. Ini merupakan salah satu alat untuk mengevaluasi dan seleksi tulisan bagi tulisan orang-orang ternama (Darmono, 2001: 55).
3. Bibliografi Nasional Indonesia
Berisi informasi tentang terbitan seluruh Indonesia yang mencakup buku, laporan penelitian, bacaan anak-anak, terbitan pemerintahan, laporan konferensi serta peta (Darmono, 2001: 56).
4. Daftar Buku IKAPI
Daftar ini merupakan katalog berbagai penerbit Indonesia yang tergabung dalam Ikatan Penerbit Indonesia (IKAPI). Katalog ini diterbitkan IKAPI dan isi dari daftar ini memuat judul, pengarang, jumlah halaman, ISBN, dan harga buku. Alat ini memuat informasi judul buku yang merupakan gabungan dari berbagai bidang pengatahuan (Darmono, 2001: 56).
5. Resensi
Adalah suatu uraian pembicaraan maupun penilaian terhadap suatu karya yang menyangkut bentuk fisik maupun isinya. Resensi dapat disampaikan pada media tatap muka, diskusi buku, media cetak (buku, majalah, dan surat kabar), media dengar (radio), maupun media pandang dengar atau televisi (Lasa Hs, 2001: 162).

Menurut Soeatminah (1992: 76), alat bantu seleksi meliputi:
1) Katalog penerbit dalam dan luar negeri
2) Bibliografi nasional dan internasional
3) Bibliografi khusus berbagai bidang ilmu
4) Daftar tambahan koleksi perpustakaan lain
5) Timbangan buku, iklan, dan lain-lain.
6) Daftar judul untuk jenis perpustakaan tertentu (core list)

2. Alat Indentifikasi dan Verifikasi
Yaitu alat bantu seleksi yang hanya mencantumkan data bibliografi bahan pustaka. Alat seperti ini dipakai untuk mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam bidang subjek tertentu, dari pengarang atau penerbit tertentu di Negara tertentu dalam kurun waktu tertentu. Alat bantu ini dipakai untuk melakukan verifikasi apakah judul atau nama pengarang tepat, berapa harganya, terbitan berseri atau bahan pandang dengar, masih ada dipasaran atau tidak.
Contoh alat identifikasi dan verifikasi adalah:
 Katalog penerbit
 Bibliografi
 Katalog perpustakaan penting untuk subjek atau media tertentu.

2.5 Inventarisasi Koleksi Bahan Pustaka
Langkah awal yang harus dilakukan terhadap bahan pustaka yang diterima baik yang dipesan maupun yang tidak dipesan, mencakup kegiatan penerimaan dan inventarisasi. Kegiatan penerimaan meliputi kegiatan pemeriksaan terhadap bahan pustaka yang diterima, apakah benar-benar telah sesuai dengan surat pengantar, daftar yang dipesan, memeriksa keadaan fisik buku apakah dalam keadaan baik atau tidak. Sedangkan kegiatan inventarisasi adalah kegiatan pencatatan data bahan pustaka yang diterima, baik dalam bentuk buku, majalah, bentuk mikro dan Audio Visual ke dalam buku inventaris atau buku induk.

2.5.1 Pengertian Inventarisasi Bahan Pustaka
Inventarisasi bahan pustaka adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima perpustakaan ke dalam buku inventarisasi atau buku induk sebagai tanda bukti perbendaharaan atau pemilikan perpustakaan.
Inventarisasi adalah kegiatan pencatatan data-data fisik buku ke dalam sarana pencatatan, yang dapat berupa lembaran lepas, kartu maupun buku, dan sering disebut sebagai buku induk. Setiap eksemplar bahan pustaka mempunyai satu nomor induk. Adapun informasi lain yang perlu dicatat dalam buku induk, adalah judul, pengarang, asal perolehan, nomor induk, bahasa, jumlah eksemplar, dan judul, serta harga.
Kegiatan inventarisasi terutama bertujuan agar perpustakaan dapat mengontrol pemiliknya. Dengan inventarisasi, perpustakaan dapat membuat laporan, menyusun statistik, dan mengetahui bahan pustaka yang belum / sudah dimiliki. Selain itu dapat diketahui jumlah bahan pustaka yang dimilki suatu perpustakaan pada kurun waktu tertentu, dan mengetahui bahan pustaka yang hilang.
Tugas dan kewenangan bagian inventarisasi koleksi (Dikti, 1980), adalah :
1. Menetapkan jenis dan jumlah buku inventaris yang diperlukan, sesuai dengan jenis bahan pustaka
2. Menetapkan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventarisasi dan petunjuk untuk mengisinya.
3. Menetapkan dan melaksanakan pencatatan menurut cara yang telah ditentukan.
4. Menetapkan letak dan jenis serta melaksanakan pemberian tanda hak milik perpustakaan (dengan stempel atau cara lain) pada tiap bahan pustaka yang diterima.

2.5.2 Inventarisasi Buku Induk untuk Buku
Buku induk untuk buku mempunyai fungsi yaitu :
a. Sebagai daftar inventaris koleksi perpustakaan.
b. Mengetahui jumlah koleksi perpustakaan dengan cepat.
c. Mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki perpustakan pada saat / tahun tertentu.
d. Untuk mengetahui judul-judul buku yang hilang.
e. Mengetahui jumlah koleksi buku menurut jenis, bahasa, pembelian, hadiah, maupun berdasarkan tukar-menukar.

Tata cara pencatatan buku induk yaitu terdiri dari:
1. Tanggal penerimaan
2. Pengarang
3. Judul
4. Asal perolehan
5. Penerbit
6. Tahun terbit
7. Nomor induk
8. Harga
9. Keterangan lain (bahasa, jumlah, dan lain-lain)

2.5.3. Inventarisasi Buku Induk untuk Majalah
Majalah adalah terbitan yang direncanakan diterbitkan secara periodik selama kurun waktu yang cukup lama untuk subyek tertentu. Majalah biasanya diterbitkan lebih dari satu kali dalam setahun, dengan dibubuhi volume dan nomor yang berurutan untuk setiap terbitan.
Pencatatan majalah dalam buku induk berguna untuk memastikan nomor-nomor yang benar-benar datang; melihat riwayat majalah; dan untuk mengetahui nomor-nomor majalah sebelumnya yang kosong (Yulia, 1993:155).

2.6 Jenis-jenis Bahan Pustaka
Hal-hal pokok yang harus ditetapkan berkaitan dengan koleksi adalah:
1. Menyusun rencana operasional pengadaan bahan pustaka yang meliputi:
 Perumusan kebijakan tentang koleksi, mencakup pedoman, peraturan, penekanan, penyediaan anggaran.
 Mempelajari peta dan kondisi masyarakat pemakai.
 Presentasi bidang-bidang pengetahuan bahan pustaka yang akan diadakan.
 Seleksi, dengan berpedoman kepada atau bersumber pada katalog terbitan, brosur dan selebaran, bibliografi, daftar tambahan, permintaan pemakai, perkembangan penerbitan, perkembangan informasi, dan lain-lain.
2. Menghimpun alat seleksi bahan pustaka
3. Survei minat pemakai
4. Survei bahan pustaka
5. Membuat dan menyusun desiderata.
Menurut Siregar, (1999:2): ”Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi”.

2.6.1 Karya Cetak
Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti:
a. Buku
Buku adalah bahan pustaka yang merupakan suatu kesatuan utuh dan yang paling utama terdapat dalam koleksi perpustakaan. Berdasarkan standar UNESCO tebal buku paling sedikit 49 halaman tidak termasuk kulit maupun jaket buku. Diantaranya buku fiksi, buku teks, dan buku rujukan.
Beberapa jenis buku antara lain sebagai berikut:
1. Buku teks (buku wajib), yang telah digariskan oleh pemerintah.
Contoh: Berbagai buku wajib yang dikeluarkan oleh pemerintah yang digunakan di SD, SMP, SMA serta penunjang perkuliahan.
2. Buku Penunjang; buku pengayaan yang telah mendapat rekomendasi dari pemerintah untuk digunakan di sekolah-sekolah, dan buku penunjang untuk kalangan mahasiswa tentang bidang tertentu.
3. Buku fiksi serta buku bergambar yang dapat mempengaruhi rasa ingin tahu dan dapat mengembangkan imajinasi anak didik.
4. Buku popular (umum), merupakan buku yang berisi ilmu pengetahuan secara umum dan popular.
5. Buku rujukan (referens) merupakan buku yang menggambarkan isi yang tidak mendalam dan kadang-kadang hanya memuat informasi tertentu saja seperti arti kata. Buku rujukan(referens) tidak perlu dibaca secara keseluruhan sehingga cara penyusunannya berbeda dengan susunan buku.

b. Terbitan berseri
Bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan jangka waktu terbit tertentu. Bahan pustaka yang termasuk terbitan berseri adalah harian (surat kabar), majalah (mingguan, bulanan dan lainnya), laporan yang terbit dalam jangka waktu tertentu, seperti laporan tahunan, tri wulanan, dan sebagainya.

2.6.2 Karya Noncetak
Karya noncetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku atau majalah, melainkan dalam bentuk lain seperti rekaman suara, rekaman video, rekaman gambar dan sebagainya. Istilah lain yang dipakai untuk bahan pustaka ini adalah bahan non buku, ataupun bahan pandang dengar. Karya noncetak terdiri dari beberapa jenis, diantaraya adalah sebagai adalah sebagai berikut :
a. Rekaman suara
Yaitu bahan pustaka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam. Sebagai contoh untuk koleksi perpustakaan adalah buku pelajaran bahasa inggris yang dikombinasikan dengan pita kaset.


b. Gambar hidup dan rekaman video
Gambar hidup dan rekaman suara terdiri dari film dan kaset video. Kegunaannya selain bersifat rekreasi juga dipakai untuk pendidikan. Misalnya untuk pendidikan pemakai, dalam hal ini bagaimana cara menggunakan perpustakaan.
c. Bahan Grafika
Ada dua tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat langsung (misalnya lukisan, bagan, foto, gambar, teknik dan sebagainya) dan yang harus dilihat dengan bantuan alat (misalnya slide, transparansi, dan filmstrip).
d. Bahan kartografi
Bahan kartografi terdiri dari peta, atlas, bola dunia, foto udara, dan sebagainya.

2.6.3 Bentuk Mikro
Bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang dinamakan microreder. Bahan pustaka ini digolongkan tersendiri, tidak dimasukkan bahan noncetak. Hal ini disebabkan informasi yang tercakup didalmnya meliputi bahan tercetak seperti majalah, surat kabar, dan sebagainy. Ada tiga macam bentuk mikro yang sering menjadi koleksi perpustakaan yaitu:
a. Mikrofilm, bentuk mikro dalam gulungan film. Ada beberapa ukuran film yaitu 16 mm, dan 35 mm.
b. Mikrofis, bentuk mikro dalam lembaran film dengan ukuran 105 mm x 148 mm (standar) dan 75 mm x 125 mm.
c. Microopaque, bentuk mikro dimana informasinya dicetak kedalam kertas yang mengkilat tidak tembus cahaya.ukuran sebesar mikrofis.

2.64. Karya Dalam Bentuk Elektronik
Dengaan adanya teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan ke dalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti komputer, CD-ROM player, dan sebagainya.
Karya dalam bentuk elektronik ini biasanya disebut dengan bahan pandang dengar (audio visual) juga merupakan koleksi perpustakaan. Bahan pandang dengan memuat informasi yang dapat ditangkap secara bersamaan oleh indra mata dan telinga. Oleh sebab itu bahan pandang dengar merupakan media pembawa pesan yang sangat kuat untuk bisa ditangkap oleh manusia.
Contoh: video, kaset, piringan hitam, CD-ROM, VCD, slide, dan film.

2.7 Kebijakan Pengadaan Bahan Pustaka
Kebijakan pengembangan koleksi ini sangat diperlukan untuk mencapai hasil yang memuaskan, dan mampu memenuhi keperluan pemakai secara efektif dan efisien. Maka dari itu kebijakan pengembangan koleksi sebaiknya dirumuskan secara tertulis. Karena dengan adanya kebijakan ini, pada saat melakukan kegiatan pengadaan bahan pustaka akan memudahkan pustakawan untuk memilih keriteria bahan pustaka sebagai koleksi perpustakaan yang mutakhir dan mampu memenuhi semua kebutuhan pemakai.

Kebijakan pengembangan koleksi tertulis berfungsi sebagai pedoman, sarana komunikasi, dan perencanaan sebab kebijakan tersebut:
a. Menjelaskan cakupan koleksi yang telah ada dan rencana pengembangan selanjutnya, agar diketahui oleh staf perpustakaan, pemakai, administrator, dan Dewan pembina perpustakaan;
b. Memberi deskripsi yang sistis tentang strategi pengolahan dan pengembangan koleksi yang diterapkan di perpustakaan;
c. Menjadi pedoman bagi para pustakawan sehingga ketaatan dalam proses seleksi dan seleksi terjamin, koleksi yang responsif dan seimbang terbentuk, dan dana dimanfaatkan dengan sebijaksana mungkin;
d. Menjadi standar dan tolak ukur untuk menilai sejauh mana sasaran pengembangan koleksi telah tercapai;
e. Berfungsi sebagai sumber informasi dan paduan bagi staf yang baru mulai berpartisipasi dalam pengembangan koleksi;
f. Memperlancar koordinasi antar anggota staf pengembangan koleksi;
g. Memperlancar kerjasama antar perpustakaan dalam pengembangan koleksi;
h. Membantu menjaga kontinuitas, khususnya apabila koleksi besar, serta menjadi kerangka kerja yang memperlancar transisi dari pustakawan lama ke penggantinya;
i. Membantu pustakawan menghadapi pengadaan berkenaan dengan bahan yang telah diseleksi atau ditolak;
j. Mengurangi pengaruh kolektor tertentu dan bias atau selera pribadi;
k. Membantu mempertanggungjawabkan alokasi anggaran;
l. Menjadi sarana komunikasi, baik dengan masyarakat yang dilayani maupun pihak luar lain yang memerlukan informasi mengenai tujuan dan rencana pengembangan koleksi.

Menurut Philip, (1992:109) Kebijakam pengadaan dari suatu perpustakaan tergantung pada beberapa hal:
1. Anggaran
Organisasi harus menyisihkan dana untuk membeli buku dan majalah dari anggaran belanja tahunnya. Kadang-kadang lembaga lain memberi sumbangan dana untuk membeli buku-buku luar negeri.
2. Tujuan dan prioritas dari organisasi
Bidang apa yang menjadi lingkup koleksi perpustakaan? Tidak semua buku dapat atau perlu dibeli.
3. Jenis pemakai dan kebutuhannya
Apakah pemakai memerlukan bahan ilmiah atau informasi yang sederhana dan praktis?
4. Hubungan dengan perpustakaan atau pusat dokumentasi lain.
Apakah di daerah Anda terdapat perpustakaan? Dari mana Anda dapat meminjam buku yang jarang diperlukan oleh pemakai perpustakaan Anda, atau kemana Anda dapat menyarankan pemakai untuk mendapatkan buku.
5. Kekhususan
Apakah terdapat perjanjian antara lembaga Anda dan lembaga lain yang mengatur bidang koleksi yang harus dihimpun oleh perpustakaan Anda? dengan perpustakaan lain? Karena perpustakaan umumnya mempunyai dana yang terbatas, perjanjian kerja sama yang diperlukan.
6. Staf Perpustakaan
Dalam membeli buku harus dipertimbangkan jumlah tenaga di perpustakaan dan kemampuan mereka. Akan banyak
7. Bahasa
Kemampuan bahasa pemakai menentukan koleksi perpustakaan. Kebijakan harus dibuat mengenai perincian koleksi berdasarkan bahasa pengantarnya. Misalnya buku dalam bahasa apa yang perlu dibeli dan berapa banyak.

Rumusan kebijakan koleksi terdiri dari:
a) Penjelasan mengenai siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan perpustakaan dan siapa yang diberikan wewenang untuk seleksi.
b) Metode pemilihan, pengaturan anggaran, komposisi masyarakat yang dilayani dan prioritas-prioritas tentang koleksi yang diseleksi. Sarana yang digunakan antara lain:
1. Pedoman dan kriteria seleksi
2. Daftar timbangan buku (review) atau tipe timbangan buku yang digunakan untuk seleksi.
c) Masalah-masalah khusus didaftarkan secara rinci, misalnya jenis bahan pustaka yang tidak dikoleksi, berapa copy dari satu judul, penjilidan, dan pergantian buku atau bahan perpustakaan lain yang hilang.
d) Penjelasan mengenai komposisi koleksi yang dikembangkan yang dibagi atas bidang subjek dan keterangan mengenai prioritas. Tiap bidang subjek disarankan dirinci sebagai berikut:
i. Tingkat kedalaman, yaitu koleksi yang sudah ada penambahan yang sedang berjalan, serta penambahan yang diperlukan untuk mem enuhi kebutuhan program
ii. Bahasa
iii. Cakupan periode (kronologis)
iv. Cakupan geografis
v. Format yang dibeli atau tidak dibeli
e) Bahan pustaka yang berbahasa asing
f) Jenis bahan pustaka berdasar format serta definisi tiap jenis kategorinya, keterangan mana yang akan dibeli dan mana yang tidak, dan pentingnya bahan tersebut bagi koleksi dan pemakai
g) Hadiah dan cara penanganannya
h) Pinjam antar perpustakaan serta jaringan dan bentuk kerja sama lain yang berpengaruh pada pengembangan koleksi
i) Kriteria dan tata cara penyiangan
j) Sikap perpustakaan terhadap sensor dan masalah lain yang berkaitan dengan kebebasan intelektual (intellectual freedom).
























BAB III
PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS PANCA BUDI MEDAN


3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Universitas Panca Budi
Perpustakaan Universitas Panca Budi berada di bawah naungan Yayasan Prof. DR. H. Kadirun Yahya, yang merupakan penggabungan antara UPT. Perpustakaan Universitas Pembangunan Panca Budi (UNPAB) dengan UPT. Perpustakaan Perguruan Panca Budi (GUPAD). Pada awalnya perpustakaan tersebut merupakan perpustakaan terpusat UNPAB dengan nama UPT. Perpustakaan UNPAB, yang ditetapkan berdasarkan SK Koordinator Perguruan Panca Budi No.148/02/07/IPB/1998 tahun 1998 tentang penggabungan perpustakaan Perguruan Panca Budi dengan perpustakaan UNPAB. Pada tahun 2003 berdasarkan SK Rektor UNPAB No.1227/14/R/0203 keberadaan UPT. Perpustakaan UNPAB diubah menjadi Unit Perpustakaan Universitas Panca Budi di bawah naungan Unit KDA dan berdasarkan SK Kepala Kampus Darul Amin No.02/111/Sk/KDA/2003 keberadaan UPT. Perpustakaan UNPAB di bawah koordinasi UPT. Laboratorium Pustaka.
Perpustakaan Universitas Panca Budi merupakan gabungan dari perpustakaan masing-masing fakultas dan memiliki satu perpustakaan sekolah, akan tetapi sejak tahun 1982 perpustakaan fakultas digabung menjadi perpustakaan terpusat, dan pada tahun 2000 perpustakaan sekolah digabung menjadi perpustakaan terpusat. Untuk mengikuti perkembangan teknologi informasi dan efisiensi kerja, maka berdasarkan SK Rektor tahun 2005 dibentuklah lembaga perpustakaan terpadu yang berdiri dan menjadi Perpustakaan Universitas Panca Budi.
Universitas Panca Budi berlokasi di Jl. Gatot Subroto Km 4,5 Medan. Gedung Perpustakaan Universitas Panca Budi terletak di samping Gedung Perkuliahan Fakultas Pertanian yang berlokasi di gedung D lantai 2 dengan luas ruangan 600m2. Adapun jumlah rak buku Perpustakaan Universitas Panca Budi adalah 18 rak dan Jumlah koleksi Perpustakaan Universitas Panca Budi hingga tahun 2008 ± 17.000 judul dengan ± 27.000 eksemplar. Kepala Perpustakaan Universitas Panca Budi pertama sekali adalah Bapak Anashanavi Almarhum, hingga sekarang Kepala Perpustakaan Universitas Panca Budi Bapak Aswin ST. Perpustakaan Universitas Panca Budi mengelola, mengoleksi, merawat, dan mendayagunakan koleksi yang dimiliki.

3.1.1 Visi, Misi dan Fungsi Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan
Adapun Visi, Misi dan Fungsi Perpustakaan Universitas Panca Budi adalah sebagai berikut:
• Visi
Visi Perpustakaan Universitas Panca Budi adalah turut serta mendapat kehidupan bangsa bersama-sama lembaga induk menggali sumber-sumber ilmu yang bermanfaat bagi masyarakat.
• Misi
Misi dari Perpustakaan Universitas Panca Budi adalah menciptakan lembaga yang independen yang mandiri, aktif dan prima dalam pengolahan, prima dalam pelayanan dan prima dalam managerial.
• Fungsi
Fungsi Perpustakaan Universitas Panca Budi merupakan unit pelayanan teknis perguruan tinggi yang sama-sama dengan unit lainnya, turut melaksanakan Tri Dharma perguruan tinggi dengan cara memilih, meghimpun, mengolah, merawat, serta melayankan sumber informasi tersebut kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya.

3.1.2 Waktu Pelayanan Perpustakaan.
Waktu pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah sebagai berikut :
Senin- Kamis : Pukul 07.30 s/d 17.00 Wib
Jumat : Pukul 07.30 s/d 17.00 Wib
Sabtu : Pukul 07.30 s/d 16.00 Wib
Pada jam-jam inilah pelaksanaan pelayanan sirkulasi dapat dilakukan, pada masa liburan semester perpustakan tetap buka. Dari uraian diatas dapat diketahui jam buka Perpustakaan Universitas Panca Budi belum memadai karena kampus panca budi juga mengadakan perkuliahan di malam hari, untuk memenuhi kebutuhan mereka sebaiknya jam buka perpustakaan di tambah.

3.1.3 Tenaga Perpustakaan
Perpustakaan yang baik memiliki tenaga perpustakaan yang memadai, untuk melakukan tugas-tugas yang ada di Perpustakaan. Tenaga perpustakaan merupakan orang yang berperan secara langsung dalam melaksanakan seluruh kegiatan yang ada di perpustakaan.
Perpustakaan Universitas Panca Budi memiliki 5 (lima) orang staf, yang terdiri dari 1 (satu) orang kepala Perpustakaan, dan 4 (empat) orang staf. Kelima staf perpustakaan tersebut tidak ada yang berlatar belakang pendidikan ilmu perpustakaan. Tetapi para staf pernah mengikuti pendidikan pustakawan.
Adapun nama staf, jabatan dan latar belakang pendidikan yang bekerja di Perpustakaan Universitas Panca Budi dapat dilihat pada tabel berikut ini :

Tabel -1: Jumlah Staf Perpustakaan Universitas Panca Budi

Nama Jabatan Latar Belakang Pendidikan
Aswin Kep. Perpustakaan Sarjana Teknik
Mujiarno Tata Usaha Sarjana Hukum
Erwin Purba Pengolahan Sarjana Pendidikan
Ahmad Parmonangan Nst Sirkulasi Sarjana Hukum
Sahrial Amdani Manik Sirkulasi Proses Pendidikan
Sumber : Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan

Dari tabel di atas dapat disimpulkan bahwa seluruh staf atau pegawai di Perpustakaan Universitas Panca Budi tidak memiliki latar belakang Pendidikan Ilmu Perpustakaan, sehingga seluruh sistem kinerja dan pelayanan yang disediakan pada Perpustakaan Universitas Panca Budi kurang efisien dan efektif bagi pengguna perpustakaan.

3.1.4 Struktur Organisasi
Struktur organisasi sangat dibutuhkan oleh lembaga perguruan tinggi, perusahaan, maupun perpustakaan. Dengan adanya struktur organisasi akan membantu proses kegiatan kerja dalam sebuah lembaga.
Organisasi merupakan suatu bentuk gambaran secara jelas, fungsi-fungsi, tugas dan tanggungjawab setiap bagian yang ada dalam organisasi. Struktur organisasi merupakan salah satu alat untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Struktur organisasi dapat memperlihatkan hubungan antara perpustakaan dan unsur lainnya pada perguruan tinggi.
Untuk menjalankan fungsinya, Perpustakaan Panca Budi Medan mempunyai struktur organisasi sebagai berikut :





























Sumber : Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan
Dari struktur organisasi di atas dapat dilihat bahwa struktur organisasi Perpustakaan Universitas Panca Budi tidak sesuai dengan bentuk dan susunan struktur organisasi perpustakaan pada umumnya. Dinyatakan demikian karena, misalnya pada bagian Pengolahan, seharusnya letak bagian pengolahan sejajar dengan bagian Pelayanan dan Sirkulasi. Pada bagian Kepala Lab. Pustaka seharusnya tidak tercantum, karena dalam susunan struktur organisasi perpustakaan pada umumnya, Lab Perpustakaan tidak lajur di kenal. Kemudian pada susunan struktur organisasi perpustakaan tidak tercantum bagian Pengadaan, sehingga hal ini menggambarkan bahwa kinerja pengadaan bahan pustaka tidak efisien dan efektif.

3.1.5 Anggaran
Salah satu syarat yang diperlukan dalam penyelenggaraan perpustakaan adalah tersedianya dana. Jumlah dana yang memadai harus disediakan agar perpustakaan mampu menunjang kurikulum, pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat perguruan tinggi dengan baik. Tanpa dana yang memadai, maka suatu perpustakaan tidak akan dapat menambah jumlah koleksi perpustakaannya.
Anggaran pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan tidak disebutkan secara rinci atau dirahasiakan. Karena perpustakaan tidak menyebutkan besarnya anggaran pengadaan koleksi, peralatan, dan anggaran lainnya maka anggaran perpustakaan selain diperoleh melalui yayasan, juga diperoleh dari setiap penerimaan mahasiswa baru. Jadi dapat dikatakan bahwa perpustakaan Universitas Panca Budi masih belum mengelola anggaran tersendiri.

3.1.6 Peraturan Perpustakaan
Adapun peraturan yang harus dipatuhi oleh pengunjung yang akan memasuki Perpustakaan Universitas Panca Budi yaitu :
a. Perhatian untuk pengunjung Perpustakaan Universitas Panca Budi
(1) Masukkan baju anda bila memasuki ruang Perpustakaan.
(2) Dilarang memakai topi, jeket di ruang perpustakaan.
(3) Jangan tinggalkan barang berharga anda di rak penitipan barang seperti dompet,HP, dan lain-lain.
(4) isilah daftar pengunjung bila anda memasuki ruangan perpustakaan.
b. Peraturan di ruangan Perpustakaan Universitas Panca Budi
(1) Mohon tidak berisik di ruangan ini.
(2) Tidak dibenarkan merokok dan membawa senjata tajam ke ruangan perpustakaan.
(3) Tidak dibenarkan membawa makanan dan minuman ke ruangan perpustakaan.
(4) Harap dikumpulkan bahan pustaka yang telah anda baca pada meja penitipan dan tidak dibenarkan mengembalikan ke rak semula.
(5) Rapikan kursi baca bila anda hendak meninggalkan ruangan perpustakaan.
(6) Bila anda ketahuan merusak (mengoyak, mencoret) atau mencuri bahan pustaka, maka anda akan diberikan sanksi (Peraturan Perpustakaan No. 008/14/UPT.P/2003 point N).
(7) Bila anda menemukan bahan pustaka yang rusak/koyak harap melaporkannya ke bagian pelayanan perpustakaan.
(8) Bila anda butuh bantuan informasi mengenai bahan pustaka hubungi bagian pelayanan perpustakaan.
Dari keterangan di atas dapat disimpulkan bahwa peraturan yang telah ditetapkan oleh Perpustakaan Panca Budi sudah baik. Dengan adanya peraturan-peraturan perpustakaan, maka dapat menciptakan kenyamanan dan keamanan bagi para pengguna perpustakaan.

3.1.7 Koleksi Perpustakaan
Suatu perpustakaan harus memiliki koleksi yang lengkap agar perpustakaan dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada pengguna. Pada Perpustakaan Panca Budi Medan, koleksi yang disediakan bertujuan untuk menunjang program Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu program pendidikan, pengajaran, pelatihan, dan pengabdian kepada masyarakat.
Koleksi pada perpustakaan harusnya relevan dengan program pendidikannya, selain itu koleksi perpustakaan hendaknya selalu mutakhir, untuk itu perpustakaan harus mengadakan dan memperbaharui koleksi perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pengadaan koleksi yang disediakan oleh perpustakaan ditentukan oleh jumlah program studi, mata kuliah, tingkat pendidikan, kegiatan penelitian dan jumlah pengguna. Koleksi Perpustakaan Universitas Panca Budi terdiri dari: buku fiksi, jurnal, majalah, surat kabar, karya ilmiah, dan lain-lain. Jumlah koleksi Perpustakaan Universitas Panca Budi hingga tahun 2008 ± 17.000 judul dengan ± 28.000 eksemplar. Jumlah koleksi tersebut mencakup bidang hukum, pertanian, ekonomi, teknik, komputer, dan buku fiksi. Jumlah anggota perpustakaan yang aktif adalah 2.700 orang, sehingga dapat disimpulkan bahwa jumlah koleksi buku teks yang dimiliki Perpustakaan Universitas Panca Budi sudah memadai.
Adapun jenis koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah sebagai berikut :
1. Buku Teks
Merupakan buku yang dianjurkan bagi mahasiswa maupun dosen untuk membantu proses belajar mengajar.
Koleksi Umum, antara lain:
- 000 : Karya Umum
- 100 : Ilmu Filsafat
- 200 : Agama Islam
- 300 : Ilmu Sosial
- 400 : Bahasa
- 500 : Ilmu Murni
- 600 : Teknologi (Ilmu Terapan)
- 700 : Kesenian Dan Seni Dekorasi
- 800 : Kesusastraan
- 900 : Geografi Umum Dan Sejarah Umum
2. Buku Referensi
Merupakan buku yang sudah diolah secara sistematis dan berfungsi sebagai alat konsultasi dan petunjuk mengenai informasi tertentu sehingga dapat digunakan untuk mencari informasi tertentu sesuai dengan yang kita inginkan.
Koleksi Referensi, antara lain:
- Kamus
- Ensiklopedia
- Bibliografi
- Indeks
- Laporan Tahunan
- Dan lain-lain
3. Penerbitan Sendiri
Merupakan koleksi bahan pustaka yang diterbitkan sendiri oleh Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan. Bahan pustaka yang di terbitkan sendiri terdiri dari:
- Jurnal
- Bullettin Mahasiswa
4. Terbitan Berseri
Merupakan koleksi perpustakaan yang memuat informasi yang terbaru dan mutakhir.
Koleksi Terbitan Berseri yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan, antara lain:
- Majalah
a. Komputer
b. Islam
c. Perbankan
d. Pertanian: Trubus
e. Bisnis
f. Berita: Forum Keadilan. Tempo, Gatra
g. Olahraga
h. Otomotif
- Koran, Seperti : Analisa, Waspada, Sinar Indonesia Baru, Kompas, Bola.
- Jurnal
5. Karya Ilmiah
Merupakan koleksi perpustakaan yang terdiri dari skripsi, tesis, dan lain-lain.
Adapun jumlah koleksi bahan pustaka yang dimiliki Perpustakaan Universitas Panca Budi tahun 2008 dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel -2 Jumlah koleksi berdasarkan subjek pada
Perpustakaan Universitas Panca Budi

No Fakultas Judul/buah Jumlah/eks Keterangan
1 Buku fiksi 14.120 14.000 Tahun 2008
2 Hukum 904 4.210 Tahun 2008
3 Ekonomi 415 2.760 Tahun 2008
4 Pertanian 605 3.200 Tahun 2008
5 Teknik 720 3.500 Tahun 2008
6 Surat Kabar 5 judul - Tahun 2008
7 Majalah 8 judul - Tahun 2008
8 Karya Ilmiah Teshis 109 - Tahun 2008
9 Referensi 120 800 Tahun 2008
Jumlah 17.006 judul/buah 28.470 Judul/Eksemplar
Sumber : PerpustakaanUniversitas Panca Budi Medan.

Dari data tentang koleksi di atas, dapat dinyatakan bahwa jumlah koleksi bahan pustaka yang tersedia paling banyak (untuk dipinjam) adalah koleksi buku fiksi, kemudian koleksi ilmu hukum dan yang terakhir adalah ilmu teknik. Bila dilihat berdasarkan jumlah koleksi perpustakaan dengan jumlah mahasiswa yang ada, maka dapat disimpulkan bahwa koleksi Perpustakaan Universitas Panca Budi sudah memadai.

3.1.8 Sistem Layanan Perpustakaan
Sistem layanan Perpustakaan Panca Budi adalah sistem layanan terbuka (open access). Dimana pengguna diberikan kesempatan untuk memilih buku yang mereka butuhkan dengan dapat langsung menuju rak buku. Pengguna dapat memeriksa sendiri buku, isi buku, ilustrasi dan sebagainya sebagai bahan pertimbangan buku tersebut akan dipinjam atau tidak. Perpustakaan Universitas Panca Budi memiliki sistem tertutup tapi hanya untuk bahan pustaka Referensi dan Karya Ilmiah Tesis.

3.1.9 Keanggotaan
Anggota Perpustakaan Universitas Panca Budi adalah semua masyarakat Panca Budi yang terdaftar menjadi anggota Perpustakaan. Dari sekitar + 4.000 Jumlah mahasiswa yang ada di Universitas Panca Budi, yang menjadi anggota Perpustakaan Universitas Panca Budi dan masih aktif adalah 2.700 orang, setiap semester anggota Perpustakaan Universitas Panca Budi harus mengaktifkan kartu anggotanya kepada pegawai perpustakaan dengan biaya Rp.2.500/Orang. Adapun yang menjadi anggota Perpustakaan Panca Budi adalah
1) Siswa-siswi SD, SMP, SMA, SMEA, STM, Sekolah Panca Budi berjumlah + 948 orang.
2) Mahasiswa-mahasiswi Perguruan Panca Budi berjumlah + 1661 orang.
3) Guru Sekolah berjumlah + 25 orang.
4) Staf pengajar, Dosen berjumlah + 38 orang.
5) Masyarakat umum yang mendaftar menjadi anggota pada perpustakaan berjumlah + 28 orang.
Bila dilihat dari jumlah mahasiswa Universitas Panca Budi dibandingkan dengan jumlah anggota perpustakaan yang ada, maka dapat di ambil kesimpulan bahwa mahasiswa Universitas Panca Budi kurang mendapatkan pengetahuan tentang perpustakaan sehingga kesadaran dan minat untuk menjadi anggota perpustakaan juga masih sedikit.

Adapun syarat-syarat yang menjadi anggota Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah :
1. Mengisi formulir pendaftaran yang disediakan perpusatakaan dan membawa:
 Foto copy pembayaran uang kuliah (bagi mahasiswa)
 Foto copy kartu pelajar/KTM/KTP
 Pasfoto ukuran 2x3 = 1 lembar
2. Memabayar biaya pendaftaran sebesar Rp.8.000,- (Delapan Ribu Rupiah) bagi mahasiswa dan siswa Panca Budi.
3. Membayar uang keaktifan kartu Rp.2.500,- (Dua ribu lima ratus rupiah), dan keaktifan pengunjung umum, pegawai, dosen, dan guru sebesar Rp.5.000,- (Lima ribu rupiah).
Berikut ini adalah kartu anggota Perpustakaan Universitas Panca budi













Bagian Depan














3.2 Seleksi Bahan Pustaka
Mekanisme pemilihan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan yakni:
1. Pemilihan bahan pustaka dilakukan oleh petugas perpustakaan, dosen, dan mahasiswa, dengan cara petugas perpustakaan memberikan selebaran kertas kepada dosen dan mahasiswa yang berisi bahan pustaka apa saja yang harus dibeli, setelah itu petugas perpustakaan melakukan penyeleksian kembali.
2. Bahan pustaka yang akan dipilih, dibuatkan daftar pemilihan yang akan diisi sesuai dengan prosedurnya. Dengan begitu, petugas perpustakaan akan mengetahui bahan pustaka apa saja yang akan dibutuhkan pengguna perpustakaan.
3. Setelah itu, petugas perpustakaan atau pustakawan memeriksa kembali daftar pemilihan tersebut, dan mencatat bahan pustaka apa saja yang akan dibeli.
4. Selanjutnya, kepala perpustakaan akan melakukan proses pembelian.

3.2.1 Pihak yang Melakukan Seleksi Bahan Pustaka
Pada suatu perpustakaan, terdapat pihak-pihak yang berwenang melakukan pemilihan bahan pustaka. Hal ini dilakukan agar koleksi bahan pustaka yang akan dibeli nantinya sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Adapun pihak-pihak yang berwenang dalam melakukan seleksi bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah:
1. Staf Perpustakaan
2. Dosen
3. Mahasiswa
Terlibatnya pihak-pihak tersebut diatas diharapkan dapat membantu proses penyeleksian bahan pustaka demi tercapainya kepuasan pengguna perpustakaan sesuai dengan informasi yang dibutuhkan.

3.2.2 Alat Bantu Seleksi
Alat bantu seleksi bahan pustaka sangat diperlukan dalam proses pemilihan bahan pustaka untuk mempermudah pemilihan. Untuk memudahkan dalam penyeleksian bahan pustaka Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan menggunakan alat bantu seleksi sebagai berikut:
1. Katalog Penerbit
2. Silabus/Mata Kuliah
3. Brosur
3.3 Sistem Pengadaan Bahan Pustaka
Salah satu kegiatan pembinaan koleksi adalah pengadaan bahan pustaka. Menurut Soetminah defenisi Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan, ( Soetminah, 1992 : 71 ).
Bahan pustaka yang dihimpun dan dijadikan koleksi oleh perpustakaan harus relevan dengan kebutuhan pengguna perpustakaan yaitu segenap civitas akademika.
Setiap perpustakaan dalam melakukan pengadaan bahan pustaka mempunyai cara yang berbeda-beda. Begitu pula dengan Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan yang mempunyai cara tersendiri dalam melakukan pengadaan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi di perpustakaannya.
Pada perpustakaan Universitas Panca Budi Medan, pengadaan bahan pustakla dilakukan dengan cara:
1) Pembelian
2) Hadiah atau Sumbangan
3) Silang layang (Tukar-menukar)
4) Terbitan Sendiri

3.3.1 Pembelian
Salah satu cara yang dilakukan dalam pengembangan koleksi adalah dengan cara pembelian. Pembelian merupkan cara yang paling efektif dalam proses pengadaan bahan pustaka. Apabila suatu perpustakaan memiliki dana yang memadai, maka pembelian adalah satu cara yang paling mudah untuk dilakukan demi kelancaran proses pengadaan.
Saat ini, pembelian bahan pustaka merupakan salah satu cara yang banyak dilakukan oleh suatu perpustakaan. Pada perpustakaan Universitas Panca Budi Medan, pembelian bahan pustaka dilakukan langsung ke toko buku dan penerbit atau melalui agen.
Pada perpustakaan Universitas Panca Budi Medan, yang melakukan pembelian bahan pustaka adalah petugas perpustakaan langsung. Sebelum petugas perpustakaan membeli bahan pustaka yang akan dijadikan sebagai koleksi perpustakaan, petugas perpustakaan terlebih dahulu melakukan seleksi bahan pustaka. Petugas perpustakaan meminta persetujuan dari dosen dan mahasiswa untuk bahan pustaka apa saja yang akan dibeli. Setelah bahan pustaka tersebut diseleksi oleh pihak perpustakaan, maka dilakasanakanlah pembelian oleh petugas perpustakaan.
Adapun prosedur pembelian bahan pustaka melalui agen di Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah sebagai berikut:
1. Agen/ penjaja buku dari penerbit datang ke perpustakaan dan memberikan katalog penerbit pada pustakawan.
2. Setelah itu, bagian pengadaan menentukan bahan pustaka apa saja yang akan dibeli. Namun sebelumnya bagian pengadaan sudah mendapat persetujuan dari kepala perpustakaan, dosen, dan mahasiswa.
3. Setelah selesai melakukan pemilihan bahan pustaka, bagian pengadaan kemudian mengantarkan daftar buku-buku yang akan dibeli kepada agen atau penjajah buku.
4. Agen buku mencari buku yang diminta oleh perpustakaan ke penerbit, setelah itu buku-buku yang sudah ada langsung diantarkan ke perpustakaan.
5. Setelah bahan pustaka diterima, maka pihak perpustakaan melakukan pemeriksaan. Apakah pesanan bahan pustaka sesuai dengan permintaan atau tidak. Apabila terdapat kerusakan pada bahan pustaka, maka pihak perpustakaan akan mengembalikan bahan pustaka dan meminta tukar atas kerusakan bahan pustaka, setelah itu pihak agen/ penjaja buku akan menggantinya sesuai dengan bahan pustaka yang rusak.
6. Pihak perpustakaan kemudian melakukan pembayaran langsung kepada agen secara tunai.
Adapun jumlah koleksi pengadaan bahan pustaka Perpustakaan Universitas Panca Budi yang dilakukan dengan cara pembelian dalam kurun waktu setahun adalah + 1.000 – 1.500 eksemplar buku. Anggaran untuk membeli bahan pustaka tersebut diperoleh dari Yayasan dan juga diperoleh dari setiap penerimaan mahasiswa baru. Sehingga dapat disimpulkan bahwa jumlah koleksi yang dimiliki Perpustakaan Universitas Panca Budi sudah memadai dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

3.3.2 Hadiah atau Sumbangan
Selain dengan cara pembelian, Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan juga melakukan pengadaan bahan pustaka dengan cara menerima hadiah atau sumbangan. Pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan, hadiah atau sumbangan bahan pustaka tidak atas permintaan berasal dari:
1. Mahasiswa
2. Staf Pengajar/Dosen
Prosedur penerimaan hadiah atau sumbangan tidak atas permintaan pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah sebagai berikut:
1) Bagi mahasiswa, perorangan ataupun Departemen yang ingin menyumbangkan bukunya, langsung mendatangi pihak Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan pada bagian pengadaan.
2) Setelah itu, pihak perpustakaan akan mencatat jumlah buku yang disumbangkan. Dalam hal ini, pihak perpustakaan tidak menentukan berapa jumlah buku yang akan disumbangkan.
Bahan pustaka yang disumbangkan yaitu berupa:
1. Buku
2. Jurnal
3. Buletin
Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan melaksanakan wajib sumbang kepada mahasiswa yang akan mengikuti ujian meja hijau berupa buku yang telah ditetapkan. Dalam hal ini sumbangan didasarkan atas permintaan. Pihak Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan juga menerima sumbangan bagi mahasiswa yang akan menyumbangkan bukunya.
Prosedur Sumbangan wajib tersebut adalah: kepala perpustakaan mengeluarkan surat keterangan yang mewajibkan setiap mahasiswa yang akan mengikuti ujian meja hijau diwajibkan untuk mengambil Surat Keterangan bebas Pustaka (SKBP). Sumbangan wajib ini merupakan sumber pengadaan bahan pustaka di perpustakaan Universitas Panca Budi Medan yang dilakukan dari tahun ke tahun. Adapun jumlah koleksi pengadaan bahan pusaka Perpustakaan Universitas Panca Budi melalui Hadiah/Sumbangan dalam kurun waktu setahun adalah + 300 eksemplar.
3.3.3 Silang Layang (Tukar-Menukar)
Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan juga melakukan pengadaan bahan pustaka dengan cara Silang layang (Tukar-menukar), yaitu dengan tujuan:
1. Untuk memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku.
2. Sistem pertukaran memberi jalan bagi perpustakaan untuk membuang buku-buku duplikat dan hadiah yang tidak sesuai.
3. Pertukaran mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan.

Adapun prosedur dalam tukar menukar bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Pihak perpustakaan menyusun bahan pustaka yang tidak diperlukan lagi dalam bentuk daftar, untuk ditawarkan.
a. Sebelum ditawarkan, setiap bahan pustaka harus diproses terlebih dahulu sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk dinyatakan dapat dikeluarkan dari inventaris perpustakaan.
b. Daftar penawaran disusun menurut subjek, kemudian pengarang dan judul. Sedangkan majalah disusun menurut judul, tahun, dan nomor telepon.
2. Pihak perpustakan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan-perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan bahan pustaka yang ditawarkan, dan telah mempunyai hubungan kerjasama.
3. Perpustakaan yang menerima penawaran, mempelajari tawaran yang diterima beserta persyaratannya dan membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan sendiri.
4. Perpustakaan yang menerima tawaran dari perpustakaan lain, memilih bahan pustaka yang sesuai dan memilih bahan penukar yang sesuai bobotnya, serta menyusunya dalam daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagi bahan penukar.
5. Perpustakaan yang menerima tawaran perpustakaan lain, mengirimkan daftar bahan pustaka yang diinginkan disertai dengan daftar bahan pustaka yang akan dipakai sebagi bahan penukar.
6. Kemudian perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya, melakukan penukaran keseimbangan bahan pertukaran tentang subjek dan bobotnya.
7. Aplikasi kedua perpustakaan telah sepakat, maka tukar-menukar dapat dilaksanakan. Dan perpustakaan jawaban persetujuannya.
8. Setelah menerima bahan pertukaran, masing-masing perpustakaan mengolahnya sesuai dengan prosedur penerimaan dan inventarisasi.

3.3.4 Terbitan Sendiri
Sistem pengadaan bahan pustaka selain dengan cara pembelian, hadiah/sumbangan, silang layang (tukar-menukar), pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan juga dilakukan dengan cara penerbitan sendiri.
Pada Perpustakaan Universitas Panca Budi koleksi yang diperoleh dari penerbitan sendiri antara lain:
a. Karya-karya Ilmiah yang dihasilkan oleh staf pengajar/dosen seperti laporan penelitian, thesis.
b. Skripsi yang dihasilkan mahasiswa.
c. Jurnal
d. Tabloid
Adapun jumlah koleksi pengadaan bahan pusaka Perpustakaan Universitas Panca Budi melalui Terbitan Sendiri dalam kurun waktu setahun adalah + 12.000 koleksi. Dari jumlah koleksi tersebut, kebanyakan diperoleh dari terbitan sendiri berupa koleksi Tabloid yang diterbitkan oleh Mahasiswa Universitas Panca Budi itu sendiri.

3.4 Inventarisasi Bahan Pustaka
Inventarisasi bahan pustaka adalah kegiatan pencatatan data-data fisik ke dalam buku inventarisasi yang biasanya dikenal dengan buku induk perpustakaan, yang dapat berupa lembaran lepas, kartu maupun buku. Setiap eksemplar bahan pustaka mempunyai satu nomor induk.
Tahapan inventarisasi bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah sebagai berikut:
1. Langkah awal dalam inventarisasi adalah penerimaan buku. Setelah buku diterima, maka pihak perpustakaan langsung memeriksa kondisi fisik buku.
2. Selanjutnya, pihak perpustakaan membubuhkan stempel inventarisasi atau stempel hak milik.
3. Bahan pustaka yang telah selesai di stempel, kemudian dicatat ke dalam buku induk atau buku inventarisasi.
4. Untuk terbitan berseri proses inventarisasinya sama seperti buku. Caranya yaitu dengan memberikan stempel dan mencatatnya ke dalam buku induk.























BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan langsung dan wawancara penulis dengan pimpinan/ staf Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan, maka penulis membuat beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Pengadaan bahan pustaka merupakan suatu kegiatan yang sangat penting dilakukan oleh suatu perpustakaan. Karena melalui proses pengadaan dapat diketahui berasal dari mana saja bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan.
2. Sistem pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan meliputi kegiatan: Pembelian, Sumbangan/Hadiah, Silang Layang (Tukar-Menukar) dan Penerbitan Sendiri.
3. Pengadaan bahan pustaka yang paling banyak dilakukan pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan adalah dengan cara Pembelian.
4. Anggaran Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan tidak disebutkan secara rinci atau dirahasiakan.
5. Pengadaan bahan pustaka melalui sumbangan wajib mahasiswa terus dilakukan dari tahun ke tahun sebagai sumber penambahan koleksi perpustakaan.
6. Pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan, kepala dan staf perpustakaan belum memiliki latar belakang ilmu perpustakaan, tetapi semua staf perpustakaan mengikuti pelatihan-pelatihan khusus atau seminar tentang ilmu perpustakaan.
7. Alat Bantu seleksi yang digunakan pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan yaitu Katalog Penerbit, Silabus/Mata Kuliah dan Brosur.
8. Pengguna Perpustakaan Universitas Panca Budi adalah mahasiswa, siswa, staf pengajar/ dosen, guru, staf administrasi dan pengguna dari luar dengan hak yang terbatas.
9. Sistem pelayanan yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Universitas Panca Budi adalah sistem pelayanan terbuka. Dengan sistem ini pengguna diberi kebebasan untuk membuka-buka dan mencari bahan pustaka yang dibutuhkan.

4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan yang ada tentang sistem pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan, maka penulis memberikan saran yang mungkin bermanfaat untuk perkembangan perpustakaan sebagai berikut:
1. Akan lebih baik jika Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan memiliki koleksi audio visual, agar bisa menambah jumlah koleksi bahan pustakanya.
2. Sebaiknya para petugas perpustakaan yang bekerja pada Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan memiliki latar belakang ilmu perpustakaan. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan mutu Perpustakaan Universitas Panca Budi Medan.
3. Pengadaan bahan pustaka hendaknya dapat diadakan melalui sarana-sarana lain misalnya melalui internet, karena sangat membantu dalam menopang kekurangan koleksi dan memudahkan pustakawan untuk mengetahui informasi terbaru dalam penerbitan buku.
4. Jam buka perpustakaan masih kurang efisien sebab Perpustakaan Universitas Panca Budi juga mengadakan perkuliahan kelas malam, untuk memenuhi kebutuhan mahasiswa sebaiknya jam buka pepustakaan ditambah sampai malam.